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【正文】 議紀要上簽字，作為會議的重要資料存檔備查。 會議督辦：對于會議形成的決議和公司副總下達的工作指令 ,行政部應填制《會議決定事項執(zhí)行情況表》，負責按部門落實督辦，并于下周例會將督辦落實情況進行通報。 第三條 本 規(guī)定從 2021 年 2 月 1 日起執(zhí)行，未盡事宜在執(zhí)行中完善，解釋權歸人事行政部 42 會議決定事項執(zhí)行情況表 紀要 2021第 號 執(zhí)行 部門 決 定 事 項 責任人 期 限 執(zhí) 行 情 況 說 明 工程部 未落實原因： 已落實事項： 采購部 未落實原因： 已落實事項： 預 算 部 未落實原因： 已落實事項： 開發(fā)部 未落實原因： 已落實事項： 營銷企劃部 未落實事項： 已落實事項： 財務部 未落實事項： 已落實事項： 規(guī)劃設計部 未落實事項： 已落實事項： 行政部 未落實事項： 已落實事項： 43 車輛管理制度 第一條、目的： 為加強和規(guī)范公務車輛的管理，提高車輛的有效使用率。 第二條、適用范圍： 公司公務車輛的管理應遵守本制度。 主要包括：派車、行駛、車輛入庫、維修保養(yǎng)、證照與保險的辦理等。 第三條、部門職責： 行 政 部：負責公司公務車輛的日常調派與管理； 行政副總：核準公務車輛的使用； 第四條：規(guī)定： 派車程序： 各部門因公務需要使用公司公務車輛，應提前填寫《用車申請單》向行政部申請派車，行政部根 據實際情況統(tǒng)籌安排調派； 駕駛員根據簽批同意的《用車申請單》出車； 操作流程 《用車申請單》→ ② 用車部門經理審批→ ③ 行政部經理核準并安排車輛→ ④ 駕駛員憑單出車。 ，并作為長途出車報銷出差伙食補貼的依據；存根聯由行政部存檔，月底作為駕駛員加班工資結算的依據。 ，行政部經理不在公司無法簽批，用車申請人應通過電話、短信等方式向行政部經理或行政副 總請示，征得同意后由行政部或行政副總通知駕駛員方可用車，《用車申請單》后期補簽。 第五條、車輛維修保養(yǎng)申請 根椐車輛的行駛狀況及行駛里程數，駕駛員應提出保養(yǎng)申請，并就保養(yǎng)項目提出建議，填寫《車輛維修與保養(yǎng)申請單》 報行政部審 44 核， 呈報行政副總審批。 車輛因損耗或故障需要維修的，駕駛員應提出維修申請，并提供維修項目的報價與維修廠家建議，填寫《車輛維修與保養(yǎng)申請單》報行政部審核，呈報行政副總審批； 如能自行修復的，可申請購買維修所需的材料及相關零配件； 車輛維修與保養(yǎng)申請流程 ① 駕駛員填寫《車輛維修與保養(yǎng)申請單》→ ② 行政部審核→ ③ 行政副總核準→ ④ 送廠 保養(yǎng)、 維修或購買材料與零配件 →⑤《車輛維修與保養(yǎng)申請單》返行政部存檔。 第六條、車輛費用管理； 駕駛員使用公司統(tǒng)一辦理的 IC卡，在指定的加油網點刷卡加油，費用由公司財務部劃轉； 車輛費用的核準權限：車輛擬發(fā)生費用申請 由行政副總審批、常務副總核準； 車輛因維修保養(yǎng)、加油、停放、清潔、過路過橋而發(fā)生的相關費用，必須按月度由駕 駛員明細記錄，行政部 將此記錄作為 進行車輛月度費用分析的依據； 駕駛員應規(guī)范駕駛，愛惜車輛，維持車輛清潔以節(jié)約車輛的使用費用； 第七條、車輛違規(guī)與事故處理： 駕駛員因私出車或未經許可的情況下將車輛借予他人使用或讓無證人員駕駛車輛而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故的，由車輛專職駕駛員承擔責任，并根據造成損失的輕重，按公司《獎懲管理制度》處理； 車輛在公務途中因違反交通規(guī)則而發(fā)生的的罰款由當班駕駛員個人承擔 50%； 車輛在公務途中發(fā)生交通事故，發(fā)生的全部費用（含車輛維修費用，對方當事 人索賠費用及其他費用）在扣除保險金額后，根據 45 公司實際損失及責任事故性質進行處理；駕駛員有過錯的將給予失職金的處罰； 一般事故（公司經濟損失金額在 2021 元以下）：處以實際金額 10%的失職金； 重大事故（公司經濟損失金額在 20215000 元之間）：處以實際金額 8%的失職金； 特大事故（公司經濟損失金額在 5000 元以上）：處以實際金額 6%的失職金。 公務車一旦發(fā)生事故，專職駕駛員或車輛管理人員必須在 2 個小時內就事故發(fā)生情況口頭報告 上級經理或公司領導。 因車輛證件不全或無效而發(fā)生罰款，公司將根據情節(jié)輕重依公司《獎懲管理制度》給予相關責任人予以處罰。 第八條、車輛的證照與保險： 車輛的各類文檔資料由行政部造冊入檔，并妥善保管有關證件； 車輛的年檢、保險、公路規(guī)費的申辦由行政部管理，專職駕駛員負責手續(xù)的辦理； 駕駛員工作規(guī)范： 駕駛員必須嚴格遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規(guī)章、規(guī)則，并遵守本公司其他相關的規(guī)章制度； 遵守駕駛操作規(guī)程，謹慎駕駛，不開違章車、帶病車、英雄車，嚴禁酒后駕 車，做到愛崗敬業(yè)，恪守職業(yè)道德，重視安全學習，牢固樹立安全行車意識，杜絕事故的發(fā)生； 出車前駕駛員要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現不正常時，要立即調整或加補。出車回來要檢查存油量，發(fā)現存油不足時，要立即加油，不得在出車時才臨時加油， 46 同時必須保持車輛內、外及引擎的清潔，車內做好禁煙工作； 駕駛員發(fā)現所駕駛的車輛有故障時， 應 立即維修， 自己無法 維修的，應立即報告車輛使用人及行政部，并提出具體的維修意見，填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》，經批準后送廠維修，未經批準，不許私自將車輛送廠維修 ； 若車輛在執(zhí)行公務時出現緊急情況必須立即送維修廠維修，駕駛員應通過電話、短信等方式向行政部經理報告請示，獲得批準后方可維修，《車輛維修保養(yǎng)申請單》后期補簽。 出車在外或出車歸來及下班后，在停放車輛時，一定要注意選取安全的或公司指定的停放地點和位置，不能在不準停車的路段或危險地段停車，離開車輛時要上好保險鎖，防止車輛被盜； 駕駛員應經常檢查駕駛車輛各種證件的有效性， 出車時要保證證件齊全； 各種車輛證件、保險到期前半個月，駕駛員應提前申報行政部，以便及時辦理相關手續(xù)。 駕駛員因故意違章或因 證件不齊被罰的，費用不予報銷，違章所造成的后果由駕駛員本人負責； 駕駛員出車應嚴格執(zhí)行《用車申請單》制度，認真填寫《車輛行駛記錄單》。嚴禁私自出車，一經查實，對初犯者給予罰款 500元，第二次給予重罰 2021 元，第三次給予辭退處罰。私自出車所造成的交通事故及違章處罰等，其后果由駕駛員本人承擔，并視情節(jié)輕重承擔經濟賠償直至辭退； 駕駛員對公司行政部車輛管理人員的出車安排，應無條件服從，不得借故拖延或拒不出車。對出車安排有意見的，事后可向行政部經理直至常務 副 總反映； 駕駛員因公出車遇特殊情況，不能按時返回時，應及時設法通知行政部經理，并說明原因。駕駛員必須隨身攜帶手機 并保證 47 24 小時處于開機狀態(tài)， 保持與公司領導、行政部經理的聯系； 駕駛員在未出車時，必須在公司待命，并嚴格遵守公司考勤管理制度的規(guī)定； 駕駛員未經公司領導批準，不得私自將車輛隨便交他人駕駛，一經發(fā)現按第八條 規(guī)定給予相應處罰。 第九條、處罰和獎勵 駕駛員違反公司相關規(guī)定給公司帶來經濟損失的，除賠償經濟損失外，公司還將依照相關獎懲規(guī)定進行相應的處罰； 駕駛員安全行車，遵規(guī)守紀，全年無任何交通事故，表現特別突出的公司將依照相關獎懲規(guī)定予以獎勵。 第十條 、 本規(guī)定從 2021 年 2 月 1 日起執(zhí)行，未盡事宜在執(zhí)行中完善，解釋權歸人事行政部 48 檔案管理制度 為了加強公司檔案管理工作的業(yè)務建設，不斷提高科學管理水平，逐步規(guī)范公司檔案管理工作， 使本公司檔案管理程序化、制度化、合理化， 有效地為公司各項工作服務，特制定管理制度如下： 檔案的歸檔制度 一、 歸檔要求 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信 、報刊、錄音、錄像、盤片 J 員片等）均屬 歸檔范圍 。 歸檔的文件材料必須是原件（定稿），且應齊全完整。 歸檔的文件材料必須準確地反映部門各項工作活動的真實內容和歷史過程。 歸檔的文件材料必須是經過系統(tǒng)整理或預立卷的，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 歸檔的文件材料應做到紙質材料優(yōu)良，字跡工整，簽署完備，禁止用鉛筆、純藍墨水、彩筆、圓珠筆、復寫紙書寫，以利于檔案的長期保存。 案卷大小按各類檔案常規(guī)管理要求，封面要注明案卷名稱、密級、保管期限、編制單位與日期。立卷裝訂要整齊、美觀、堅固，拆除金屬物。 財務檔案由財務部負責管理。歸檔的會計檔案財務手續(xù)應完備，立卷脊背包角紙，接縫處加蓋財務專用章或個人專用章。 立卷歸檔的錄音、音像、照片等聲像檔案及實物檔案，應標注制作時間、年代、文字說明、承辦單位、制作人，并按照檔案管理要求單獨存放。 二、歸檔時間 各項管理工作中形成的文件材料，在第二年 3 月份內要將應歸檔的文件材料按檔案分類法和歸檔范圍，完整向行政部檔案室移交。 如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。 設備檔案一般在設備安裝完工驗收后歸檔。 基建檔案在工程完成后二個月內，將要 歸檔的圖紙和資料向行政部檔案室歸檔。 每年形成的會計核算專業(yè)材料由財務各部門立卷后，由財務部門保管。 49 客戶的按揭材料在辦理過程中由開發(fā)部保管，下款后由財務部立卷歸檔保管。 客戶的銷售資料每年由營銷部立卷歸檔。 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿后由會計人員編制移交清冊，向行政部檔案室移交。 三、歸檔份數 一般文件材料歸檔一式一份。 重要的需要永久保存的或利用頻繁的文件材料歸檔一式兩份。 四、歸檔手續(xù) 歸檔時要填寫《歸擋移交登記表》。 交接雙方 按《歸擋移交登記表》內容當面清點、審核無誤后進行交接；須解釋的問題應當面講清記錄備忘。 交接雙方應在《歸擋移交登記表》上簽字備查。 檔案保管制度 一、公司所有員工都有保護檔案的義務。檔案管理人員要切實負起責任，保管好檔案。 二、對所保管的檔案要登記在冊，集中存放，分清保管期限，分年排列整齊，不得分散隨意堆放，要定期清點、檢查、以防丟失。 三、按照檔案保管的要求， 切實做好檔案 “ 十防 ” （即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作 ，每年對所保管的檔案進行一次清點核對，做到帳物相 符。并對保管狀況進行記錄。 四、嚴格檔案接收、移交、借用的登記手續(xù)，對借用的案卷應及時收回并放歸原箱位。保證檔案的絕對安全。發(fā)現損壞、泄露、丟失檔案者，應及時上報，嚴肅處理。 五、檔案鑰匙要由專人保管，不準外帶，以防丟失。保管人員請假外出，要由行政部指定代管人員。 六、檔案保管人員調動工作時，應在離崗前辦好交接手續(xù)。 七、開展檔案利用工作，編制檔案檢索工具，方 便 查找，搞好檔案利用信息反饋，有效地為公司領導決策和部門各項工作提供服務。 50 基本建設項目檔案歸檔范圍 基本建設項目檔案資料是指在整個項目從醞釀、決策 到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料。具體分三部分： 一、文件材料 （一）依據性材料（永久保存） 可行性研究報告及批復； 項目立項批文； 選址、用地、征地、拆遷等審批文件； 建設用地規(guī)劃許可證、建設用地許可證； 科技抗震、消防、人防審核意見書；水、暖、電、煤氣供應協議書； 合同書（含 設計）； 建設工程規(guī)劃許可證； （二）基礎性資料（永久保存） 工程地質勘探報告 工程地質圖 工程設計計算結果（≥ 50 米高層） （三）施工材料（含樁基工程）（長期保存） 開工報告、施工許可證； 圖紙會審紀要； 設計變更通知； 隱蔽工程檢查簽證記錄； 樁基竣工平面圖及試驗報告； 建筑物坐標、總高、垂直度測量、沉降觀測記錄； 混凝土、砂漿試塊試驗記錄； 原材料、半成品登記、質量證明及檢驗報告； 分項、分部單位工程質量評定資料，工程質量綜合評定表； 51 重大質量事故處理記錄； 1 水電安裝測試記錄；