【正文】 。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計劃；公司經(jīng)營總結；財務報表；技術資料；1不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；1人事資料；1大型活動圖片、音像資料；1其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結后的項目方案；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：部門工作計劃及工作總結；完結后的部門請求報告；完結后無長期保存必要文書。五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案第五篇：檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定一、總則為加強公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。二、歸檔范圍行政類：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。工程類：設計文件、圖紙、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料、質(zhì)量標準、檢驗方法等。合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等財務類：申請單、報賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統(tǒng)計報表、基礎資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。人事類：員工基礎資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓、工作總結、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾紛、部門職責、崗位職責、操作規(guī)程、員工手冊、員工合同等。其他類：供應商檔案；各種領貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領導交代需要歸檔的資料等。三、歸檔時間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任。四、歸檔份數(shù)原件或復印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。五、檔案的收集由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。六、檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準使用。檔案歸還：檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔全部責任）。八、檔案保管與檢查公司各類應歸檔文件應按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。九、檔案的銷毀對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關部門負責人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。十、其他說明本規(guī)定由行政辦公室負責解釋。本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過且簽字之日起實施，修改時亦同。