【正文】 ）文秘檔案以年為單位建立目錄和編號(hào)。（3）科技檔案以工期為單位，按大類建立目錄和編號(hào)。（4）會(huì)計(jì)檔案以類別建立目錄和編號(hào)。（5）音像檔案載體，以大類為基本單位，以案卷為登 12記單位，依照案卷整理排列順序進(jìn)行流水登記。八、檔案的開發(fā)利用（一）檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具。如檔案案卷總目錄、分類目錄、卡片等。（二）檔案管理人員應(yīng)熟悉所保管的檔案，了解生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)和管理工作，積極提供檔案資料，為各項(xiàng)工作服務(wù)。（三）檔案室應(yīng)根據(jù)需要組織編制各種專題資料，積極開發(fā)利用檔案。（四）對(duì)公司職工借閱檔案的要求公司職工均可借閱、查閱與本職工作有關(guān)的檔案，但必須出示證件，辦理必要的手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如須摘抄應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案管理部門主管經(jīng)理批準(zhǔn)。不準(zhǔn)復(fù)制、摘抄與本人所查內(nèi)容無關(guān)的檔案。借閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記，凡通過借閱的檔案解決了重大問題或取得了一定經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的事例、應(yīng)及時(shí)反饋給檔案部門。查閱密級(jí)檔案應(yīng)按保密規(guī)定辦理。檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室負(fù)責(zé)人確定。借出、歸還檔案應(yīng)嚴(yán)格清點(diǎn)和辦理簽字手續(xù)。借查人應(yīng)妥善保管、愛護(hù)檔案，不得刪改、涂污、勾畫、加注、拆散、損壞檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。因公外出須帶檔案時(shí)，經(jīng)經(jīng)理簽字，一般可帶復(fù)印件或副本，密級(jí)檔案應(yīng)通過保密手續(xù)傳遞。凡因下列情況之一者，應(yīng)立即將檔案歸還檔案室： A 因工作調(diào)動(dòng)、退（離）休、退（離）職者等。B 因事外出，請(qǐng)假超過一周者； C 因檔案部門工作需要時(shí)。對(duì)外單位人員借閱檔案的要求（1）外單位人員須持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫“借閱登記單”后，方可在檔案室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。（2）外單位確需復(fù)制檔案，應(yīng)辦理審批手續(xù)，按有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。1凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告檔案部門，采取補(bǔ)救措施，對(duì)所產(chǎn)生的后果由借閱人員負(fù)責(zé)，并按《檔案法》等有關(guān)規(guī)定處理。九、檔案的鑒定、銷毀與移交（一）檔案鑒定工作由公司領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員組成鑒定小組有計(jì)劃的進(jìn)行。（二）檔案鑒定的方法是根據(jù)《檔案保管期表》直接鑒定檔案的內(nèi)容。要逐卷逐件審查，要從文件材料的實(shí)際情況出發(fā)，詳細(xì)具體的研究分析，作出恰當(dāng)?shù)呐卸?。在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)簽名，注明日期，每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告。（三）檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃分保管期限為準(zhǔn)，案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整時(shí)，要及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。（四）超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、涉及對(duì)外事物的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓收支憑證，精簡(jiǎn)下放、離退休、退職、因病傷亡、職工調(diào)資名冊(cè)、落實(shí)政策、處理歷史遺留問題的支付憑證，建設(shè)單位的下馬工程未完成建設(shè)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，均應(yīng)抽出另行立卷，由檔案部門補(bǔ)充到有關(guān)案卷內(nèi)保管。（五）對(duì)超過保管期限無保存價(jià)值的文秘、科技檔案材料，進(jìn)行造冊(cè)登記，并提出銷毀意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后銷毀。（六）銷毀檔案一定要到指定地點(diǎn)銷毀，并指定兩個(gè)人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員對(duì)擬銷毀的檔案必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對(duì)，嚴(yán)格履行職責(zé)。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。簽訂報(bào)告和銷毀清冊(cè)要?dú)w檔保存。（七）檔案室根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)向有關(guān)部門移交檔案。移交檔案必須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行，由檔案室編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)，雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。（八）檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作、離退體、退職時(shí)，必須辦理移交手續(xù)后方能離開工作崗位。十、檔案管理保密工作（一）檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。凡涉及國(guó)家安全和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只能讓一定范圍內(nèi)的人知悉的文件材料，規(guī)劃保密范圍。（二）檔案保密工作要內(nèi)外有別。對(duì)外必須堅(jiān)持保密，對(duì)內(nèi)則在遵守國(guó)家保密規(guī)定的前提下，提倡協(xié)作交流，便于提供利用。（三）對(duì)檔案管理人員的保密要求：檔案部門要配備政治可靠的人員。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》和上級(jí)有關(guān)保密規(guī)定，以此來檢驗(yàn)、指導(dǎo)自己的工作言行。檔案管理人員要樹立保密觀念增強(qiáng)保密意識(shí)，不得以任何方式泄露黨和國(guó)家秘密。對(duì)于違反保密制度的人和事，要堅(jiān)決抵制，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。屬于保密范圍的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，對(duì)不同密級(jí)的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。密級(jí)檔案的管理（1）保管密級(jí)檔案的庫房和門窗要堅(jiān)固，并有防盜設(shè)施。（2）檔案裝置要牢固嚴(yán)實(shí)，檔案柜鑰匙要專柜保管。（3）建立檔案安全檢查制度，每年年底對(duì)全部密級(jí)檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)。密級(jí)檔案的利用（1）利用“秘密”檔案須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)同意，“機(jī)密”檔案須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)同意。（2）利用密級(jí)檔案，一般只能在檔案室閱覽室查閱，如因工作特殊需要外借時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱時(shí)間不能超過三天。（3）利用密級(jí)檔案，一般不能摘抄、復(fù)印、翻印，如因工作特殊需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)要限期收回銷毀。對(duì)已經(jīng)失去保密價(jià)值的檔案，應(yīng)按照有關(guān)程序和規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行解密工作，并在案卷上取掉保密標(biāo)記。要建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)執(zhí)行保密制度好、成績(jī)顯著的部門及個(gè)人，要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反保管制度的，應(yīng)按情節(jié)輕重，酌情給予處理，直至追究刑事責(zé)任。十一、檔案庫房的管理（一）基本要求檔案管理人員應(yīng)刻苦鉆研檔案保護(hù)技術(shù)，不斷提高科學(xué)技術(shù)水平。檔案庫房要有專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得入內(nèi)。交接檔案時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)，手續(xù)完備。檔案庫房應(yīng)做到整齊、清潔，檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。走廊、通道應(yīng)暢通無阻，不得堆放雜物。辦公室、整理室與檔案庫房分開。定期對(duì)各種載體檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳、卡、物相符，存毀有據(jù)。錄音帶、錄像帶每半年倒帶一次，計(jì)算機(jī)光盤每隔半年檢查一次。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或異常，要及時(shí)查明原因，設(shè)法采取補(bǔ)救措施。（二）溫度、濕度控制檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案載體、保管特性、控制好溫濕度。必要時(shí)安裝空調(diào)、去濕機(jī)、加溫器等設(shè)備。對(duì)庫房的溫濕度作定期的測(cè)量記錄。檔案庫房的溫度作定期的測(cè)量記錄。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃—24℃，相對(duì)濕度控制在（45～60）%。安放溫濕度計(jì)，應(yīng)考虛庫房面積、檔案多少和當(dāng)?shù)貧夂虻葪l件，選擇有代表性的位置，不得放在庫內(nèi)死角、門窗、通風(fēng)口旁。安放的高度應(yīng)根據(jù)觀測(cè)員的身高、保持平視即可。溫濕度計(jì)要定期檢查和校驗(yàn)。檔案柜架應(yīng)與墻保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺放，便于通風(fēng)降溫。新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng)612個(gè)月干燥，方可投入使用。（三）防蟲、防霉、防鼠、防塵檔案柜內(nèi)要投入有效的防蟲、防霉變藥物，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。嚴(yán)禁使用失效和過期藥物。庫房?jī)?nèi)禁止存放食品等其它無關(guān)雜物。要定期松動(dòng)檔案，使案卷之間透氣，不可擠的過緊。接受檔案入庫時(shí)要認(rèn)真檢查，確保無灰塵，無蟲害、無霉變方能入庫。做好防鼠滅鼠工作。檔案庫房門窗必須嚴(yán)密，防止風(fēng)沙灰塵進(jìn)入。庫房的墻壁、地面要平滑、定期除塵、清掃。（四）防光與照明的管理要求檔案庫房應(yīng)用白熾燈作照明光源。檔案庫房不宜采用自然光源，要防止陽光直射。檔案庫房一般應(yīng)少留窗戶，窗戶要窄小，采用外淡內(nèi)暗的雙層窗簾。（五）防火與防盜檔案庫房門窗必須十分牢固、牢靠，必要時(shí)鑲嵌鐵皮、安裝鐵欄、保險(xiǎn)和報(bào)警器。檔案庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙，動(dòng)用明火。檔案庫房必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案庫房鑰匙不得隨身攜帶，備用鑰匙專人妥善保管。檔案庫房?jī)?nèi)的電氣設(shè)備要科學(xué)管理，定期檢查，做好維護(hù)工作，防止意外事故（如火災(zāi)、觸電）發(fā)生。檔案庫房離人時(shí)，要關(guān)窗鎖門，節(jié)日要加封條。十二、檔案統(tǒng)計(jì)（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作必須加強(qiáng)管理，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)次項(xiàng)工作，并遵守保密規(guī)定。（二）檔案室應(yīng)按照國(guó)家制定的統(tǒng)計(jì)年報(bào)和上級(jí)主管部門制定的專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式、項(xiàng)目、內(nèi)容和要求進(jìn)行填報(bào)。（三）檔案部門應(yīng)認(rèn)真做好平時(shí)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，為統(tǒng)計(jì)工作打好基礎(chǔ)。（四）檔案統(tǒng)計(jì)必須及時(shí)、準(zhǔn)確。十三、檢查與考核按《延川縣供電分公司崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法》檢查與考核。二〇一三年一月十三日