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文件檔案管理制度及擴(kuò)展資料-資料下載頁(yè)

2024-11-16 22:31本頁(yè)面
  

【正文】 件存檔。技術(shù)資料一般從左至右橫寫、橫排,有特殊規(guī)定者除外。第三章 工作程序 第一節(jié) 技術(shù)資料管理第十二條 本辦法所指技術(shù)資料是與產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)健康安全相關(guān)的管理手冊(cè)、程序文件、規(guī)定,國(guó)家法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范,上級(jí)和公司頒發(fā)的管理性文件,自行制定的作業(yè)指導(dǎo)書,設(shè)計(jì)和施工文件及各種質(zhì)量、職業(yè)健康安全工作記錄。第十三條 各部門、各項(xiàng)目部主管本部門技術(shù)資料,并在行政部指導(dǎo)下負(fù)責(zé)公文處理工作。第十四條 技術(shù)資料管理工作中,必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定,確保國(guó)家秘密和企業(yè)秘密安全。第十五條 公司文件(含通知、函件等)由主辦部門/單位擬稿,其負(fù)責(zé)人審核,5 行政部核稿,由行政部呈送總經(jīng)理或被授權(quán)人簽發(fā)(必要時(shí)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽),然后由行政部統(tǒng)一繕印、用印,登記分發(fā)至各部門、項(xiàng)目部及其他有關(guān)單位。第十六條 各部門、項(xiàng)目部自行發(fā)文,應(yīng)由其主要負(fù)責(zé)人審批簽字,由所屬文件管理員負(fù)責(zé)傳遞、登記發(fā)送、立卷存檔及其日常管理。第十七條 所有技術(shù)資料格式應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定,內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤,做到文面莊重得體,用印端正清晰。文件管理員對(duì)此負(fù)有監(jiān)督檢查和督促糾正的職責(zé)。第十八條 技術(shù)資料一般應(yīng)由技術(shù)資料管理員簽收。收文處理包括簽收、登記、分發(fā)、傳遞、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷存檔等程序,由行政部及各部門、項(xiàng)目部文件管理員根據(jù)職責(zé)范圍進(jìn)行傳遞管理,承辦人應(yīng)記載處理/辦理過(guò)程及結(jié)果并簽名。第十九條 凡配發(fā)給個(gè)人的技術(shù)資料,一律不得外借他人或任何單位,未經(jīng)配發(fā)部門批準(zhǔn),不得復(fù)制任何內(nèi)容。其他各類技術(shù)資料的借閱/復(fù)制,也應(yīng)經(jīng)過(guò)有關(guān)負(fù)責(zé)人審批,規(guī)定借閱期限/復(fù)制范圍和數(shù)量,并由文件(資料)管理員登記,督促借閱人按期歸還/按規(guī)定復(fù)制,辦理領(lǐng)發(fā)手續(xù)。第二十條行政部對(duì)與質(zhì)量、職業(yè)健康安全體系有關(guān)的技術(shù)資料采用《有效技術(shù)資料控制清單》進(jìn)行管理。清單發(fā)布后,各部門、項(xiàng)目部文件管理員應(yīng)立即對(duì)照檢查各場(chǎng)所、有關(guān)人員所用技術(shù)資料的有效性,并撤出、收回或督促撤出失效、作廢文件,換領(lǐng)新文件。第二十一條 技術(shù)資料可采用編注發(fā)放號(hào)、記載持有人姓名或加蓋印章(印記)等方法,由文件管理員進(jìn)行標(biāo)識(shí),防止混用、丟失或誤傳,但另有規(guī)定者除外。第二節(jié) 檔案管理第二十二條 本辦法所指檔案,是指過(guò)去和現(xiàn)在公司各部門、項(xiàng)目部及個(gè)人履行職能(職務(wù)),從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、施工建設(shè)等活動(dòng),直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本局有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第二十三條 公司檔案主要包括科技檔案(含工程施工類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類)、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。凡屬國(guó)家規(guī)定應(yīng)立卷歸檔的材料,必須由公司檔案室集中管理,任何人不得據(jù)為己有。第二十四條 應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的各類材料必須依照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等的規(guī)定,分別由行政部、工程部、財(cái)務(wù)部及其他有關(guān)部門按職 能分配和業(yè)務(wù)范圍收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交檔案室。凡國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔,第二十五條 檔案移交后,檔案室應(yīng)盡快組織編制全引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具,并按規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí),分區(qū)分類規(guī)范排列存放。第二十六條 檔案保管貯存環(huán)境應(yīng)配備使用密集架、滅火器、溫度計(jì)、濕度計(jì)、窗簾等設(shè)施設(shè)備,達(dá)到防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等要求。管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)消防等方面基本知識(shí)技能的培訓(xùn),并能夠進(jìn)行操作消防器具,應(yīng)按要求進(jìn)行鑒定或?qū)忩?yàn),確保狀態(tài)正常。管理人員應(yīng)定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。第二十七條 一般檔案原則上只保存一份,特別重要的檔案可根據(jù)需要和可能,多保存一套重份或復(fù)制件。第二十八條 移交檔案時(shí)應(yīng)編制移交清冊(cè),交接雙方應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量,核對(duì)無(wú)誤后簽字。一般情況下,檔案室主管(部門)負(fù)責(zé)人或其委托的人員應(yīng)到場(chǎng)監(jiān)收并簽名確認(rèn)。第二十九條 每年6月底前,由行政部負(fù)責(zé)人主持,由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組,共同對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定結(jié)束后應(yīng)提出報(bào)告,對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第三十條 銷毀檔案,須由主管領(lǐng)導(dǎo)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀記錄上簽名。第三十一條 檔案室管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地開展檔案利用工作,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),并注意掌握利用效果。但是,借閱檔案必須經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn),并按規(guī)定期限歸還。凡涉及公司內(nèi)部機(jī)密的檔案不得外借,只能供公司和上級(jí)主管機(jī)關(guān)使用。第三十二條 檔案室應(yīng)建立檔案的收集、整理、保管、借閱利用、保密、統(tǒng)計(jì)等方面的制度;根據(jù)需要和可能,采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。第三十三條 禁止任何個(gè)人、單位偽造、涂改、損毀、丟失、倒賣、贈(zèng)送、私自保存或擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于我局所有的檔案資料以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。第四章 獎(jiǎng)勵(lì)和處罰第三十四條 有下列事跡之一者,由行政部對(duì)有關(guān)人員予以獎(jiǎng)勵(lì):(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用、管理做出顯著成績(jī)的;(二)對(duì)檔案的保護(hù)做出顯著成績(jī)的;(三)同違規(guī)行為做斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出者。第三十五條 凡有違反本辦法第三十三條規(guī)定之一者,由行政部酌情給予行政處分;造成損失的,可以根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償。情節(jié)嚴(yán)重、構(gòu)成犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第三十六條 由于有關(guān)負(fù)責(zé)人或文件(檔案)管理員玩忽職守或不按規(guī)定履行職責(zé)的,由行政部酌情予以行政處分;因此而造成重大損失或影響其他重要工作的,可參照有關(guān)規(guī)定做出罰款、勒令待崗、降職降級(jí)聘用、解聘、免職甚至開除的處理。第五章 附則第三十七條 本辦法所引用的有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范發(fā)生修訂的,按修訂后的內(nèi)容執(zhí)行。第三十八條 本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。第三十九條 公司發(fā)有關(guān)文件規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。十一、檔案室職責(zé),業(yè)務(wù)上接受上級(jí)有關(guān)檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)?!吨腥A人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)檔案工作的條例、規(guī)定、嚴(yán)格執(zhí)行本公司制定的檔案管理制度,有效地開展檔案工作。包括黨、政、工、團(tuán)和各部門和各種文字、圖表、聲像等不同形式的文書檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案、專門檔案等。,以及科技成果鑒定和專業(yè)性會(huì)議。、監(jiān)督和指導(dǎo)。,逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、鑒定的銷毀工作。四、檔案人員“四參加”制度根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門規(guī)定,檔案人員必須參加工程重要設(shè)備的開箱驗(yàn)收,以及科研成果鑒定和施工技術(shù)會(huì)議的要求,結(jié)合我公司實(shí)際,特制定本制度。,由工程項(xiàng)目部通知檔案室派人參加設(shè)備開箱。,檔案人員要填寫設(shè)備開箱記錄,開箱后發(fā)現(xiàn)缺少出廠技術(shù)文件及說(shuō)明書,由設(shè)備購(gòu)進(jìn)部門負(fù)責(zé)補(bǔ)齊。,工程項(xiàng)目部如不通知檔案部門,發(fā)生技術(shù)文件材料丟失,損壞或留在個(gè)人手中,視其情節(jié)輕重,追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及當(dāng)事人的責(zé)任。,從而確保工程竣工圖紙和文件材料的齊全完整。、重大改進(jìn)工程驗(yàn)收時(shí),編制竣工圖應(yīng)以施工技術(shù)技術(shù)資料為基礎(chǔ),將設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際變化情況如實(shí)地反映到竣工圖上。、科技成果評(píng)定、以及召開專業(yè)施工技術(shù)會(huì)議時(shí),有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室派人參加。、工程創(chuàng)優(yōu)、科技成果評(píng)定工作結(jié)束后,由申報(bào)部門統(tǒng)一將評(píng)審結(jié)果的文件材料移交檔案室。五、檔案人員崗位責(zé)任制、政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)部門制定的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。,努力鉆研為業(yè)務(wù)、不斷提高政治素質(zhì)和專業(yè)水平,以適應(yīng)電力現(xiàn)代化的需要。、整理、立卷、保管、借閱、鑒定和編制檢索目錄工作,使檢索手手續(xù)科學(xué)、快捷、便利。、科研成果的鑒定以及施工技術(shù)會(huì)議。,對(duì)各部門的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。,確保黨和國(guó)家秘密的安全。,做好編研工作,準(zhǔn)確提供適時(shí)信息,為公司經(jīng)營(yíng)決策和管理、提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。六、兼職檔案員(資料員)崗位責(zé)任制、做好文件材料的形成、積累和檔案管理工作。,圖紙按歸檔范圍進(jìn)行組卷、歸檔,并及時(shí)向檔案室移交。、建議和要求。、不斷提高檔案管理工作。,檢查各部門對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況。七、檔案人員崗位責(zé)任責(zé)任制考核辦法為做好公司檔案管理工作,發(fā)揮檔案人員的積極性和主動(dòng)性,根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。主要從德、能、素質(zhì)三個(gè)方面全面衡量。:(1).貫徹上級(jí)的方針、政策。(2).本職業(yè)務(wù)能力。(3).組織領(lǐng)導(dǎo)能力。(4).團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。(5).工作態(tài)度。(6).原則性。(7).民主性。(8).廉潔性。(9).開拓創(chuàng)新精神。(10).工作成效。分優(yōu)、良、中、差四個(gè)等級(jí)。,年終給予表?yè)P(yáng)并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。,考核為差者,給予批評(píng)教育,幫助改正,屢教不改者,調(diào)離檔案工作崗位。、違反《檔案法》《保密法》規(guī)定造成檔案損失和失泄密者,視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、行政處分、撤職、依法追究刑事責(zé)任。八、公司檔案借閱制度,做到熱情接待,主動(dòng)介紹情況,根據(jù)查閱人員的需要,及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。,資料,一律憑工作證,辦理借閱手續(xù),外單位借閱檔案,必須持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱,借出的資料和檔案限在閱覽室閱看。,辦好手續(xù)。借閱者必須愛護(hù)檔案,不得在資料檔案上劃線、圈點(diǎn)、涂改、拆卷、剪貼、批注和有意損壞,不得轉(zhuǎn)借他人,嚴(yán)防丟失。,如確因工作需要,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦好登記手續(xù),借期不超過(guò)一個(gè)星期,到期必須按時(shí)歸還。凡遇下列情況者,應(yīng)立即將所借資料,檔案歸還檔案室。如調(diào)動(dòng)、退休、離休、因工作外出,請(qǐng)假一周以上,節(jié)假日、因工作需要檔案認(rèn)為有必要收回的,借閱檔案者必須將各類資料檔案如數(shù)歸還檔案室,并按規(guī)定辦理注銷手續(xù)。、公司會(huì)議記錄和秘密以上的各類資料、檔案、必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),只限在室內(nèi)查閱。并按規(guī)定嚴(yán)格履行登記手續(xù)。查閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,按照批準(zhǔn)范圍查閱,未經(jīng)同意不得隨意翻閱其它檔案材料。閱覽人員要愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備和物品,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生,不隨地吐痰,室內(nèi)禁止吸煙。九、公司檔案統(tǒng)計(jì)制度,研究工作積累數(shù)據(jù),以便改進(jìn)工作,不斷提高管理水平,檔案部門要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。、移出、保管、借閱、復(fù)制、利用效果,鑒定與銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。,做到準(zhǔn)確、完整、可靠。,確保檔案齊全完整。十、公司檔案保管制度,認(rèn)真執(zhí)行公司制定的《檔案庫(kù)房管理制度》和檔案借閱、保密、鑒定、銷毀等制度。、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等措施。室內(nèi)必須保持清潔。、箱架、不同載體的檔案,按其不同技術(shù)保護(hù)要求存放。,設(shè)有全宗目錄索引、卡片以及其它檢索工具,從而提高工作效率。、整理、鑒定和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告,并采取措施,確保檔案的安全。十一、檔案庫(kù)房管理制度,非檔案人員需查閱檔案資料時(shí),必須由檔案人員查找,技術(shù)資料只準(zhǔn)在閱覽室閱覽。,應(yīng)貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防有害生物和防污等安全措施。,一般情況下,溫度保持在14oc~24oc,相對(duì)溫度保持45~60%,同時(shí)做好溫、濕度記錄和檢查工作。對(duì)不適宜的溫濕度及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。、箱、柜排列合理,做到整齊、清潔、通風(fēng)、美觀,便于查找和使用。,不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。、線路、開關(guān)、電器設(shè)備、消防工具,應(yīng)定期檢查,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改并立即報(bào)告。,每次離開庫(kù)房把門鎖好,每月檢查一次檔案的安全情況。,非檔案管理人員未經(jīng)許可,嚴(yán)禁進(jìn)入。十二、公司檔案利用制度,熟悉庫(kù)藏檔案的情況,積極主動(dòng)、熱情為利用者報(bào)務(wù)。,編制檔案檢索工具。如總目錄和分類目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記、專題匯編等。、科研、管理中所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益,了解利用成果,從中得出檔案提供利用的經(jīng)驗(yàn)。,同時(shí)填寫《檔案利用效果登記表》 ,要正確處理好利用和保密的關(guān)系,使保密不影響利用,利用不致于泄密。二十一、公司檔案保密制度,而檔案工作則是一項(xiàng)特殊的機(jī)要工作,必須認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。,維護(hù)檔案的完整與安全。,應(yīng)按規(guī)定辦理查閱手續(xù),未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)許可不準(zhǔn)私自抄錄或復(fù)制。查閱[密級(jí)檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限于閱覽室查閱,不得外借,更不得復(fù)制。違者按《保密法》和《檔案法》追究責(zé)任。,外來(lái)人員不得隨意進(jìn)入,如在保密工作中玩忽職守,造成檔案文件泄密事件或損失者,都要依法追究責(zé)任。,每年進(jìn)行一次自查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。
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