【正文】 準確、安全。第四條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第五條各部門的負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。第六條綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機構(gòu)，同時負責指導各部門的公文處理工作。第七條專兼職公文處理人員應(yīng)當認真學習掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。第二章公文主要種類第八條公司公文種類主要包括：（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當遵守或者周知的事項。（三）通知適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達任務(wù)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項等。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（五）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。（六）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級單位的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（十）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章公文格式第九條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標準、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。（二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標識應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號應(yīng)當包括單位代字、年份、序號。（五）上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標點符號。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。（九）印章是公文生效的標志，應(yīng)當加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。（十二）公文應(yīng)當標注主題詞。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準。（十五）會議紀要應(yīng)在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準?！俺瓐蟆薄ⅰ胺炙汀?、“抄送”標注在公文版記中的主題詞之下。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。第十條公文中各組成部分的標識規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條公文用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第十二條根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。（一）上行文：向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。（二）平行文：向同級或不相隸屬機關(guān)、單位呈送的各類文件。（三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。第十三條用公司名義行文的主要內(nèi)容：（一）向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局請示、報告工作。（二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問題。（三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出具體實施辦法。（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。（五）公司內(nèi)重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整及通報、表彰、獎懲事項。（六）下達和調(diào)整各類計劃。（七）答復各單位重要的請示事項。（八）其它需要以公司名義行文的事項。第十四條行文應(yīng)當確有必要，注重效用。可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；對必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。第十五條公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導請示工作并需批復的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導，一般只送主管組領(lǐng)導，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負責人親筆簽署姓名。第十六條重要的下行文，應(yīng)同時抄送直接上級主管單位。第十七條以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時，行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責令糾正或撤銷。第十八條各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領(lǐng)導個人行文。第十九條“請示”應(yīng)當一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。第二十條除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。第五章發(fā)文辦理第二十一條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復核、繕印、用印、分發(fā)等程序。第二十二條公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話欄目。第二十三條草擬公文應(yīng)當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明其中文譯名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。第二十四條擬制公司發(fā)公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應(yīng)迅即辦理，一個部門最長不應(yīng)超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負責人應(yīng)當出面組織協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第二十五條公文稿擬出后，主辦部門負責人應(yīng)認真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。第二十六條公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導簽發(fā)之前，應(yīng)當認真做好審核工作。未經(jīng)審核的文稿，不得送領(lǐng)導簽發(fā)。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應(yīng)退擬稿人抄清。審核時對內(nèi)容的重要改動，應(yīng)與主辦單位協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。第二十七條公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，由主管副經(jīng)理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā)，涉及重大問題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文的內(nèi)容進行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細節(jié)進行必要的斟酌和修改；簽發(fā)時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。第二十八條經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人同意。第二十九條公文正式印制前，擬稿人應(yīng)當對清樣進行認真校對后送交綜合部進行復核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負責。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復審。第三十條擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。第六章收文辦理第三十一條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十二條公司建立收文登記制度，由指定人員統(tǒng)一進行登記、分發(fā)。沒有經(jīng)過公司綜合部簽收的公文，應(yīng)到公司綜合部補辦登記手續(xù)。第三十三條需要辦理的公文，文書部門應(yīng)及時交公司綜合部負責人審閱后，送交主管領(lǐng)導批示，并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。第三十四條收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理；一般公文應(yīng)在 3 個工作日內(nèi)辦結(jié)，最長不應(yīng)超過5 個工作日。當超過辦理時限時，主辦部門應(yīng)及時予以說明。對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)迅速退回公司綜合部。第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)主動與之協(xié)商，會簽；如有分歧，主辦部門負責人應(yīng)出面組織協(xié)商，經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見，主辦部門應(yīng)當說明各方面理據(jù)并提出建設(shè)性意見，送公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第三十六條公文在辦理過程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。第三十七條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第七章公文歸檔與管理第三十八條公文辦理完畢，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第四十條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。第四十一條公文復制件作為正式文件使用時，應(yīng)加蓋復制單位印章，視同正式文件妥善保管。第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第四十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當進行登記，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第四十四條單位合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。第四十五條工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第四十六條密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八章附則第四十七條行政法規(guī)、規(guī)章、外事等方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。第四十八條本辦法由公司綜合部負責解釋。第四十九條本辦法自發(fā)布之日起施行。