【正文】 。日期要具體寫年月日。4．公文用詞用字必須準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱注明簡(jiǎn)稱后，再用簡(jiǎn)稱。使用英文字母縮寫時(shí)，應(yīng)先用中文全稱注明英文縮寫后，再用英文字母縮寫。公文中的數(shù)字，除成文日期和部分層次序數(shù)詞，以及詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。文印格式見附件10。管理制度文件內(nèi)容一般用條文表述，每條可分為款、項(xiàng)、目?？畈痪幮蛱?hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以分章，章下設(shè)節(jié)。管理制度文件格式見附件7。6．公文必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位（見附件14）。7．如聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)在發(fā)文稿紙首頁簽發(fā)欄內(nèi)劃出定格，注明聯(lián)合發(fā)文單位，便于簽發(fā)人批簽。如須外單位會(huì)簽，應(yīng)在會(huì)簽欄加劃?rùn)M線分開，橫線上方為公司內(nèi)部會(huì)簽單位，下方為外部會(huì)簽單位。8．文稿送簽時(shí)，如有需要向主管領(lǐng)導(dǎo)說明的事項(xiàng)，應(yīng)在首頁附加“辦文說明”，書寫簡(jiǎn)要說明，隨文稿一并送審。9．主送國(guó)務(wù)院各部委，中共湖南省委、湖南省人民政府及集團(tuán)公司的報(bào)告一般不要超過3000字。如超過3000字，應(yīng)擬寫報(bào)告提要。10．?dāng)M稿和批發(fā)文件時(shí)，應(yīng)使用鋼筆、毛筆或簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。鋼筆應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，杜絕使用紅色墨水。（二）審稿各部門主任要對(duì)本部門擬寫的公文負(fù)全責(zé)。部門文書擬稿后，應(yīng)首先送部門主任審稿。部門主任審稿時(shí)，要做到：1．文稿數(shù)據(jù)、事實(shí)是否準(zhǔn)確。2．所提要求、辦法、意見和措施是否切實(shí)可行。3．所要說明的問題是否全面清楚。4．是否需要其他部門會(huì)簽等。（三）會(huì)簽1．公司發(fā)文涉及本部多個(gè)部門職責(zé)范圍的，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。主辦部門應(yīng)送各相關(guān)部門會(huì)簽意見一致后，再送總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核稿。2．會(huì)簽文件要急件急辦。一般會(huì)簽文件應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)會(huì)簽完畢，逾期要向主辦部門說明原因。3．對(duì)會(huì)簽文件應(yīng)注明會(huì)簽意見。如在文稿上修改，應(yīng)同時(shí)注明修改部門，并在發(fā)文稿紙中注明會(huì)簽時(shí)間和退文時(shí)間。4．會(huì)簽時(shí)，若文件內(nèi)容未協(xié)商一致，一般不得行文。5．公司與外單位聯(lián)合行文，由主辦單位辦理發(fā)文程序。如公司主辦，由本部主辦部門送交相關(guān)的外單位核簽。總經(jīng)理工作部文秘綜 合辦應(yīng)積極協(xié)助。如外單位主辦，公司收到會(huì)簽文稿，一律經(jīng)總經(jīng)理工作部文秘綜合辦登記后，送有關(guān)部門提出意見，最后再連同部門的審核意見，送主管領(lǐng)導(dǎo)核簽。（四）核稿 1．核稿程序凡以公司名義發(fā)文（干部任免及案件辦理等內(nèi)容除外），在送公司領(lǐng)導(dǎo)核簽之前，均應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核稿；黨組文件應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理工作部主任核稿。2．核稿要求（1）文件制發(fā)是否必要。（2）文件內(nèi)容是否符合國(guó)家的政策法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定。（3）文件各組成部分是否完整、文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確和文字的表述是否妥當(dāng)。（4）文種是否正確，格式是否準(zhǔn)確、規(guī)范等。（五）簽發(fā)1．以黨組名義發(fā)出的公文，由黨組書記簽發(fā)。2．以公司名義發(fā)出的公文，按照分工和重要程度，由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽發(fā)。重要文件先由分管副總經(jīng)理核簽后，再送總經(jīng)理簽發(fā)。黨組紀(jì)檢組組長(zhǎng)、三總師可簽發(fā)分管工作的業(yè)務(wù)性公文。3．函件、情況通報(bào)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)。4．公司發(fā)函（重要發(fā)函視具體情況由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽 發(fā)）及賀電、唁電等，由總經(jīng)理工作部主任簽發(fā)。5．部門發(fā)文由部門主任簽發(fā)。6．簽批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見，在發(fā)文稿紙簽發(fā)欄內(nèi)簽署姓名和日期。7．文稿一經(jīng)簽發(fā)，未經(jīng)原簽發(fā)人同意，不得修改。8．須緊急簽發(fā)的公文，負(fù)責(zé)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)因出差等原因不能書面簽發(fā)時(shí)，由公文主辦部門通過電話等方式請(qǐng)示負(fù)責(zé)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)負(fù)責(zé)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)同意，由公文主辦部門主任簽署意見交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦后，總經(jīng)理工作部文秘綜合辦編發(fā)文號(hào)。（五）編號(hào)公司文件由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦統(tǒng)一編號(hào)；部門文件由部門文書統(tǒng)一編號(hào)。（六）文件印制與校對(duì)1．以公司和黨組名義發(fā)出的公文，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦負(fù)責(zé)印制。2．送印的文稿應(yīng)字跡清晰。3．校對(duì)由擬稿人負(fù)責(zé)，必須準(zhǔn)確無誤，校樣與原稿必須一致。4．校對(duì)無誤的文稿經(jīng)擬稿人簽字后，交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦文印室印刷，嚴(yán)格按照發(fā)文稿紙中的份數(shù)進(jìn)行印刷。（七）用印文件用印要嚴(yán)格執(zhí)行《中國(guó)大唐集團(tuán)公司湖南分公司 湖南華銀電力股份有限公司印信管理辦法》。文件除正本用印外，要在原稿發(fā) 文稿紙簽批處蓋章，以示該文件已正式印發(fā)。（八）文件分發(fā)和遞送1．所有文件均由擬稿人分發(fā)。需郵寄時(shí)，由擬稿人填寫信封、裝好公文，交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦遞送。發(fā)往黨中央、國(guó)務(wù)院及其所屬國(guó)家機(jī)關(guān)，集團(tuán)公司的文件、信件、資料，原則上由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦通過機(jī)要交換渠道遞送；發(fā)往公司系統(tǒng)各單位和其他單位的文件，一般通過郵局遞送。2．發(fā)送秘密級(jí)以上文件、資料時(shí)，應(yīng)在信封上準(zhǔn)確寫明收文部門（或收件人姓名）、發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緩急程度和編號(hào)；發(fā)送絕密級(jí)文件、資料時(shí)，要在信封上加貼密封條。3．絕密件、特急件均由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦派專人遞送，并履行簽字交接手續(xù)。4．發(fā)給公司本部各部門的文件，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦通知各部門文書簽領(lǐng)。5．嚴(yán)格按主送和抄送單位的范圍進(jìn)行發(fā)送，不得多發(fā)、錯(cuò)發(fā)和漏發(fā)。第二十條 發(fā)文程序（一）黨組文件發(fā)文程序1．由文件主辦部門擬稿，經(jīng)部門主任審稿、相關(guān)部門會(huì)簽后，交黨組秘書核稿。2．核稿后交公司黨組書記簽發(fā)（根據(jù)需要，送黨組成員核簽）。3．簽發(fā)后，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦統(tǒng)一編號(hào)、印制、發(fā)送。（二）公司文件發(fā)文程序1．由文件主辦部門擬稿，經(jīng)部門主任審稿、相關(guān)部門會(huì)簽后，交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核稿。2．總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核稿后，交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（需要核簽的由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核簽）；3．簽發(fā)后，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦統(tǒng)一編號(hào)、印制、發(fā)送。公司發(fā)文流程見附件2。（三）總經(jīng)理工作部文件發(fā)文程序因工作需要，用總經(jīng)理工作部文件形式發(fā)部門文件，程序如下： 1．由文件主辦部門擬稿，經(jīng)部門主任審稿、相關(guān)部門會(huì)簽后，交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核稿。2．總經(jīng)理工作部文秘綜合辦核完稿后，交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理工作部主任簽發(fā)；3．簽發(fā)后，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦統(tǒng)一編號(hào)、印制、發(fā)送。（四）部門發(fā)件發(fā)文程序由文件主辦部門參照上述程序自行印制，發(fā)送。第二十一條 簽報(bào)的辦理（一）公司本部各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)用簽報(bào)（見附件8），簽報(bào)流程見附件3。（二）總經(jīng)理工作部為簽報(bào)的管理部門。除人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)、案件查處等內(nèi)容的簽報(bào)按有關(guān)規(guī)定處理外，其余簽報(bào)均由總經(jīng)理工作部登記編號(hào)并按簽報(bào)要求呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的簽 報(bào)，原稿由總經(jīng)理工作部留存并將復(fù)印件送返主辦部門。（三）涉及兩個(gè)及以上部門的事項(xiàng)，由主辦部門會(huì)簽協(xié)辦部門，部門間如有意見應(yīng)在簽報(bào)中注明。第二十二條 傳真的處理經(jīng)總經(jīng)理工作部文秘綜合辦接收的重要傳真，由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦登記，報(bào)總經(jīng)理工作部主任簽批，送公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門?？偨?jīng)理工作部發(fā)送的公司傳真，由總經(jīng)理工作部主任批準(zhǔn)，在總經(jīng)理工作部文秘綜合辦登記。第二十三條 電報(bào)收發(fā)和處理（一）明碼、密碼電報(bào)由總經(jīng)理工作部文秘綜合辦簽收，集中分辦、管理，注明“親收”的“絕密”電報(bào)，須由收電人或收電人指定的人親自啟封；發(fā)電由公司領(lǐng)導(dǎo)（或部門負(fù)責(zé)人）簽發(fā)后，按文件管理的相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一登記發(fā)出。（二）屬于需要辦理的電報(bào)，按收文的相關(guān)程序辦理，急電隨到隨辦，不得積壓。（三）草擬發(fā)電稿，堅(jiān)持一事一電、密來密復(fù)、明來明復(fù)、不得明密混用的原則，做到簡(jiǎn)明扼要，文字清楚。（四）密碼電報(bào)是經(jīng)密碼隱蔽過的公文。凡屬秘密和緊急、重要的事項(xiàng)，應(yīng)按規(guī)定采用密碼加密譯發(fā)。（五）密碼電報(bào)要嚴(yán)格管理，不準(zhǔn)擅自抄錄、翻印、復(fù)制，不得在不利保密的場(chǎng)合存放、交接密碼電報(bào)。第二十四條 外事等有特殊要求的公文處理，可按照有關(guān)部門的 規(guī)定處理。第二十五條 翻印上級(jí)單位標(biāo)有密級(jí)的公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的外，經(jīng)公司總經(jīng)理工作部主任同意可翻印。翻印件的管理同正式文件。翻印時(shí)，要注明翻印人、批準(zhǔn)人、時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。第二十六條 公文的立卷、歸檔（一）公文辦理完畢，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)根據(jù)《中國(guó)大唐集團(tuán)公司湖南分公司檔案管理辦法》等規(guī)定，及時(shí)將公文草稿、正本等有關(guān)資料歸檔。（二）要定期根據(jù)公文相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證歸檔材料的齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司主要工作情況。（三）歸檔保存，應(yīng)分類清晰，便于查找，存放安全，防止遺失。（四）整理好的文檔，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。（五）工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第二十七條 公文的銷毀（一）不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)總經(jīng)理工作部主任批準(zhǔn)，可定期銷毀。（二）文件銷毀工作由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織。各部門應(yīng)將須銷毀的文件，交總經(jīng)理工作部文秘綜合辦集中銷毀。（三）銷毀帶密級(jí)的文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由兩人及以上到指定場(chǎng)所監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第二十八條 保密管理公司內(nèi)部文件一般不得對(duì)外提供。特別是涉及公司商業(yè)秘密的文件、資料，未經(jīng)公司部門以上領(lǐng)導(dǎo)同意，不得對(duì)外提供。第二十九條 文件印制（一）總經(jīng)理工作部文秘綜合辦文印室負(fù)責(zé)公司本部文印工作。（二）文件印制范圍1．負(fù)責(zé)公司黨組文件、公司文件、總經(jīng)理工作部文件的編排、印刷、裝訂、遞送工作。2．負(fù)責(zé)公司黨組會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、年度工作會(huì)議材料的打字、編排、印刷、裝訂、分發(fā)工作。3．負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文印工作。（三）文件印制審批手續(xù)1．印制公文按本辦法第十七條的有關(guān)規(guī)定辦理。2．電子版文件，在送印文件時(shí)必須將領(lǐng)導(dǎo)審批件送交文印室，履行登記手續(xù)后方可印刷；3．凡不符合審批手續(xù)和要求的公文等，文印室有權(quán)拒絕印制。第六章 附 則第三十條 公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文處理原則上按本辦法執(zhí)行。第三十一條 本辦法由公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)解釋。第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件：1．收文流程2．發(fā)文流程 3．簽報(bào)流程 4．發(fā)文稿紙 5．文件格式 6．公函格式 7．制度類文件格式 8．簽報(bào)格式 9．文電處理簽格式 10．文印格式11．公司本部發(fā)文代字 12．公司公文主題詞表 13．公司稱謂標(biāo)準(zhǔn)用語 14．國(guó)家法定計(jì)量單位第二篇：集團(tuán)公司公文處理辦法XX集團(tuán)公文處理辦法（試行）第一章 總則第一條 為促進(jìn)XX集團(tuán)各公司公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及XX集團(tuán)公司對(duì)公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 公司的公文是本公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中所形成的有具有效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。在公文處理中，嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)和紀(jì)律。第三條 本辦法只適用于XX集團(tuán)各公司日常工作中形成的文書管理，各技術(shù)類、研發(fā)類等專業(yè)性公文的管理可不適用本辦法。第二章 公文種類和格式第四條 根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，公