【正文】 位臵，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的正下方，字體一般同正文。發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字，要由一定范圍內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)自己的直屬機(jī)關(guān)、單位的代字統(tǒng)一編編定，以免重復(fù)、混亂。機(jī)關(guān)代字的字?jǐn)?shù)一般不超過3個(gè)，編好后要保持穩(wěn)定。發(fā)文機(jī)關(guān)的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫，不要把“2005”簡化成“05”；年份要用方括號(hào)“[]”括住，不要用半圓括號(hào)“（）”。聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)則可。③份號(hào)份號(hào)，又稱編號(hào)、流水號(hào)，是指一份具體文件在該文總印發(fā)數(shù)中的實(shí)際序號(hào)。如份號(hào)“000168”，即表示此份具體文件是該文總印發(fā)數(shù)的第168號(hào)，其位臵在文頭的左上端，頂格書寫。使用“份號(hào)”的公文，有些是印數(shù)較多的普發(fā)性下行文，主要是有密級(jí)的公文，其作用是：一是便于印數(shù)較多的普發(fā)性公文有控制地分發(fā)到有關(guān)的各地區(qū)各單位印發(fā)；二是便于機(jī)密文件的分發(fā)和回收登記，有利于提高受文機(jī)關(guān)和閱讀者的保密責(zé)任感；三是一旦出了問題，也便于追查，明確責(zé)任歸屬。④秘密等級(jí)秘密等級(jí)又稱密級(jí)，是指公文內(nèi)容涉密程度的等級(jí)，我國《保密法》將秘密事項(xiàng)等級(jí)分為“絕密、機(jī)密、秘密”三級(jí)。密級(jí)的確定，要根據(jù)公文內(nèi)容并按照有關(guān)規(guī)定，從維護(hù)國家利益出發(fā)，嚴(yán)格按權(quán)限范圍、審定程序處理。密級(jí)及保密期限一經(jīng)確定，就要做出明顯并且易于識(shí)別的標(biāo)志。國家秘密的標(biāo)志為“★”?！啊铩钡那懊鏄?biāo)密級(jí)，“★”的后面標(biāo)保密期限，如“機(jī)密★5年”。密級(jí)的位臵在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的左上方，“份號(hào)”的下方。⑤緊急程度緊急程度又稱急度，是指送達(dá)和辦理公文的時(shí)限要求。目的是使受文機(jī)關(guān)明確公文處理的時(shí)間和要求，保證公文的時(shí)效性。緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度的位臵在秘密等級(jí)的下方。⑥簽發(fā)人簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的平行文或下行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他人簽發(fā)?！焙灠l(fā)的位臵在“發(fā)文字號(hào)”右側(cè)，空兩格，書寫“簽發(fā)人”和簽發(fā)者的姓名。在實(shí)踐中，正式發(fā)出的文件上，有“簽發(fā)人”這一項(xiàng)目的多數(shù)是上報(bào)國務(wù)院和上級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件，一般文件是沒有的。（2）主文部分主文部分，是文件的最主要部分，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期等項(xiàng)目組成。①標(biāo)題公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。位于橫隔線的下方適中位臵上，公文標(biāo)題的字體要稍大于正文，以顯突出。《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》第10條第6項(xiàng)規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！币簿褪钦f，完整的公文標(biāo)題是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種等三要素組成。它表明該公文是由誰發(fā)文、因什么事發(fā)文、用什么文種發(fā)文。如《中共中央關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的決定》、《廣東省人民政府關(guān)于清理道路檢查站的命令》等。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡明、使人一目了然公文的性質(zhì)、基本內(nèi)容及作用。要做到準(zhǔn)確，一是要選準(zhǔn)文種，如不要把通告寫成公告，把請(qǐng)示與報(bào)告混淆。因?yàn)槭瘴臋C(jī)關(guān)通常通過標(biāo)題中的文種名稱來初步了解公文的作用和重要性，并考慮處理的初步意向。二是事由要表述準(zhǔn)確。如果事由和公文內(nèi)容不切合，就是文不對(duì)題，收文機(jī)關(guān)會(huì)因此產(chǎn)生困惑，給公文處理和管理造成障礙。這是公文標(biāo)題擬寫的大忌。要做到簡明，一是要從實(shí)際出發(fā)，省略在、其中的某些成分，如《關(guān)于我市獎(jiǎng)券發(fā)行工作的會(huì)議紀(jì)要》、《廣州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”，或是省了“事由”，甚至連“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”和“事由”都省去了。二是對(duì)事由部分的文字表述要反復(fù)提煉，力避轉(zhuǎn)彎抹角啰嗦冗長。如《XX市黨委批轉(zhuǎn)XX同志在全市第一次政法公安會(huì)議的總結(jié)發(fā)言及公安局、檢察院、法院黨組關(guān)于全市第一次政法公安會(huì)議情況的報(bào)告和XX同志關(guān)于當(dāng)前斗爭(zhēng)情況與今后工作的部署的報(bào)告》，可以提煉為《XX市黨委批轉(zhuǎn)全市第一次政法公安會(huì)議三個(gè)文件材料的通知》另外，公文標(biāo)題的排列，要注意以下問題：一是移行排列時(shí)不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語拆開跨行排列，以保持詞語的相對(duì)完整；二是要保持標(biāo)題的適中、對(duì)稱和醒目。簡短的標(biāo)題，通常是“一”字式排列。復(fù)雜的長標(biāo)題，要在保持標(biāo)題詞語結(jié)構(gòu)的完整性前提下，采用兩行或多行的方式排列。②主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，又稱抬頭或上款，是指負(fù)責(zé)處理、執(zhí)行公文的機(jī)關(guān)，它位于標(biāo)題的左下方，頂格書寫。主送機(jī)關(guān)之后要用冒號(hào)。普發(fā)性的下行公文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱，如“市直各單位”。高層次機(jī)關(guān)的普發(fā)性下行文，涉及的主送機(jī)關(guān)更多，即使用泛稱也要用兩三行排。而上行文，主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)，請(qǐng)示、批復(fù)、函等文種的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)。一些行文方向不定、沒有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分事項(xiàng)性通知，則不寫主送機(jī)關(guān)。能否準(zhǔn)確地寫明主送機(jī)關(guān)，是公文發(fā)出后能否得到及時(shí)有效地處理的關(guān)鍵問題。因此，必須根據(jù)公文內(nèi)容與機(jī)關(guān)職能，慎重而準(zhǔn)確地選定擬寫，不能漏寫，也不能將能負(fù)責(zé)執(zhí)行、處理公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)寫上。③正文正文是公文的核心部分。一篇公文的質(zhì)量如何，關(guān)鍵是這部分。這部分的結(jié)構(gòu)，通常包括緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分。緣由部分，主要是說明發(fā)文原因，開宗明義，極其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。事項(xiàng)部分，圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、說明做法、提出要求。結(jié)尾部分，是正文的收束。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語也有所區(qū)別。如，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，當(dāng)否，請(qǐng)批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事項(xiàng)說完即結(jié)束，沒有獨(dú)立的結(jié)尾部分。④附件說明附件說明是公文正件附屬材料名稱和件數(shù)的標(biāo)注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下側(cè)，頂格書寫。如果標(biāo)注的文字較多，向右一般也不超過公文文面的豎向中分線，可以提行空兩格續(xù)寫。但要注意，不要將附件說明寫在簽署和署時(shí)之下，應(yīng)是正文和簽署之間。附件分兩種：一種是補(bǔ)充說明主體某些內(nèi)容的材料，如報(bào)表、照片、典型材料等；另一種是補(bǔ)充說明正件主要內(nèi)容的材料，如轉(zhuǎn)發(fā)的文件、隨文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章。如屬這類的附件，其名稱在正文內(nèi)已有交代，在“附件”項(xiàng)內(nèi)則不必重復(fù)標(biāo)示。并非所有的公文都有附件。有相當(dāng)部分的公文是沒有附件的。附件有幾件，就得標(biāo)出幾件的名稱和件數(shù)，以使附件說明和公文所帶的附件相吻合。⑤成文日期。成文日期，又稱署時(shí)，是指公文生效的法定時(shí)間，一律用漢字小寫數(shù)字寫全稱，如“一九九三年三月九日”。書寫體例要一致，不能與阿拉伯?dāng)?shù)字交錯(cuò)使用。公文成文日期。一般性文件，以實(shí)際發(fā)出的日期為準(zhǔn)，具體說，本單位單獨(dú)制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。是報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。⑥印章印章，指壓蓋于署時(shí)之上的機(jī)關(guān)公章。它是機(jī)關(guān)最權(quán)威的代表形式，是公文效力的最權(quán)威的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章必須蓋得端正、清晰。其位臵上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。（3）文尾部分文尾部分由附注、抄送機(jī)關(guān)、主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項(xiàng)組成。①附注附注用于說明其他項(xiàng)目不便說明的事項(xiàng)。如說明公文的傳達(dá)范圍；說明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語。附注內(nèi)容位于成文日期下方左側(cè)、抄送機(jī)關(guān)上方。②主題詞主題詞，是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞語。主要作用在于方便電腦儲(chǔ)存幫檢索文件。其位臵在抄送機(jī)關(guān)上方。標(biāo)引主題詞要注意三點(diǎn)：一要掌握選詞原則，要選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語。一份文件的主題詞一般不超過5個(gè)。其標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上文種名稱“通知”。一份文件如果有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如 會(huì)議紀(jì)要《聽取全國財(cái)政工作會(huì)議情況和全國打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況的匯報(bào)》，先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)類屬詞“稅務(wù)”；然后標(biāo)反映 第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)類屬詞“緝私”；最后標(biāo)文種名稱“會(huì)議紀(jì)要”。二要使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》（1997年修訂）由15類1049個(gè)主題組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個(gè)主題詞，附表有2類298個(gè)主題詞。詞表分為三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財(cái)政、金融”類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。三是主題詞的標(biāo)引，應(yīng)堅(jiān)持“誰辦文，誰標(biāo)引”的原則，這樣可以保證標(biāo)引主題詞的準(zhǔn)確性。③抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)，指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，位于發(fā)至范圍的下方。抄送機(jī)關(guān)要根據(jù)公文內(nèi)容與性質(zhì)、機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的職能與職權(quán)及工作的需要來確定。④印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)，是指具體主辦、制發(fā)公文的部門。一般是機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或秘書處（科）。他們對(duì)公文的制發(fā)全面負(fù)責(zé)。如廣州市人民政府的公文，其印發(fā)機(jī)關(guān)是“廣州市人民政府辦公廳”。印發(fā)機(jī)關(guān)的位臵在抄送機(jī)關(guān)的下方。印發(fā)日期，是指該公文送印或發(fā)出的時(shí)間。如“二○○五年十月十七日印”。其位臵在印制部門的右邊。⑤印數(shù)印數(shù)，是指公文的實(shí)際印制份數(shù)，位于印發(fā)時(shí)間的正下方，向右不頂格。文頭、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文為核心的有機(jī)統(tǒng)一體。它們有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在實(shí)際操作中，不能只重視某一些項(xiàng)目，而忽視另一些項(xiàng)目。如果不按要求制作，就難免造成失誤，影響公務(wù)的辦理。三、公文寫作（一）命令命令（令）是依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員的公文。它是行政機(jī)關(guān)發(fā)布的、具有強(qiáng)制性、指揮性的公文。根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有中華人民共和國主席、國務(wù)院總理、國務(wù)院各部部長、各委員會(huì)主任以及縣以上各級(jí)人民政府首腦，才能發(fā)布命令，其他任何單位和個(gè)人均不得發(fā)布命令。因此，是行政公文中規(guī)格較高的一種文體，是下行文。（令）的類型命令可分為發(fā)布令、行政令和嘉獎(jiǎng)令三種。（1）發(fā)布令用于發(fā)布依照有關(guān)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。一般行政法規(guī)以命令為載體發(fā)布，命令與法規(guī)合為一體，既不能把隨命令發(fā)布的法規(guī)當(dāng)附件，也不應(yīng)把它們當(dāng)作兩份公文，法規(guī)已成為命令內(nèi)容的組成部分。有些重要規(guī)定或重大決定也可以直接發(fā)布。（2）行政令主要用于公布重大強(qiáng)制性行政措施。這類命令通常指中華人民共和國主席根據(jù)全國人民代表大會(huì)的決定或全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的決定，采取重大強(qiáng)制性措施，發(fā)布特赦令、戒嚴(yán)令、動(dòng)員令等；國務(wù)院根據(jù)憲法和法律的規(guī)定可以制定重大行政措施，決定各省、自治區(qū)、直轄市范圍內(nèi)部分地區(qū)的戒嚴(yán)并發(fā)布戒嚴(yán)令。（3）嘉獎(jiǎng)令主要用于嘉獎(jiǎng)有突出成就和重大貢獻(xiàn)的單位及人員。命令的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、正文和落款4個(gè)部分。命令的寫作突出在“簡”和“實(shí)”兩個(gè)字上，一般命令篇幅簡短，語言平實(shí)莊重，語氣堅(jiān)決。（1）標(biāo)題命令（令）的標(biāo)題主要有兩種寫法，一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如《中華人民共和國國務(wù)院關(guān)于北京市部分地區(qū)實(shí)行戒嚴(yán)的命令》，《廣東省人民政府關(guān)于授予六十六名同志“見義勇為先進(jìn)分子”稱號(hào)的嘉獎(jiǎng)令》。行政令、嘉獎(jiǎng)令一般用這種寫法。二是省略式標(biāo)題，即只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種兩部分，省略了事由。如《中華人民共和國主席令》、《中華人民共和國國務(wù)院令》等。發(fā)布令較多使用省略式標(biāo)題。（2）發(fā)文字號(hào)命令（令）的發(fā)文字號(hào)與其他行政公文的發(fā)文字號(hào)相同，也有一些命令（令）的發(fā)文字號(hào)不同于其他行政公文的發(fā)文字號(hào)。命令（令）的發(fā)文字號(hào)只標(biāo)注順序號(hào)“第XX號(hào)”，沒有機(jī)關(guān)代字、年號(hào)。命令“第XX號(hào)”表示發(fā)令機(jī)關(guān)或發(fā)令人的任職開始編列的順序號(hào)，到任職期滿為止，下任再從頭編號(hào)。這是命令的發(fā)文字號(hào)與其他公文不同的地方。有的命令發(fā)文字號(hào)直接使用文件的發(fā)文字號(hào)。如《國務(wù)院、中央軍委關(guān)于授予錢學(xué)森同志“國家杰出貢獻(xiàn)科學(xué)家”榮譽(yù)稱號(hào)的命令》編國務(wù)院文件“國發(fā)[1991]51號(hào)”。又如，《廣東省人民政府關(guān)于清理道路檢查站的命令》編廣東省人民政府文件號(hào)“粵府[1992]72號(hào)”。由此可見，命令（令）直接發(fā)布時(shí)，發(fā)文字號(hào)只編順序號(hào)“第XX號(hào)”，命令（令）用文件發(fā)布式發(fā)布時(shí)，則按文件的格式，編文件的發(fā)文字號(hào)。（3）正文正文是命令的主體部分。正文的內(nèi)容主要包括命令原由和命令事項(xiàng)兩部分。命令的語言表達(dá)非常精練準(zhǔn)確，語氣堅(jiān)決，充分體現(xiàn)強(qiáng)制性、權(quán)威性的特點(diǎn)。因此，命令的寫作，沒有報(bào)告、請(qǐng)示或通知等公文的說理、闡述詳細(xì)等語言，并多用陳述語氣祈使語氣。命令的原由，指為什么發(fā)布此命令，根據(jù)什么發(fā)布此命令。這部分有時(shí)也可以省略，直截了當(dāng)?shù)匕l(fā)出命令。命令事項(xiàng)。指命令的具體內(nèi)容，需要執(zhí)行的內(nèi)容，有的命令事項(xiàng)比較簡單。嘉獎(jiǎng)令的事項(xiàng)則需要說明獎(jiǎng)勵(lì)誰，授予什么稱號(hào)，發(fā)出號(hào)召等。（4）落款命令的落款，一般是署發(fā)令機(jī)關(guān)的名稱，或發(fā)令人職務(wù)的姓名。其中發(fā)布令多數(shù)署發(fā)令人姓名。落款下方署發(fā)令年、月、日。（二）決定決定是對(duì)重大或者重大行動(dòng)做出安排獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。決定是黨政機(jī)關(guān)普遍使用的一種下行文，它帶有穩(wěn)定性和約束性的特點(diǎn)，適用范圍也比較廣泛。根據(jù)決定的適用范圍，一般可以分為兩大類型：一是知照性決定。一般指表彰決定、處分決定、機(jī)構(gòu)設(shè)臵決定、人事安排決定或某一具體事項(xiàng)的決定，等等。這類決定的主要作用是把決定的事項(xiàng)簡要地傳達(dá)給有關(guān)地區(qū)和單位，一般沒有要求執(zhí)行的具體意見。這類決定內(nèi)容比較單一，簡明扼要。二是指揮性決定。主要是指關(guān)于重大事項(xiàng)和行動(dòng)的決定以及一些帶規(guī)定性質(zhì)的決定。變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)決定事項(xiàng)，也屬指揮性決定。這類決定容量很大，篇幅較長，能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖，詳細(xì)闡述有關(guān)方針政策，對(duì)重大行動(dòng)提出政策措施及要求，并要求在規(guī)定的范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行。（1）標(biāo)題決定的標(biāo)題，一般應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種