【正文】 務(wù)組任務(wù)）確定邀請嘉賓及客戶名單、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車次及抵達(dá)時(shí)間報(bào)接待組。確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等, 按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。制作票證：桌簽：15cm40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。統(tǒng)計(jì)人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統(tǒng)一裝袋。根據(jù)會議會場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計(jì)，制作。（二）會場布置：主席臺搭建及座區(qū)安排（會務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備:懸掛橫幅：（酒店門口和會場內(nèi)部）表示對各位參會的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。導(dǎo)引牌：（34個(gè)，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶按照指定路線到達(dá)會場易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：A、主講老師介紹；B、主辦方公司介紹；C、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會場進(jìn)口的兩邊（2）重點(diǎn)做好會場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。（3）做好會議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。（4）根據(jù)會務(wù)組要求布置好（廣告牌、會議標(biāo)語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。（6）在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。（三）會議報(bào)到安排：成立生活服小組負(fù)責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會議室）據(jù)酒店提供的房況表，會務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會議人員的房間，選定專家、門店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費(fèi)品撤銷等工作。做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。向嘉賓告知酒店名稱、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。對接酒店: 做好接待工作，叫早服務(wù)、開會時(shí)間提醒服務(wù)。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項(xiàng)，做好食宿接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會議期間的生活服務(wù)。安排用餐時(shí)間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。備注：培訓(xùn)人員同性別的4人一個(gè)房間（雙人標(biāo)間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨(dú)安排房間。會中：1：提前檢查會議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單、茶點(diǎn)及相關(guān)服務(wù)到位情況。確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙安排司儀在會場入口處迎接來賓第一時(shí)間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。確認(rèn)特殊客人（含相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。備注：（第二天同樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）會后：收集整理會議剩余、可再利用物資物料等。會務(wù)總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理。匯總參會人員的相關(guān)資料。與會議協(xié)辦方的費(fèi)用結(jié)算工作。備注：（第一天會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)召開總結(jié)會議，總結(jié)當(dāng)天問題，并落實(shí)第二天會議安排。）七、人員配置：（一）會前布置：工作人員必須在活動前一天的下午13:00到達(dá)酒店，先確定嘉賓及客戶的房間安排；14:00去會場開始布景布置；16:00完成布景，開始節(jié)目演練彩排；18:30結(jié)束演練彩排。工作人員于23日上午08：30準(zhǔn)時(shí)安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負(fù)責(zé)現(xiàn)場接待，兩人負(fù)責(zé)房卡辦理手續(xù)）。（二）會中布置：安排三名我公司員工，進(jìn)行會中服務(wù)，一名工作人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名工作人員負(fù)責(zé)會場內(nèi)引領(lǐng)疏導(dǎo)等工作；另一名工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)物品的保管與禮品發(fā)放。（三）會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)與會人員離開會場，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會場繼續(xù)開展會議培訓(xùn)，晚餐也參照此流程。（四）總結(jié)會：當(dāng)日活動結(jié)束后，所有工作人員必須在指定房間參加會議，總結(jié)當(dāng)天活動問題，提出建議，同時(shí)進(jìn)一步落實(shí)第二天活動安排。（五）分組安排： 總指揮:章總 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：林老師生活服務(wù)組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行湯娟和謝小釵：負(fù)責(zé)和酒店對接住宿事務(wù)以及簽到臺簽到工作。其他人：分別負(fù)責(zé)對自己服務(wù)的店家人員開展接待引領(lǐng)、住宿手續(xù)辦理、用餐引領(lǐng)、服務(wù)咨詢等事務(wù)。會務(wù)組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰吳小慈：負(fù)責(zé)會場座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場和酒店方對接等工作黃春蕊：負(fù)責(zé)所有的會議物資管理 王奎：負(fù)責(zé)車輛管理和現(xiàn)場拍照工作朱紹業(yè)：負(fù)責(zé)宣傳物品管理、會場設(shè)備對接以及現(xiàn)場裝點(diǎn)布置的工作 章杰：協(xié)助黃春蕊高彥寧、陳馨皓：現(xiàn)場機(jī)動安排，無特殊安排時(shí)主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場舞臺對接工作。備注：（所有工作人員在活動期間必須統(tǒng)一穿工裝）八、接待禮儀為樹立公司良好形象，公司員工在接待與會人員時(shí)，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時(shí)，可說：您好，歡迎光臨！請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨我們吉祥醫(yī)美總部等。在接待客戶時(shí)，需按照標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)禮儀，嚴(yán)格要求自己的形體以及行為舉止。比如：引導(dǎo)客戶時(shí)要面帶微笑，手指并攏，手心朝上，切忌“指點(diǎn)江山”等吳小慈 第五篇：會議接待方案會議接待策劃方案為確保各項(xiàng)會議接待工作的順利進(jìn)行，特?cái)M定方案如下： 一．會議主題：待定二．會議時(shí)間：2012年6月7日星期四9：0016：00 三．會議地點(diǎn)：淄博匯科機(jī)電設(shè)備有限公司二樓會議室 四．參會人數(shù)：35人左右 五．環(huán)境布置：（一）會場外區(qū)域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業(yè)家的熱烈歡迎。（二）會場內(nèi)區(qū)域布置：，準(zhǔn)備好相應(yīng)的辦公文具等。2把原來的圍桌撤掉，放進(jìn)大約40張椅子，供與會人員就做。（必要時(shí)可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上貼有領(lǐng)導(dǎo)的名字，以便對號入座），以便于與會人員休息時(shí)飲水。六．人員配置：（一）.會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設(shè)接待人員一名，二樓會議室門前設(shè)接待一名。（二）會中布置：安排三名我公司員工，進(jìn)行會中服務(wù)，一名服務(wù)人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名服務(wù)人員負(fù)責(zé)飲水等工作；另一名服務(wù)人員，在辦公室，負(fù)責(zé)行政保障工作。（三）會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)企業(yè)家離開會場。（四）午休時(shí)間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機(jī)電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時(shí)，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務(wù)。為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時(shí)，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時(shí)，可說：你好，歡迎來到匯科機(jī)電/請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。