外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度-規(guī)范-資料下載頁
2024-10-13 23:47本頁面
【正文】 周計劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對本月簽單量，款項回收情況進(jìn)行總結(jié)。對客戶進(jìn)行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評價分析。，做自我分析評價，制訂半年的工作目標(biāo)和計劃。（二）客戶開發(fā)前期工作 ，要及時跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。（三）報價及合同簽定，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。，合同修改后重新確認(rèn)。，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四）安排生產(chǎn)（備貨）非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關(guān)發(fā)貨！（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務(wù)員一條龍操作。）您或許會覺得成本會增加，但這絕對是必要的！，通知跟單員在速達(dá)5000中及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。，保險，定船定航班情況。，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。（五）發(fā)貨，客戶如指定貨代，及時與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時間。，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（六）文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。（七）電腦管理，總經(jīng)理處備案。，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看?？蛻糍Y料半年進(jìn)行一次光盤刻錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（八）E盤文件管理，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應(yīng)的文件夾下都能找到。E盤：高級客戶 ：客戶Business ReportCustomer FilePackingShipping document低級客戶： 客戶郵件潛在客戶： 客戶郵件：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對應(yīng)的文件夾都能找到。（九）郵件管理統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存?？偨?jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。（十）產(chǎn)品報價程序業(yè)務(wù)人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。（十一）合同號登記本業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。合同號登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。（十二）單證保管貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。（十三）獎懲制度業(yè)務(wù)員嚴(yán)格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對于嚴(yán)格執(zhí)行者給予激勵加分，如違反以上規(guī)定第一次給予警告，第二次給予扣分。
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