人事檔案操作方法-資料下載頁
2024-10-13 13:57本頁面
【正文】 ~不小心失手，被膘哥偷襲！明天我勢必重新奪回沙發(fā)寶座！正如我前兩天打卡介紹的那樣，我們公司在人事檔案方面的管理相對比較完善，目前沒太大的風險，沒有因此而給公司造成重大損失或發(fā)生負面影響事件。慶幸之余，還是得益于公司對檔案管理的重視和日常操作的規(guī)范管控。要合理規(guī)避人事檔案的風險，我個人認為要從檔案的真實性、完整性、及時性、安全性和實際操作的完備性等五個方面去著手考慮。詳細如下：真實性 員工檔案真實性是其第一要素，如果連真實性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費時間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實性是風險防控的第一關，也是最重要的一關。沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時的身份核實、學歷驗證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動合同由HR在場監(jiān)督指導員工本人簽訂等；員工對各項規(guī)章制度的培訓記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎懲記錄、考核目標確認書、績效面談表、考核統(tǒng)計數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實并經(jīng)員工簽名確認過的。另外，為了核查真實性把關工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會有HR負責人最終把關審核簽字這一關，只有經(jīng)HR負責人審核簽字確認的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關，那就趕緊補上吧，任由小文員一個人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會有風險的?。。┩暾赃@個不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風險隨時可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨有一個員工沒簽，而他卻正好嚴重違紀了；或者說所有其他員工都買保險了，唯獨有一個員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時沒檢查和注意好員工檔案內(nèi)容和記錄的完整性。多留個心眼，多仔細對幾遍，多審核，不完整限時補齊（如我們是要求一周內(nèi)補齊）等終究是有益無害的。及時性及時性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補齊的都要及時提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風險。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡人）有變更的，應第一時間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認沒變更，排除企業(yè)不利風險同時，檔案管理人員要及時給予更新。做好及時性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設置工作事項提醒或建立EXCEL表格對到期時間進行標紅提醒，并定期提前查看，以備及時行動。安全性 安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點。為了進一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內(nèi)容安裝了高清攝像頭，整個檔案室可以通過高清攝像后臺一覽無余，沒有死角?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準按權限查看，不能復制、下載或打印等。操作的完備性 這個說簡單點，就是你對員工檔案所做的每一項動作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對待公司財務報表和公章一樣，去認真慎重地對待檔案建立和管理的各個環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個人經(jīng)歷，操作中延誤或不及時辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負面影響者，按嚴重違紀論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。
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