【正文】 。6． 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。7． 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號、文件題名、文號、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點等項目(見附件4)第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。第二十二條裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1)。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。第二十六條 檔案的保管期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。1． 長期保存： 1)公司章程； 2)股東名冊；3)組織規(guī)程及辦事細則； 4)董事會及股東會紀(jì)錄； 5)財務(wù)報表；6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 8)工程設(shè)計圖；9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。10)預(yù)算、決算書類； 11)會計憑證； 12)事業(yè)計劃資料； 13)期滿或解除之合約； 2． 二年保存：1)結(jié)案后無長期保存必要者。2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件第八章 檔案密級 第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1．“絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。2．“機密”文書含：公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。3． “密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。4． “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》(見附件3)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。第三十條 如需借閱公司人事、財務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。第三十一條 檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。第三十四條檔案管理部門應(yīng)主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。第三十六條 依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。第三十七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第十章 檔案的銷毀 第三十八條對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。第三十九條 公司終止、解散時，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。第十一章 附則第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。第四十二條 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行報送：侯總、張總抄送：總公司總裁辦、綜合管理部 發(fā)送：各部門傳閱：全體員工（張貼公告欄）附件1： 《檔案盒封面》： 檔 案全宗名稱成都合能新城市廣場管理有限公司 歸檔部門名稱（文檔名）文檔的條款號：（起止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷內(nèi)共 件，保管 年《檔案盒盒脊》： 部門、文檔大類，二0 年附件2：(例)歸檔文件封面全宗號成都合能新城市廣場管理 有限公司類別號XZ 年 度201X保管 期限長期盒 號00 件 號00文件字號商管(行)字201X第000號文件日期201X0525 責(zé)任人新城市廣場管理公司行政部頁 數(shù)13頁 歸檔單位行政部密 級普通 題 名檔案管理辦法 備 注附：檔案盒封面；歸檔文件封面；檔案調(diào)閱審批單；文件歸檔目錄。附件3： 檔案調(diào)閱審批單 年 月 日類 別 調(diào)閱部門 調(diào)閱人 文件名稱 內(nèi)容摘要 調(diào)閱用途 使用方式調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止計 日 檔號及件數(shù) 借出日期年 月 日 共 件歸還日期年 月 日（保管人簽章：）備注調(diào)閱人： 審核： 核準(zhǔn)： 說明：1)本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于檔案退還后由檔案管理人退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。2)借閱本部門檔案材料時，借閱人需由本部門負(fù)責(zé)人簽字，借閱非本部門檔案材料時，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。3)申請使用方式有：A 查閱、B摘抄、C復(fù)制、D借出。