【正文】 3)申請使用方式有：A 查閱、B摘抄、C復(fù)制、D借出。附件3： 檔案調(diào)閱審批單 年 月 日類 別 調(diào)閱部門 調(diào)閱人 文件名稱 內(nèi)容摘要 調(diào)閱用途 使用方式調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止計(jì) 日 檔號及件數(shù) 借出日期年 月 日 共 件歸還日期年 月 日（保管人簽章：）備注調(diào)閱人： 審核： 核準(zhǔn)： 說明：1)本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于檔案退還后由檔案管理人退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。第十一章 附則第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。第三十九條 公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。該清冊永久保存；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。第三十七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。第三十一條 檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4． “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。2．“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會議紀(jì)要。2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件第八章 檔案密級 第二十七條公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1． 長期保存： 1)公司章程； 2)股東名冊；3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 4)董事會及股東會紀(jì)錄； 5)財(cái)務(wù)報(bào)表；6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 8)工程設(shè)計(jì)圖；9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。第二十六條 檔案的保管期限。第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。第二十二條裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1)。第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。目錄填寫須使用碳素墨水書寫。第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。6． 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。即盒號、件號。例如：營運(yùn)部月報(bào)，招商進(jìn)度表，會議記錄等等。如：長期、二年。3)“CCCC”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：201X。4． 檔號的表示方式如下：商管公司ABCCCCDEF(G)0000 1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號2)“AB”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號。2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。第十七條檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第五章 檔案名稱、編號第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。第十四條 檔案的保管1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2．公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標(biāo)題”。2．移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。7．歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。5． 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。第十二條 歸檔文件的整理1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。2． 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。人員變動應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第六條 檔案管理部門及負(fù)責(zé)人 1． 公司檔案管理部門為行政部； 2． 公司立檔單位為各部門；3． 檔案管理