【正文】 分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。對(duì)只標(biāo)有密級(jí)而沒有保密時(shí)限，要按照《保密法》關(guān)于劃定密級(jí)和保密期限屆滿自行解密的要求進(jìn)行調(diào)整。檔案在管理過程中，其密級(jí)不會(huì)是固定、一成不變的，檔案的密級(jí)會(huì)隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密。在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。這里所說的“另有規(guī)定”主要是指在保密事項(xiàng)范圍中明確規(guī)定某類國家秘密事項(xiàng)保密期限為“長期”的情況。國家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過三十年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過二十年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過十年”。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。㈤做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。二是強(qiáng)化監(jiān)督措施。具體來說，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施:一是強(qiáng)化制度建設(shè)。㈣做好檔案利用中的監(jiān)督工作。立檔單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》要求，對(duì)密級(jí)文件單獨(dú)立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用過程中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。特別是在2000年中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布以后，按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。直到現(xiàn)在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現(xiàn)象，留下了擴(kuò)散機(jī)密的隱患。要嚴(yán)格檔案庫房的管理，指定專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)密的檔案庫房管理制度，禁止無關(guān)人員出入。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫房不適合設(shè)在辦公樓的最底層尤其是不具備通風(fēng)防潮條件的地下室，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、煙感器、電子監(jiān)控設(shè)備等，以達(dá)到防盜等要求。在檔案管理的實(shí)踐中，有些單位通常將檔案庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓之中。㈡強(qiáng)化檔案庫房的科學(xué)管理。通過宣傳教育提高行員對(duì)保密工作的認(rèn)識(shí)，使之明確加強(qiáng)保密工作是維護(hù)國家安全、擴(kuò)大改革開放、搞好經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要保證。三、如何做好檔案管理和利用中的保密工作㈠加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化保密觀念和保密技術(shù)手段。它明確規(guī)定了標(biāo)有密級(jí)的文件資料必須單獨(dú)立卷。㈤密與非密文件資料混合組卷。但一些單位為了保險(xiǎn)，隨意擴(kuò)大定密范圍，把不是國家秘密的檔案定為秘密級(jí)，把應(yīng)定為秘密的檔案定為機(jī)密級(jí)。㈣定密上的隨意性?！稒n案法》、《保密法》及其〈實(shí)施辦法〉為我們做好各項(xiàng)保密工作提供了法律依據(jù)和行為準(zhǔn)則，保密單位根據(jù)各自的情況也制定了相應(yīng)的保密法規(guī)、制度。特別是無線電技術(shù)、紅外、藍(lán)牙、激光、計(jì)算機(jī)等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭更加尖銳復(fù)雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。㈡通信和辦公自動(dòng)化程度不斷提高，對(duì)保密工作提出新的挑戰(zhàn)。一些人保密觀念淡薄，認(rèn)為市場經(jīng)濟(jì)無密可保，在當(dāng)前高科技發(fā)展的時(shí)代有密難保。因此，在加大檔案利用力度的同時(shí)，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門必須高度重視的問題。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時(shí)，也有一些因利用不當(dāng)而造成失泄密問題。用檔案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門解決實(shí)際問題，熱心為利用者提供服務(wù)。第一篇：企業(yè)檔案管理及利用制度檔案管理制度為規(guī)范公司檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。方面情況，按時(shí)上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)和偽造。第二篇：淺論檔案管理和利用中的保密工作淺論檔案管理和利用中的保密工作徐慧春隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。出現(xiàn)這樣問題所占比例雖然極小，但其負(fù)面影晌是不容忽視的。一、當(dāng)前保密工作中容易出現(xiàn)的問題㈠思想認(rèn)識(shí)上的麻痹。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業(yè)務(wù)，對(duì)經(jīng)手的大量國家秘密見密不知密，習(xí)以為常，麻痹大意，對(duì)國家秘密的安全造成了嚴(yán)重的威脅。隨著先進(jìn)的通信工具和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與設(shè)備被廣泛應(yīng)用于辦公活動(dòng)中，在極大地提高了工作效率的同時(shí)，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。㈢保密制度不健全，措施不落實(shí)。1但是仍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、措施不落實(shí)、制度執(zhí)行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現(xiàn)空檔，失密情況時(shí)有發(fā)生，給國家、集體和個(gè)人帶來不可估量的損失。定密工作是檔案保密工作的基礎(chǔ)，《保密法》規(guī)定國家秘密需要“依據(jù)法定程序確定”。還有的單位為了省事，對(duì)該定密的不定密，或?yàn)榱送獬鰯y帶方便，怕遺失后承擔(dān)保密責(zé)任而不定密級(jí)?！稒n案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”。但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位在文書立卷時(shí)不按照檔案法規(guī)定進(jìn)行立卷，在文件分類時(shí)，沒有把密級(jí)的文件單獨(dú)立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開發(fā)利用造成了嚴(yán)重的影響。思想上保密意識(shí)的強(qiáng)弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強(qiáng)化全員保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)，這是做好檔案利用工作的客觀需要。檔案工作者要加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到既精通檔案業(yè)務(wù)和保密要求，又能夠較為全面地掌握計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理和技術(shù)防范手段，通過新技術(shù)手段進(jìn)一步把保密工作做實(shí)、做好。檔案庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。從保密管理和檔案安全的角度來講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來作檔案庫房使用的。同時(shí)，還應(yīng)努力做到檔案庫房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。㈢加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。針對(duì)這種問題，可以采取對(duì)已經(jīng)混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。因此，調(diào)閱檔案時(shí)要以件為單位進(jìn)行提供，以避免擴(kuò)大涉密文件閱知范圍。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)