【正文】 ：發(fā)布內(nèi)部文件、內(nèi)部通信 P345中 、相關(guān)企業(yè)和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務(wù)信息 P345下：Extranet的作用是：三點（書上第346上）：網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式：四個 書上第346頁：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內(nèi)與圈外。P347 ：?？嫉谝缓腿c：溝通信息呈超負(fù)荷態(tài)；縱向溝通弱化，橫向溝通擴(kuò)張。P348和P349 P349上第四行第二章 辦公環(huán)境的管理：開放式辦公室的優(yōu)點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優(yōu)點：易于保證工作的機(jī)密性（把書第353頁上表格看一下）、網(wǎng)格式辦公室。P352 ：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現(xiàn)，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的方案。答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡。認(rèn)識到存在的問題后，提出如下改進(jìn)建議。書上第356頁的表格，把大標(biāo)題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來負(fù)責(zé)（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應(yīng)認(rèn)真校對。（3）章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對一遍。P358上：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358 ：（1）價格和費用，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 要仔細(xì)比較供應(yīng)商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P359 ：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督？答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）第二：加強(qiáng)對辦公設(shè)備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數(shù)量。（P260）第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。：租用或租借合同無法提前終止， ，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購人員。并復(fù)制一份給會計部門。②采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫③會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經(jīng)財務(wù)主管簽字，支付款額或支票。P362 。(P363中)并指明每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人 ：書上第364頁第一、二、三、四點 。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標(biāo)準(zhǔn)適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。P365中。P365下第三章 常用事務(wù)文書的擬寫：市場調(diào)查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中、事件調(diào)查報告、經(jīng)驗調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。P367 ：書上第368頁下 。P369中。是實現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書 p369 ：其一是針對性；其二是預(yù)見性。P369 。看后，第四題題目就是根據(jù)背景寫一篇計劃書。北京的粗略意思是：單位要開展一項學(xué)習(xí)太極神功的活動，學(xué)習(xí)完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細(xì)看一下書上第370頁，例文分析2 。按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）P372 ：成績和經(jīng)驗、存在的問題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等 ：主體由過程式、經(jīng)驗式等多種形式。P374 ：第一、二、三、四點 P374 ：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 ：招標(biāo)書。招標(biāo)書由多種類型：企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承包招標(biāo)書、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書。P376下 ：可能是公文寫作題：招標(biāo)書 因此一定要好好看一下招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法 看一下第377頁的招標(biāo)書例文：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法“標(biāo)函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關(guān)于投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)和寫法同學(xué)看一下即可。第四章 會議與商務(wù)活動？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經(jīng)費預(yù)算和餐飲安排 P382 ：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化 P382 、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下 ，預(yù)算我們應(yīng)重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：.. 答案：BD ：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會 P385中：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄 P385 ：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)？答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問題；另一列的標(biāo)題是：落實日期在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進(jìn)程，秘書發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機(jī)成熟時，適時引導(dǎo)（3）發(fā)言時要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。秘書還應(yīng)做到在會上認(rèn)真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。：P389中，看一下即可，了解 ：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 ：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：（1）避開節(jié)日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下：確定信息發(fā)布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當(dāng)?shù)刂馁e館、會議廳等 P395下 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象 P396上、公關(guān)部部長擔(dān)任。P396 ：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準(zhǔn)備的材料。P396中：（1）講話重點突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息與檔案多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）：信息開發(fā)的主要形式：P401下：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 。P402中：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內(nèi)容復(fù)雜的情況）和報道性文摘 P402 ：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面：主要注意第三點（縱深發(fā)）和第四點（連橫法）P404中，一次信息的形式有剪報、外文文獻(xiàn)的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？：抓住熱點、針對難點、找準(zhǔn)亮點、超前預(yù)測、突出特色 P405中 ，跟蹤卡的定義。P406中：報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個，構(gòu)成四個選項：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) P408 ：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本（4）出具檔案證明 P411 ：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 ：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過長（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 P411 。在證明中只能對有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點完全吻合。P412中（向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種 P412 20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點 P413中 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。 P413中秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413 大事記的內(nèi)容有大事時間和大事記述兩部分組成。 可能要反過來考。如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革 同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414 P414中：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個大標(biāo)題關(guān)于錄像答題技巧：一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密（一）關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：書上第389頁注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；實現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。（二）宴請注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序。關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細(xì)看書上399頁的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。（四）有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。