檔案室管理辦法-資料下載頁
2024-09-30 23:06本頁面
【正文】 值的材料都必須交由檔案管理部門管理，其他任何部門和個人不得私存、轉(zhuǎn)讓、銷毀。 公司檔案室： 公司所屬部門檔案的管理和服務(wù)工作。 公司對外簽署的投資、金融方面的合同、協(xié)議。 體現(xiàn)公司發(fā)展歷程的重大事件的相關(guān)資料。 非本制度規(guī)定，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定由檔案室保管之檔案的管理與服務(wù)工作。 各部門或檔案管理崗： 本部門形成的檔案材料（公司檔案室管轄的除外）的管理與服務(wù)工作。 第十三條檔案的分類 公司檔案根據(jù)其形成內(nèi)容分為如下九類： 運作檔案（三會、投資、設(shè)立及變更材料等） 行政管理檔案（行政事務(wù)、公關(guān)宣傳、資源配置等） 經(jīng)營管理檔案（計劃統(tǒng)計、財務(wù)金融管理、對外經(jīng)濟活動形成的合同、協(xié)議） 學(xué)術(shù)研究檔案（公司學(xué)術(shù)活動、科研項目、培訓(xùn)資料等） 基本建設(shè)檔案（合同、協(xié)議、驗收報告等） 財務(wù)會計檔案（報表、帳簿、憑證及其它會計資料） 人力資源檔案（人力資源登記冊、個人檔案、培訓(xùn)記錄等） 教學(xué)檔案（各類培訓(xùn)、教材、記錄、成績等） 黨群工作檔案（黨務(wù)工作、共青團工作、協(xié)會工作等） 第十四條檔案歸檔流程。由歸檔人員填寫移交清單，經(jīng)檔案管理人員確認(rèn)并在移交單上雙方簽字后接收。 第十五條公司檔案材料歸檔要求： 歸檔文件質(zhì)量要求： 應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由相關(guān)責(zé)任人收集齊全，按歸檔要求初步整理后，填寫移交清單一式二份后向公司檔案管理部門移交歸檔。 歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。 歸檔的文件材料必須文實相符，準(zhǔn)確地反映公司各項活動的真實面貌和歷史過程。 歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。 對完整系統(tǒng)的歸檔文件材料，必須按序整理。 歸檔的文件材料必須簽署完備、印鑒齊全。 歸檔的文件材料要求載體優(yōu)良、格式統(tǒng) 一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。 基建檔案、以光盤、軟件等為載體的電子信息檔案，歸檔部門應(yīng)編寫歸檔材料簡要說明。歸檔時間和數(shù)量要求： 經(jīng)營合同簽署完畢后即歸檔一份。 工程項目必須先歸檔，后驗收。驗收后一周內(nèi)補歸驗收過程中形成的文件材料。 重要設(shè)備儀器開箱驗收后，其所屬資料立即全部歸檔。安裝驗收后，應(yīng)立即將竣工報告、驗收報告等歸檔。 文件材料每月頭五天內(nèi)歸檔一份。 會計檔案每年第二季度移交前一年檔案材料。 人力資源檔案每季度第一個月15日前整理歸檔上季度檔案。 教學(xué)檔案形成后立即歸檔。 部門撤銷。原部門負(fù)責(zé)人應(yīng)做好文件材料的整理工作，移交檔案管理部門，任何個人不得帶入其他部門。 第十六條監(jiān)督。公司行政部定期或不定期地對各部門檔案工作進行檢查以監(jiān)督其執(zhí)行情況。 第十七條銷毀。須報經(jīng)公司總經(jīng)理/董事長、檔案室負(fù)責(zé)人幾方批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 第十八條檔案利用。提供利用是檔案工作的核心內(nèi)容，檔案管理人員必須主動、積極了解公司、各項工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務(wù)中要嚴(yán)格把握檔案利用審批，以維護公司利益。 檔案利用流程：申請人提出申請——審批人審批——檔案管理部門提供利用——按時歸還。審批權(quán)限：一般檔案及秘密檔案——部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批； 機密檔案——公司負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批； 絕密及重要檔案——公司總經(jīng)理/董事長或其授權(quán)人審批。 非公司人員原則上不允許直接借用或查看公司的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須取得公司檔案室負(fù)責(zé)人同意后報經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。 第十九條檔案庫房應(yīng)該設(shè)在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內(nèi)。第二十條檔案室應(yīng)在內(nèi)部辦公信息系統(tǒng)中公布并定期更新各類收藏檔案目錄和借閱管理辦法，方便檔案的有效利用。 第二十一條檔案安全。所有檔案必須確保其信息安全并做好備份工作。 第五章責(zé)任及其它 第二十二條本規(guī)范適用于公司、部門和全體員工。 第二十三條有下列行為之一，一經(jīng)查實，視其情節(jié)輕重，給予記過失、停職反省，直至除名處理；造成經(jīng)濟損失的，據(jù)實賠償或并處罰款；觸犯法律的移交司法機關(guān)處理：毀損、丟失或擅自銷毀檔案。 擅自向外界提供、抄摘檔案。 涂改、偽造檔案。 未及時上報歸檔或管理不善的部門或檔案管理者。 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同處）。 第二十四條本制度自發(fā)布之日起實行 第23頁 共23頁
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