【正文】 責任人、保管方式、使用審批權利人、使用審批程序、使用文件備案留存、事故責任追究等內容。 第三十六條 各邊貿公司、港口 辦事處及其他機構需要在涉及關連交易、涉及 某某 公司利益的重大法律文 本，如重大合同、協(xié)議、授權書、證明函等加蓋印章時，應首先報請總 公司法律部門進行法律文件的審核。 第十 章 附則 第三十七條 本規(guī)定由 某某 公司法律部門負責解釋與修訂。對于本規(guī)定未盡之處，公司將以實施細則等方式加以補充。 第三十八條 本規(guī)定自公布之日起生效。 車輛使用規(guī)定 第一章 總 則 為加強對公司機動車輛的規(guī)范化管理，達到合理利用資源、降低管理成本、保障交通安全的目的，特制定本辦法。 本辦法適用于公司北京各部室及各分 銷網(wǎng)絡（以下簡稱各單位）。 各單位主要負責人、車輛管理人員和車輛責任人對落實本辦法有關要求負責。 受受 控控 文文 件件 車車 輛輛 管管 理理 制制 度度 行行 政政 辦辦 公公 管管 理理 制制 度度 編編 號號 : XZ－－ 03 版版 本本 號號 : 20xx1215 修修 訂訂 日日 期期 : 20xx1215 公司總裁 辦公室（簡稱辦公室）是公司車輛管理部門，具體落實公司對各單位車輛的編制配備、預算、購置、更新、處置、安全管理等相關管理工作。 輛使用管理 公司車輛實行編制管理。車輛編制數(shù)量一年一核，編制數(shù)量原則上不得變動，新增機構或業(yè)務項目除外。通過長期租賃方式使用的車輛（生產(chǎn)用車除外），同樣占用車輛編制數(shù)量。 車輛購置 (更新 )采取“一事一報”方式。各單位均無權擅自購置（更新）車輛。公司對各單位購置車輛需求可根據(jù)具體情 況進行內部調劑。 公司車輛均需納入信息管理系統(tǒng)。各單位應指派專人（責任人）進行“車輛管理系統(tǒng)”信息庫的建立、維護工作。責任人應對車輛信息錄入管理系統(tǒng)的準確性、及時性負責。車輛配備發(fā)生變化的 (停駛、丟失、處置、報廢等 )應隨時報公司備案。 車輛費用包括養(yǎng)路費、車船稅、保險、維修保養(yǎng)、油料、停車過路費等，實行預算管理，預算金額和實際費用金額應及時錄入車輛管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。 車輛的維修、保養(yǎng)應實行責任人負責制。 1 責任人應了解和熟悉本單位所使用車輛的技術性能、特點及保養(yǎng)規(guī)定，按使用要求對車輛進行正常維修保養(yǎng)和保潔。 1 保 管好各類車務手續(xù)，按國家規(guī)定進行年度檢驗。 1 新購置車輛必須按保養(yǎng)手冊規(guī)定的保養(yǎng)期限或行駛里程范圍內在其品牌指定的專業(yè)維修廠家進行維修保養(yǎng)。超過保修期的須到公司、保險公司指定的汽車修理廠進行維修保養(yǎng)。同時，必須與維修廠家簽定《車輛維修保養(yǎng)協(xié)議》。 1 車輛保養(yǎng) 1 責任人要建立《車輛維修保養(yǎng)記錄》，并認真填寫。不得漏?；虺锉ｐB(yǎng) (正、負不得超過規(guī)定保養(yǎng)里程 500公里 )。對特殊情況下 (路況差及使用狀況不良 )的車輛，應提前進行強制保養(yǎng)。 1 定期對機油、燃油、冷卻水、剎車和轉向系統(tǒng)及燈光等常規(guī)項目進行檢查；經(jīng)常對車輛常備設 備 (滅火器、備胎、千斤頂?shù)?)進行檢查，保證各車輛技術部件隨時處于良好狀態(tài)。 1 車輛在行駛當中應嚴格遵守操作規(guī)程，如出現(xiàn)異常情況 (水箱缺水、機油短缺、泄漏造成溫度過高、沸騰，發(fā)動機及機械部件異響、輪胎爆裂等現(xiàn)象 )應立即在安全地帶停車，并及時、妥善處理。 1 非特殊情況嚴禁急起步、急剎車、急轉彎和有對車輛造成損害的行為；對路況不好的路段、不利行車的氣候和條件等應采取必要的應急措施，嚴禁在車輛或人身安全沒有保證的情況下冒險行車。 1 因工作需要需將車輛存放在單位外部時，應將車輛放置停車場或有專人看管的場地，無上述條件時，應 報主管領導同意，在確保車輛安全的情況下停放。車輛人為或客觀損 傷 (壞 )，責任人應對其承擔責任。 車輛保潔： 2 駕駛人員應愛護使用車輛，保持車輛美觀整潔和舒適良好的乘坐環(huán)境，以維護公司形象。 2 專職駕駛員正常情況下每日應按車輛衛(wèi)生要求、程序整理車輛，有出車任務時，應在出車前清潔車輛。 2 遠途行車或遇風沙、雨雪等不潔路段后，應及時清洗車輛。 2 車輛管理責任人員應督促使用人在出車前、后對車輛和設備進行清潔、檢查并保持完好。 2 各單位每年應在規(guī)定期限交納車船使用稅、公路養(yǎng)路費等國家和地區(qū)規(guī)定的有關稅費，不得漏繳或欠繳。 2 京內單 位車輛必須由公司保險部統(tǒng)一安排保險，京外單位應參照公司有關規(guī)定，并結合當?shù)貙嶋H情況制定相應的車輛保險辦法。 2 車輛使用人須按車輛本身規(guī)定油質加油，不得加用低于車輛規(guī)定標號燃油，如因違反規(guī)定加入低質油料造成車輛損壞，責任人或使用人應賠償損失 。 第二章 安全管理 第一節(jié) 組織機構 2 車輛安全工作實行逐級負責制 2 公司辦公室負責公司車輛安全管理制度的建立完善，并對各單位車輛安全和交通安全宣傳管理工作進行指導和監(jiān)督檢查。 各單位主要負責人（法人）為本單位車輛安全管理第一責任人，各級車輛管理和駕駛人員作為責任人同樣對本單 位車輛安全負責。 3 各級單位均須設立一名專職或兼職車輛安全管理員（簡稱安全員）并報辦公室備案。 第二節(jié) 職責義務 3 領導職責及義務： 3 各單位主要負責人有對所屬員工及下一級單位進行交通安全宣傳、教育、監(jiān)督和檢查的義務。 3 有將車輛安全管理工作與本單位的工作、經(jīng)營、生產(chǎn)和勞動安全同計劃、同布置、同落實、同檢查、同總結、同評比的義務 3 有對國家、企業(yè)、家庭和個人所造成的損失和嚴重后果承擔法律責任的義務。 3 有接受公司監(jiān)督、檢查并向公司提出建議、意見的義務。 3 安全員職責及義務 3 積極協(xié)助本單位領導建立、制訂車輛安全管理制度、措 施；按上級要求做好相關制度的推行、宣傳及管理；分析發(fā)生交通事故的原因，及時上報。 3 對本單位及下屬機構的車輛 狀況、駕駛人員工作狀態(tài)、車輛基礎信息管理等了解清晰；對 某某 車輛管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)進行維護。 第三節(jié) 安全責任制 公司每年與各單位簽訂《車輛安全管理責任書》（見附件《 某某 車輛安全管理責任書》），各單位逐級與下級單位車輛管理和責任人（責任人指駕駛公務車輛的專職或非專職人員，包括使用“獎勵用車”者）層層簽訂《車輛安全管理責任書》。 4 各單位可參照公司安全責任制條款和本地區(qū)、本單位實際情況，因地制宜制定車輛安全責任書。 新增車輛、駕駛人員的單位，需及時補簽各級車輛安全責任書。 第三章 附 則 4 本辦法由辦公室負責解釋。 4 本辦法自公布之日起實施。 檔案管理規(guī)定 第一章 總 則 第一條 為使公司檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)企業(yè)檔案管理的有關規(guī)定，制訂本規(guī)定。 第二條 公司檔案是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的全部文件及影像資料。主要 包括：文書、合同、會計憑證、審計報告、會議／會談紀要、榮譽證書、重要活動的聲像、影像資料及各種載體的資料等。 第三條 某某 檔案管理實行“集中管理與專門保管相結合”的原則。即除需專門保管的歸檔資料外，各部門形成的應歸檔資料必須集中統(tǒng)一歸檔。 第四條 各部門的文件資料按年度集中向辦公室移交，一般每年 6月底移交上年度歸檔檔案。任何人不得以任何理由將應歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。 第二章 檔案 管理 第五條 辦公室為公司檔案管理工作的負責部門。其主要職責： （一）負責集中管理公司的檔案。 主要是各類檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、提供利用、鑒定和銷毀等工作； （二）負責制定、解釋公司檔案管理規(guī)定或辦法；組織傳達上級有關檔案工作的指示精神，結合公司實際情況提出貫徹、實施辦法，并對公司各有關部門的檔案管理工作進行指導。 第六條 公司 人力資源部、財務部、法律部為公司特設檔案專門保管部門，分別負責與人事、財務、法律有關的需單獨保管的檔案管理。專門檔案保管須制定有針對性的檔案管理辦法，指定專人負責管理，確保檔案安全，并接受辦公室檔案管理工作的監(jiān)督、指導、檢查。 第七條 財務部門形成的重要 文件、會計憑證等由財務部負責保管。有關規(guī)定按照集團 受受 控控 文文 件件 檔檔 案案 管管 理理 規(guī)規(guī) 定定 行行 政政 辦辦 公公 管管 理理 制制 度度 編編 號號 : XZ－－ 04 版版 本本 號號 : 20xx1215 修修 訂訂 日日 期期 : 20xx1215 公司財務部《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。 第八條 員工檔案、人事任免、獎懲通報等由人力資源部負責保管。有關規(guī)定按集團公司《干部檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 第九條 各類具有法律效力的合同正本及與合同有關的不可分離的重要函電、協(xié)議書，以及涉及法律訴訟的案卷， 投資、參股、資本運作， 下屬機構的成立、撤銷、合并、更改名稱、啟用／注銷印章等文件材料 由法律部負責保管。 有關規(guī)定按集團公司《法律事務管理規(guī)定》執(zhí)行。 第三章 歸檔范圍 第七條 以下為必須歸檔的資料： （一） 黨中央、國務院及有關部門主送、抄送，需公司執(zhí)行的各類規(guī)章制度、辦法、指示、決議、條例、通知和重要政策性文件。 （二）各部門形成的 內部文件。主要包括：向上級單位／公司領導的請示、報告及其批復，向外發(fā)送的各種正式文件，年度工作報告、規(guī)劃、財務報表，審計報告及相關材料，項目材料、文件及會議紀要以及對外提供的擔保函、授權書等。 （三） 關于固定資產(chǎn)保管及轉移等有關文件材料，建筑圖紙、房地產(chǎn)協(xié)議、產(chǎn)權證書、帳目以及土地證等法定契約性文本。 （四） 主要外事活動、對外宣傳、廣告、展覽、企業(yè) 標識及其它具有保存價值的文件材料。 （五） 有關黨務、紀檢、監(jiān)察、工會、共青團等工作形成的重要文件。 （六） 公司在各項活動中形成的實物 (獎品、印信等 )、聲像、電子產(chǎn)品等非紙質介質為載體的具有保存價值的檔案材料等。 第四章 歸檔原則和要求 第八條 公司檔案管理實行按部門／單位立卷制度，每一位員工都應遵守歸檔制度，每個部門／單位都應履行立卷歸檔的責任。 第九條 歸檔 時應遵循文件材料的自然形成規(guī)律及特點、保持文件間的有機聯(lián)系、區(qū)別不同價值，遵循便于保管和利用的原則。 第十條 材料立卷時要按照文件形成的客觀規(guī)律和特點，根據(jù)文件的名稱、時間、問題、發(fā)文機關等特征，對文件材料進行組卷，將一組具有有機聯(lián)系的文件材料組成一個案卷。 第十一條 劃分文件所屬年度一般應遵循以下原則： （一）當年辦完的文件應當年立卷； （二）跨年度的請示和批復歸入復文年立卷；沒有復文的歸入請示年立卷； （三）跨年度的規(guī)劃、計劃、預算等材料歸入針對年度的第一年立卷； （四）跨年度的總結、決算，歸入文件針對的最后一個年立卷； （五）跨年度的會議文件，歸入會 議開幕的年立卷； （六）跨年度的各類案件材料歸入結案年立卷； （七）跨年度的條約、條例、規(guī)章、制度等歸入公布或批準年立卷。 第十二條 卷內排列。卷內文件要根據(jù)文件之間的有機聯(lián)系，按照文件形成的時間順序、結合文件的重要程度進行排列。具體要求是： （一）批復在前，請示在后； （二）正件在前，附件在后； （三）定稿在前，修訂稿在后； （四）轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后； （五）訴訟和非訴訟案結論材料在前，依據(jù)性材料在后； （六）重要文件的歷次修 改稿依次排列在定稿之后。 第十三條 各部門在完成上一年度各類文件材料的立卷歸檔工作時，如有實物檔案應隨卷移交。 第十四條 檔案管理部門在 接收案卷時應進行檢查，對不符合要求的案卷應退回有關部門重新整理。符合要求的案卷，交接雙方在案卷移交清單上簽字，各留一份，以備查考。 第十五條 檔案的分類排列應按照紙質檔案、非紙質檔案等不同載體的形態(tài)分類；并按照機構、年度、問題等進行排列。 第十六條 編制檢索工具。各部門／單位檔案管理員應對所管檔案編制檢索工具，其主要項目有：案卷號、立檔單位、 案卷名稱、年度、起止日期、頁數(shù)、保管期限及備注等。 第五章 機構調整中檔案的處置 第十七條 如發(fā)生組織結構變動，應確定檔案的流向（上交、移交或銷毀），并確定專人負責檔案工作。 第十八條 撤銷部門的檔案，須全部上交辦公室。要求附有本部門負責人、經(jīng)辦人簽字的檔案移交目錄。 第十九條 合并部門的檔案，由原部門負責清理移交。新設部門負責接收，統(tǒng)一管理和歸檔。 第六章 檔案的鑒定、銷毀 第二十條 對各類檔案定期鑒定，成立檔案鑒定小組，由主管檔案工作的領導、業(yè)務部門負