6小議我國中小企業(yè)正規(guī)化管理創(chuàng)新制度-資料下載頁
2024-09-25 18:38本頁面
【正文】 文件的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。 ②、保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。 第十八條歸檔要求 ①、把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作， ②、本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是。只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。 ③、存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境 ④、將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 ⑤、需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。 ⑥、原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。 ⑦、在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。 第十九條檢驗 ①、檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應達到100%。 ②、檢驗項目。 ⑴、載體有劃痕，是否清潔。 ⑵、有無病毒。 ⑶、核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 ⑷、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 ③、將檢驗結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。 第二十條移交手續(xù)驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。 第二十一條保管要求 電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件： ①、歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。 ②、環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。 ③、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。 ④、電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。 第二十二條存效性保證 ①、每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。 ②、每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。 ③、設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。 ④、磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。 ⑤、定期檢驗結(jié)果應填人電子檔案管理登記表。 第二十三條利用 ①、電子檔案的封存載體不得外借。 ②、利用時使用拷貝件。 ③、利用時要遵守保密規(guī)定。 ④、利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 ⑤、具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。 第二十四條電子檔案的銷毀鑒定。 ①、電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行。 ②、電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。 ③、非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡中徹底清除。 第二十五條統(tǒng)計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。 由于編寫時間比較倉促，及本人的寫作水平的有限，本論文存在疏漏和不足，懇請老師批評指正。 參考文獻： 《中小企業(yè)正規(guī)化管理制度大全》吳海東 《突破中小企業(yè)發(fā)展的瓶頸》余世維 第19頁 共19
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