5企業(yè)檔案管理及利用制度-資料下載頁
2025-09-02 18:14本頁面
【正文】 ④ 按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。 保衛(wèi)保密制度。具體要求如下。 ① 對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù) 責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。 ② 庫房備有必要的防火、防潮器材。 ③ 庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。 ④ 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。 ⑤ 無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。 ⑥ 離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。 統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項。 第 13 頁 共 15 頁 ① 人事檔案的數(shù)量。 ② 人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。 ③ 檔案整理情況。 ④ 檔案保管情況。 ⑤ 利用情況。 ⑥ 庫房設(shè)備情況。 ⑦ 人事檔案工作人員情況。 二、人事檔案利用制度 □ 目的 第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。 □ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： 設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào) 卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。 第 14 頁 共 15 頁 借出使用。借出庫房須滿足一定的條，比如。本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。 出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。 3 人事檔案利用的 手續(xù) 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。 查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容。首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。 外借手續(xù)。 首先，借檔單位寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。 其次，借檔單位蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。 再次， 人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。 然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時，及時在外借登 第 15 頁 共 15 頁 記上注銷。 出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
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