【正文】 員足不出戶，就能參與會議的整個過程，通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可召開地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動通信和電傳呼，可以使秘書隨時同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持 聯(lián)系，大大減少出差人員和出差費用，極大地改變了秘書的工作方式。秘書的工作方式雖然發(fā)生了重大的變化，但并不代表一些具體秘書工作中的規(guī)范處理程序的變化。由于公文辦理、檔案管理等工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)。即使在辦公自動化環(huán)境下仍要保持規(guī)范處理，使 oa 與傳統(tǒng)秘書工作真正相結(jié)合。綜上所述，使秘書人員避免了在領(lǐng)導(dǎo)、同事與部分之間的穿梭，人與人面對面的接觸大為減少，純手工操作的成分大大降低，秘書工作方式發(fā)生了重大變化。 第二節(jié)極大地 提高秘書工作效率 第 15 頁 共 20 頁 一、會務(wù)工作方面 會務(wù)工作方面可以用辦公自動化系統(tǒng)輔助完成。由于會務(wù)工作極其復(fù)雜，千頭萬緒，所以秘書安排會議起來常常力不從心，然而，利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需 2— 3分鐘就安排好了，秘書能輕易應(yīng)付大量會議。辦公化自動化系統(tǒng)不僅能科學(xué)地分配會議室、交通工具、聲響設(shè)備等，并能進行會議記錄，編輯會議簡報等，能自動檢索會議內(nèi)容，并能及時修改和刪除。 二、處理信息方面 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使信息和資源由整個機構(gòu)共享，使眾多人員能夠一起處理項目?；ヂ?lián)網(wǎng) 不受空間與時間的限制，逐漸消除或重新定義了社會之間的界限、關(guān)系，給我們打開了廣闊的思維空間，有利于秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)獲取知識，充分發(fā)揮思維能力為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如在實行資源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘書去發(fā)布，如員工作業(yè)分配表、各項管理制度以及個部門組織圖等。這些以往通常都必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用，現(xiàn)在通過 inter 之后，這些都可以在inter 上發(fā)布，提高效率，也節(jié)省了成本。信息被稱為 “ 財富的財富 ” ， 往往稱為個人、企業(yè)、行業(yè)、部門甚至國家決策成敗的關(guān)鍵。 第 16 頁 共 20 頁 網(wǎng)絡(luò)中大量搜索引擎的使用，適應(yīng)了大量經(jīng)濟信息傳播和處理管理的需要，不僅克服了傳統(tǒng)的手工方法和原始程序處理信息存在的局限性。使搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決。更重要的是，秘書人員通過網(wǎng)絡(luò)接觸到了比過去更多的信息，掌握了大量情況。秘書人員真正做到了 “ 眼觀六路，耳聽八方 ” ，思考問題和解決問題的空間進一步擴展，這就使得他們有可能做好一般性的信息處理事務(wù)和參謀輔助的同時，參與領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍 之內(nèi)的決策工作。 第三節(jié)促進秘書工作職能的擴展 傳統(tǒng)的秘書工作主要是辦文、辦會、辦事三個方面的內(nèi)容。具體來說主要有文書工作、檔案工作、會務(wù)工作、信息工作、信訪工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使秘書工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密結(jié)合在一起，為適應(yīng)這一發(fā)展趨勢，秘書人員要改變過去傳統(tǒng)的工作模式，工作的內(nèi)容不僅僅是以上所說幾點，凡是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的能通過網(wǎng)絡(luò)解決的事務(wù)都可以當(dāng)作秘書的職能。秘書工作的職能擴展的兩個相互對應(yīng)因素： 一、領(lǐng)導(dǎo)工作中的需要 領(lǐng)導(dǎo)是機關(guān)或 單位中的首腦，處于決策地位，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)也必定會繁多雜亂，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴大了領(lǐng)導(dǎo)的需要，比如一些技術(shù)性難題，領(lǐng)導(dǎo)沒有精力甚至沒有能力去解決，就需要秘書 第 17 頁 共 20 頁 及時處理。又如在會務(wù)工作中，秘書人員的工作內(nèi)容不再僅僅是會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后整理的三大環(huán)節(jié)，在電視電話會議中，還要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接情況。如果這些事務(wù)，由于領(lǐng)導(dǎo)的能力或精力不夠等原因而得不到處理，勢必造成很大的影響和損失，以至影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，為了領(lǐng)導(dǎo)工作中的不足和需要，就要促進秘書工作職能的擴展。 二、秘書工作的可能性 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為秘書提供了一個良好的環(huán)境與平臺，使秘書工作職能的擴展有了可能性。由于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大量新型辦公軟件與設(shè)備產(chǎn)生，秘書可以借助這些新事物來擴展職能。如為了擴大企業(yè)的公共影響力，搞好公共關(guān)系，秘書要承擔(dān)本單位網(wǎng)站的主導(dǎo)職位，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢，還要及時有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網(wǎng)上發(fā)布。 第四節(jié)使秘書的服務(wù)意識得到更新 “ 秘書意識 ” 是一種角色意識，是主體基于個人的社會活動而形 成的對自我的社會地位和由此規(guī)定的職責(zé)的知覺、理解和體驗，它直接源于人的實踐活動。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，縮短了大量的體力勞動過程，把全部或部分的體力活動交給計算機去完成，秘書服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，主要從以下幾個方面更新： 一、 .秘書意識到有更多的智力補償有待自己去實施與挖掘 第 18 頁 共 20 頁 網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，會伴隨著系新型辦會設(shè)備與軟件的產(chǎn)生，秘書體力勞動大大減少，智力方面的事務(wù)會增多。由于領(lǐng)導(dǎo)不動這些軟件與設(shè)備的用法，需要秘書去填補這方面的缺陷。秘書面對這一現(xiàn)實，為了更好地實現(xiàn)其自我價值，會花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這 些設(shè)備與軟件的用法，以隨時為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。 二、秘書意識到有更多的服務(wù)方式有待自己去運用與創(chuàng)建 在辦公自動化產(chǎn)生之前，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的活動是秘書獨立完成的，沒有憑借外在力量（如計算機辦公設(shè)備），然而隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，秘書可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書已經(jīng)深刻認識到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方式的多樣性是現(xiàn)代優(yōu)秀秘書人才所必備的基本要求，更重要的是已經(jīng)有了一種運用舊有的服務(wù)方式創(chuàng)建新的服務(wù)方式的意識。 三、秘書意識到有更多的服務(wù)范圍有待自己去占據(jù)與開拓 傳統(tǒng)的秘書工作使服 務(wù)范疇停留在抄抄寫寫式的范圍之內(nèi)，計算機等辦公設(shè)備擴大了秘書服務(wù)范疇。只要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)可以通過辦公設(shè)備解決的事務(wù)都可以列入服務(wù)范圍之內(nèi)。同樣秘書也認識到服務(wù)范圍的擴大，通過提高自身素質(zhì)來適應(yīng)其需要，去發(fā)現(xiàn)更多的服務(wù)范圍為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。如秘書人員要密切關(guān)心當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產(chǎn)品新成果，不斷地搜集及時信息，并技能型歸納總結(jié)，找出有參考價值的技術(shù)資料，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。 第 19 頁 共 20 頁 秘書服務(wù)意識得到更新，主觀上會使秘書 服務(wù)工作的質(zhì)量的到提高，指導(dǎo)秘書工作， 從而有利于服務(wù)工作深入展開。 參考文獻 [1]楊碩，《辦公自動化最佳教程》。上海浦東電子出版社，2024 年 5 月版。 [2]劉宵，《現(xiàn)代辦公自動化實用教程》。北京希望電子出版社， 2024 年 4 月版。 [3]顧孝華，《現(xiàn)代秘書》。上?？茖W(xué)技術(shù)出版社， 2024 年 6月版。 [4]楊洪山，《辦公自動化與秘書工作》。上海交通大學(xué)出版社， 2024 年 4 月版。 [5]袁維國，《秘書學(xué)》。高等教育大學(xué)出版社， 2024 年 9 月版。 [6]張宗耀、劉百善，《辦公自動 化與現(xiàn)代辦公設(shè)備》。西安電子科技大學(xué)出版社， 2024 年 3 月。 [7]周賀來，《辦公自動化技術(shù)與應(yīng)用》。中國水利水電出版社， 2024 年 6 月版。 [8]陳冠任，《頂尖秘書》。當(dāng)代中國出版社， 2024 年 4 月版。 [9]廖金澤，《公司秘書手冊》。海天出版社， 2024 年 9 月版。 第 20 頁 共 20 頁 [10]趙映誠，《秘書學(xué)》。中國經(jīng)濟出版社， 2024 年 5 月版。