【正文】 明白，這樣才好接待方案 。你發(fā)開會(huì)通知，要把時(shí)間、地點(diǎn)、參加人說清楚。新疆有北京時(shí)間和新疆時(shí)間，通知上要加以注明。對打印的文件要仔細(xì)校對，認(rèn)真檢查頁碼對不對，有沒有錯(cuò)字，標(biāo)點(diǎn)用得是否妥當(dāng)。這些看來是小事，但出了差錯(cuò)，造成的影響并不小。如一個(gè)字印錯(cuò)了，可能使意思變了，或者意思搞反了，給下邊的執(zhí)行造成困難。 第四，秘書要有雷厲風(fēng)行，緊張快干的工作作風(fēng)。對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，可以馬上去辦的，要立即辦，做到事不過夜。對下邊提出的意見和要求，要盡快處理和答復(fù)，絕不能推諉扯皮。對需要呈領(lǐng)導(dǎo)批示的文件和電報(bào)，要及時(shí)送到領(lǐng)導(dǎo)手里，不要因?yàn)槊貢?第 18 頁 共 21 頁 沒有及時(shí)送到，而誤了事情。在戰(zhàn)爭年代時(shí)間就是勝利，在和平建設(shè)時(shí)期，時(shí)間就是效益。所以秘書要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，做到腦勤、手勤、腿勤。 第五，要樹立牢固的保密觀念。秘書在要害部門工作，知道的事情比較多，掌握著大量的機(jī)密。領(lǐng)導(dǎo)能看的文件，秘書都能看到，而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到。領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，秘書做記錄，會(huì)議內(nèi)容第一個(gè)知道。秘書要牢記 “ 保守機(jī)密慎之又慎 ” ，守口如瓶，絕不能跑風(fēng)漏氣。有些朋友、同學(xué)、戰(zhàn)友、親屬向你打聽，不該說的，絕不能說，包括自己的老婆、孩子也不能說。 四、 21 世紀(jì)秘書工作的發(fā)展趨勢 秘書工作既是個(gè)古老的職業(yè)，又是發(fā)展前途十分廣闊的職業(yè)，它隨著時(shí)代的前進(jìn)而前進(jìn)，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展。可以肯定的說， 21 世紀(jì)秘書工作將會(huì)有較大的發(fā)展。 一、秘書職業(yè)專門化。秘書將成為社會(huì)最大的職業(yè)群之一。專家認(rèn)為， 20 世紀(jì)最大的職業(yè)群是會(huì)計(jì)，而 21 世紀(jì)最大的職業(yè)群是秘書。據(jù)統(tǒng)計(jì)全國約有各類秘書 1000 萬人，其中黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體的秘書 160 萬人，工業(yè)企業(yè) 71 萬人，大專院校科研單位、醫(yī)療單位 20 萬人，涉外機(jī)構(gòu) 80 萬人。我們新疆有各類秘書12 萬人。美國的秘書達(dá)到 300 萬人，現(xiàn)在以每年 萬人的速度增 長，行政秘書年薪平均 萬美元。 世界各國普遍實(shí)行秘書職業(yè)資格考試制度，美國設(shè)立了全國 第 19 頁 共 21 頁 性 “ 秘書專業(yè)證書 ” 考試，在英國有 1/3 的秘書從業(yè)人員持有資格證書。我國也將實(shí)行秘書資格證書制度，現(xiàn)在正在研究實(shí)施方案。 秘書部門的分工將越來越細(xì)，不同行業(yè)的秘書部門的內(nèi)部分工有很大不同，一般可分為公文寫作、文書處理、信印管理、會(huì)務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排、接待工作、禮儀活動(dòng)、調(diào)黨研究，信息工作、協(xié)調(diào)工作、督察工作、信訪工作、保密工作、檔案管理、事務(wù)和辦公自動(dòng)化等。聯(lián)合國秘書處有秘書 7000 多人，來自 150個(gè) 國家，分工非常細(xì)。 二、秘書工作手段現(xiàn)代化。隨著高新技術(shù)進(jìn)入辦公室，使傳統(tǒng)的辦公手段發(fā)生根本性的變革，秘書工作手段自動(dòng)化，現(xiàn)代化將得到長足的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、縮微設(shè)備的廣泛應(yīng)用，大大提高了工作效率。許多工作可以用電腦處理。過去不識字是文盲，現(xiàn)在不會(huì)用電視，不會(huì)上網(wǎng)，等于過去的文盲。在美國秘書中 1/3 的人掌握了計(jì)算機(jī)編制技術(shù)，1/2 的人因掌握了新技術(shù)而增加了工資。過去秘書常常因記錄速度太慢而發(fā)愁，領(lǐng)導(dǎo)講話一小時(shí)可講 1 萬多字，記錄最快也只有3000 多字， 2/3 的內(nèi)容記不 下來。后來發(fā)明了速記，但符號難字難記，只有少數(shù)專業(yè)的速記員能掌握，廣大的秘書學(xué)不會(huì)，我就學(xué)了長時(shí)間沒學(xué)會(huì)。后來又使用錄音機(jī)，先把領(lǐng)導(dǎo)的講話錄下來，再慢慢整理，講一個(gè)小時(shí)的話， 第 20 頁 共 21 頁 五、六個(gè)小時(shí)都整理不好，十分麻煩?，F(xiàn)在好了，有了電腦速記機(jī)，可以對領(lǐng)導(dǎo)的講話同步打印，話講完了，文件也打印出來了。這在以前是不可想象的。 三、秘書人員向女性化發(fā)展。目前，我國的秘書多為男性，以后女性在秘書中將占優(yōu)勢。據(jù) 1998 年 XX 省主要報(bào)刊招聘廣告中，招聘單位 392 家，有 99％的普通秘書崗位提供給 18— 28 歲之間 的女性。在美國 300 多萬秘書中， 99％是女性，男性只有 萬人。不要認(rèn)為她們是打扮得花枝招展的花瓶，只能干些提茶倒水和送菜送飯的瑣事。她們大部分是中年知識分子，老練穩(wěn)定，經(jīng)驗(yàn)豐富，協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，不僅有較高的公文寫作水平，而且能操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備，在單位的角色舉足輕重。世界首富比爾 .蓋次，在開始春也的時(shí)候， 42歲的女秘書路寶為他幫了大忙，一直到現(xiàn)在還十分感謝她。實(shí)踐證明，女性秘書有許多優(yōu)勢，一是語言能力強(qiáng)，擅長專于口頭表達(dá)技巧，能用溫和、歡樂的口吻，創(chuàng)造生動(dòng)活潑的氣氛，從而打動(dòng)對方。二是心靈手巧，操作現(xiàn)代化 辦公設(shè)備比男性更加得心應(yīng)手。三是社交能力強(qiáng)。女性普通性情溫順，感情豐富，在社交場合和工作協(xié)調(diào)中表現(xiàn)出較強(qiáng)的交往能力。我說的是發(fā)展趨勢，根據(jù)我國的國情，男秘書在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，仍然占多數(shù)，并發(fā)揮重要作用。 四、秘書理論研究和秘書教育將得到發(fā)展。在我國，各地先后成立秘書學(xué)會(huì) 30 多家，創(chuàng)辦秘書雜志 30 多件，出版秘書專著 第 21 頁 共 21 頁 100 多部，秘書學(xué)因此異?；钴S。 300 余所普通高校開設(shè)秘書專業(yè)，各種形式的秘書短期培訓(xùn)班遍地開花。秘書理論研究、秘書教育的發(fā)展，將推動(dòng)秘書學(xué)的進(jìn)步和秘書事業(yè)的發(fā)展。將推動(dòng)秘書學(xué)的進(jìn)步和秘書 事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前秘書學(xué)研究和秘書教育也有不盡人意的地方，就是研究和施展相脫節(jié)，搞秘書研究和教學(xué)的，沒當(dāng)過秘書，搞公文研究和教學(xué)的沒寫過公文，而從事秘書工作的同志沒時(shí)間搞研究。專著出了不少，從書本到書本，從理論到理論，沒有新意，讀了對人啟發(fā)不大。目前，各地辦的秘書培訓(xùn)班不少，其中有些是以旅游和賺錢為目的，上兩天課，玩半個(gè)月，花一筆錢，學(xué)到的知識和技能卻寥寥無幾。因此，秘書學(xué)研究要深入，就要去實(shí)踐教學(xué)，科研三結(jié)合的路子，秘書培訓(xùn)班要辦出成效，就要端正辦學(xué)指導(dǎo)思想，克服形式主義，改進(jìn)學(xué)風(fēng)。