【正文】 級(jí)官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國(guó)務(wù)秘書一般皆具有兩重身份，對(duì)國(guó)家元首或部長(zhǎng)來(lái)講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責(zé)；對(duì)下級(jí)單位來(lái)講，他們卻又是領(lǐng)導(dǎo)和指揮者。．企業(yè)秘書一般是指企業(yè)中從事秘書工作的人員，皆為企業(yè)董事長(zhǎng)或經(jīng)理的專職秘書。德國(guó)企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計(jì)劃時(shí)間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過(guò)歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書訓(xùn)練班和英語(yǔ)訓(xùn)練班畢業(yè)，通過(guò)考試任用；再有的是從事過(guò)圖書館整編和管理工作的人，能獨(dú)自編寫一般信息，懂英語(yǔ)，年齡不得超過(guò)歲，要求其工作必須以最短的時(shí)間達(dá)到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報(bào)告，電話交談，書寫內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過(guò)分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進(jìn)行咨詢，與秘書實(shí)習(xí)生進(jìn)行入門座談，準(zhǔn)備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時(shí)間限制，不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。同時(shí)，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點(diǎn)，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來(lái)文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話號(hào)碼的通知；關(guān)于分配全年獎(jiǎng)金的指示；同你號(hào)合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價(jià)要求；邀請(qǐng)你公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會(huì)；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進(jìn)行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進(jìn)行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達(dá)成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會(huì)晤問(wèn)題由秘書負(fù)責(zé)；對(duì)本公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會(huì)重要會(huì)議計(jì)劃記錄事項(xiàng)要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書進(jìn)行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時(shí)如何交談的指導(dǎo)材料，以便提高領(lǐng)導(dǎo)人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進(jìn)行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息；生產(chǎn)計(jì)劃；有關(guān)公司對(duì)手方面的信息；進(jìn)行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無(wú)訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進(jìn)行秘書講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動(dòng)圖表；參觀訪問(wèn)者的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)；實(shí)習(xí)生工作須知等等。若按文件重要程度及其保存時(shí)間，宜分別放置，以示其實(shí)用價(jià)值。文件可分為下列各類：不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復(fù)的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長(zhǎng)期保存的文件，共此六種。資料則分為：郵寄費(fèi)用手冊(cè)；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號(hào)雜志；對(duì)初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時(shí)期停業(yè)的通告；董事會(huì)選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會(huì)議記錄；半年之久的剪報(bào)；有關(guān)干部問(wèn)題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專門研究領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)期三個(gè)月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報(bào)告書；董事會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時(shí)損耗作斗爭(zhēng)的預(yù)告。對(duì)書籍提出如下的要求：將書籍詳細(xì)訂出目錄卡片；將有關(guān)書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個(gè)字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類。秘書對(duì)書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下：（）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學(xué)?！返冢窗?，門什翁德阿爾巴依特出版社年出版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報(bào)及電傳打字報(bào)道；人際學(xué)；、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書籍與雜志；領(lǐng)導(dǎo)人出差；會(huì)議；管理原則。（）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費(fèi)爾拉格出版社年版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；同來(lái)訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準(zhǔn)備開會(huì)和會(huì)議。（）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領(lǐng)導(dǎo)人的工作負(fù)擔(dān)》維卡出版社年再版，頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點(diǎn)。（）克里斯塔亞捷著：《秘書簡(jiǎn)明手冊(cè)》，第八版，年版，頁(yè)。內(nèi)容：通信；秘書處實(shí)用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯(cuò)計(jì)劃的擬定方法。（二）德國(guó)秘書學(xué)專家對(duì)正確使用電話和書信的觀點(diǎn)正確使用電話和書信書寫的觀點(diǎn)分別為：．打電話秘書應(yīng)每日盡量撥出一定時(shí)間合理用于一切必要的電話聯(lián)系。電話交談之前，宜認(rèn)真短暫準(zhǔn)備，電話前應(yīng)將認(rèn)為重要之事記于紙上或?qū)㈦娫挃M通知之事錄于小冊(cè)上。同他人交談時(shí)思考好交談目的，準(zhǔn)備交談信息。電話交談時(shí)要多做記錄，刪去不需要的內(nèi)容，記錄簡(jiǎn)潔而通情達(dá)理。公務(wù)電話免除與公務(wù)無(wú)關(guān)的話語(yǔ)，以免浪費(fèi)時(shí)間并使公務(wù)通訊工具中斷。通電話時(shí)話語(yǔ)速度要慢，言談要準(zhǔn)確，免使對(duì)方再問(wèn)；電話交談時(shí)精力要集中，以免遺漏，更重要的是，將注意力集中于當(dāng)時(shí)對(duì)方的精神狀態(tài)，而免犯心理上的錯(cuò)誤判斷。、書信書寫技能德國(guó)專家認(rèn)為，信之格式系屬次要，可靈活運(yùn)用。但當(dāng)注意書寫信前宜周密思考，言辭應(yīng)妥當(dāng)，字體要端正，這對(duì)信的寫收雙方皆有利。收信人職位越高，越無(wú)更多時(shí)間細(xì)觀，故應(yīng)寫得一目了然，洞悉實(shí)質(zhì)。寫信前應(yīng)先擬定提綱，以免遺漏；信的內(nèi)容宜簡(jiǎn)短扼要，要求簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確、友好、禮貌；信的本質(zhì)或形式皆不要重復(fù)，要符合現(xiàn)行的語(yǔ)言規(guī)范；避免虛假表示，壓縮書信內(nèi)容，留心勿有語(yǔ)法錯(cuò)誤；書信分段，必須合乎邏輯；可以劃出信中主要內(nèi)容，如某些數(shù)據(jù)；可用編號(hào)表示段落，以便于收信人更快更具體地?cái)M出函復(fù)；業(yè)務(wù)方面的敘述，只道清解決的結(jié)果，要文理通順，要從速涉及主題，宜貫穿主題，不偏離主題?！兜聡?guó)的秘書與秘書工作》第五篇：英國(guó)的秘書與秘書工作（定稿）發(fā)達(dá)國(guó)家英國(guó)的秘書與秘書工作，與其語(yǔ)言和種族本屬同一沿革歷程的美國(guó)相比，確迥然有異，大相徑庭。表現(xiàn)在英國(guó)的秘書與秘書工作之政治性較美國(guó)突出鮮明。英國(guó)的秘書工作范圍，秘書自身知識(shí)、能力等結(jié)構(gòu)，有其突出的特點(diǎn)。英語(yǔ)中秘書一詞，來(lái)自拉丁語(yǔ)。在中世紀(jì)，秘書在大不列顛原本是處理國(guó)王通信，處理機(jī)密或秘密緊要問(wèn)題的高級(jí)官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機(jī)密和通信技能的原始概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。秘書一詞在英國(guó)的概念，按英國(guó)牛津字典解釋：秘書一為辦事處、營(yíng)業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會(huì)。往往有地位有財(cái)富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級(jí)官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會(huì)社的秘書，是義務(wù)的不受報(bào)酬。三為國(guó)家的秘書，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實(shí)為部長(zhǎng)。如英國(guó)的國(guó)務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長(zhǎng)或大臣），但也稱（秘書）。就英國(guó)高級(jí)官員和國(guó)家的秘書而言，英國(guó)內(nèi)閣辦公廳及議會(huì)下院的辦事機(jī)構(gòu)，均設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)，不僅為內(nèi)閣服務(wù)，還為內(nèi)閣委員服務(wù)，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會(huì)主席進(jìn)行工作并為大臣的特別會(huì)議服務(wù)。英國(guó)議會(huì)下院設(shè)議長(zhǎng)辦事處，下設(shè)四個(gè)辦公室，即議長(zhǎng)辦公室，秘書主要負(fù)責(zé)處理議長(zhǎng)的公文和信件，協(xié)助議長(zhǎng)們進(jìn)行社交和工作方面的聯(lián)系；官方報(bào)告辦公室，主要負(fù)責(zé)《下院每周議事錄》的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負(fù)責(zé)向議員發(fā)送一切有關(guān)議會(huì)的文件；供銷辦公室，主要負(fù)責(zé)出售報(bào)紙和議員需要購(gòu)買的其它資料。英國(guó)下院設(shè)事務(wù)處，主管下院重要事務(wù)。事務(wù)處下設(shè)一處五室，即：會(huì)議秘書處，主要負(fù)責(zé)處理議員對(duì)大臣提出質(zhì)詢的通知，并準(zhǔn)備一覽表，列出大臣們答復(fù)質(zhì)詢的日程；委員會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)給常設(shè)委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負(fù)責(zé)下院的公議案程序和財(cái)政程序方面的事務(wù)；議事記錄辦公室，負(fù)責(zé)編輯《下院每周議事錄》、《決議事項(xiàng)與會(huì)議記錄》等項(xiàng)工作。英國(guó)國(guó)家秘書既為官職，可分兩類：一類是政務(wù)官，一類是事務(wù)官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對(duì)議會(huì)負(fù)責(zé)，皆與內(nèi)閣共進(jìn)退；后者則為政務(wù)次長(zhǎng)以下的各級(jí)官員，其任務(wù)是處理政府事務(wù)，如收稅、會(huì)計(jì)、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書等項(xiàng)工作。從事管理這些事務(wù)的宮員，被稱為事務(wù)官員。英國(guó)的事務(wù)官員較多，超過(guò)萬(wàn)人，其中普通行政人員約萬(wàn)人，實(shí)業(yè)人員一萬(wàn)人，他們都在政府各部會(huì)的政務(wù)官員領(lǐng)導(dǎo)下也行管理，但與內(nèi)閣的進(jìn)退無(wú)關(guān)。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國(guó)政府中的普通行政人員分為四級(jí)：一是行政級(jí)，包括上述各部常務(wù)次長(zhǎng)、次長(zhǎng)、司長(zhǎng)、副司長(zhǎng)、助理司長(zhǎng)，下至科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)等，其職務(wù)為輔助大臣和協(xié)助機(jī)關(guān)制定、草擬政策，聯(lián)系與協(xié)調(diào)各級(jí)工作，改進(jìn)機(jī)關(guān)組織與工作方法，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督。二是非行政級(jí)，這一級(jí)為文官的中下層干部，其職務(wù)是對(duì)次要提案進(jìn)行初步審查分析，對(duì)不重要的事務(wù)進(jìn)行直接指導(dǎo)，以及解決、處理公務(wù)中所引起的問(wèn)題，負(fù)責(zé)主持次要工作的進(jìn)行等等。三是文書或辦事員級(jí)，其主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示，處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄，回答問(wèn)題及統(tǒng)計(jì)資料，做簡(jiǎn)單的文書起草工作，搜集、提供和保存資料，作為上級(jí)處理工作的依據(jù)。四是打字、文書和計(jì)算機(jī)操作級(jí)，此類人員大部分為婦女，地位為雇員，主要做譽(yù)寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。由以上所述，明確看出，英國(guó)的政務(wù)官與事務(wù)官，官職是稱謂，從事秘書工作是實(shí)質(zhì)。換言之，這四類行政人員的工作，大致包括了英國(guó)的實(shí)際秘書工作，英國(guó)的全部秘書工作或秘書職責(zé)盡然歸屬于上述內(nèi)涵。英國(guó)的秘書三個(gè)不同的醒目之處：（一）制定政策的常務(wù)秘書英國(guó)制定國(guó)家政策，是由名高級(jí)同僚組成的內(nèi)閣決定。內(nèi)閣之下分設(shè)各部門委員會(huì)，在制定政策的時(shí)候起關(guān)鍵性作用。每一部門委員會(huì)的大臣首先負(fù)責(zé)提出他所管轄范圍的有關(guān)政策，但在提出政策之前，內(nèi)閣大臣必須廣泛聽取專家的意見，首先是常務(wù)秘書的意見。常務(wù)秘書的傳統(tǒng)作用，是收集并整理一切能收集到的詳細(xì)材料和統(tǒng)計(jì)資料，以便做出完善的決定。英國(guó)認(rèn)為這是安國(guó)根本，正國(guó)綱常。在英國(guó)體制中，內(nèi)閣大臣絕不能避開其常務(wù)秘書及其部門的技術(shù)專家，而是共同議，言聽計(jì)從于常務(wù)秘書。因此，常務(wù)秘書對(duì)于決策起著相當(dāng)有效的影響作用。常務(wù)秘書必須盡量客觀和公正，根據(jù)所掌握的材料情況，向大臣提出可供選擇的政策以及在執(zhí)行各項(xiàng)選擇方案中，可能遇到的問(wèn)題和可能出現(xiàn)的后果。一旦做出決定，大臣就必須接受和維護(hù)決定。再者，無(wú)論政府如何更迭，常務(wù)秘書的地位總是不變的。雖然常務(wù)秘書在政治上保持中立，但他必須了解情況，明確認(rèn)識(shí)政府的政治哲學(xué)，以便能夠制定達(dá)到政府計(jì)劃目標(biāo)的總戰(zhàn)略。（二）