【正文】 對(duì)歸檔的各種登記材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔 。 第三條 本條是關(guān)于紙質(zhì)檔案的立卷規(guī)定。 立卷是將登記材料組成保管單位，一般是由房地產(chǎn)登記部門(mén)按登記類(lèi)型形成登記材料的保管單位，由檔案管理部門(mén)接收后進(jìn)行案卷整理。紙質(zhì)檔案宜按照“一件一卷”立卷，每辦理一件登記所形成的材料立一個(gè)卷；合并辦理的房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，考慮其業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，從節(jié)省空間和便于查詢的角度出發(fā)，其登記材料以合并立卷為宜。 第四條 紙質(zhì)檔案的立卷的具體工作內(nèi)容和要求 登記材料立卷歸檔工作是指按照國(guó)家的法律法規(guī)，將應(yīng)當(dāng)歸檔的登記材料按其內(nèi)容和形式進(jìn)行排列編號(hào)，編制目錄、制作封面并進(jìn)行集中統(tǒng)一保管的活動(dòng)。卷內(nèi)材料的排列與編號(hào)、卷內(nèi)目錄和備考表的編制、卷皮和檔案盒或檔案袋的編寫(xiě)是紙質(zhì)檔案立卷的具體工作內(nèi)容。 第五條 紙質(zhì)檔案檔號(hào)編制 登記檔案的編號(hào)是指以字符形式賦予房地產(chǎn)檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。各地編號(hào)規(guī)則不同，主要有分丘編號(hào)法、分類(lèi)流水編號(hào)法等，這些編號(hào)方法都能滿足檔案利用的需要。按照檔案歸檔的流水號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)方法主要優(yōu)點(diǎn)在于排架無(wú)需留空位，倒架次數(shù)減少，各類(lèi)檔案集中，能充分利用庫(kù)房，因此能較好地適應(yīng)登記檔案數(shù)量龐大、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)；缺點(diǎn)是登記檔案材料分散，完全依賴計(jì)算機(jī)檢索。 第六條 紙質(zhì)檔案的裝訂要求 由于紙質(zhì)登記檔案案內(nèi)文件材料較多，如果不裝訂，一則不方便利用，二則案內(nèi)材料容易丟失。裝訂則可以解決這兩個(gè)問(wèn)題，并使檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。 第七條 紙質(zhì)檔案入庫(kù)上架的要求 為確保紙質(zhì)檔案能長(zhǎng)久保存，同時(shí)也為了檔案管理工作人員的身體健康，紙質(zhì)檔案整理裝訂完畢后最好能做好消毒除塵工作后入庫(kù)、上架。為了便于檔案的保管，應(yīng)將檔案庫(kù)房、檔案架進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)的順序應(yīng)從左至右、從上到下的原則編出列、節(jié)、格號(hào)，以固定檔案的存放位置 。 第八條 登記檔案的保管 由于自然和社會(huì)的因素都能使房地產(chǎn)檔案遭到破壞，為了更長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用房地產(chǎn)檔案，需要延長(zhǎng)房地產(chǎn)檔案的壽命，保證房地產(chǎn)登記檔案的完整與安全，這就需要做好房地產(chǎn)檔案的保管工作。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案保管工作中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案保管工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。登記檔案的保管要做到以下幾點(diǎn)：（一）工作人員要有高度的責(zé)任心，（二）在保管工作中，要有“以防為主，防治結(jié)合”的思想；（三）在保管工作中，要做到“保護(hù)重點(diǎn)，照顧一般”的原則，（四）要把登記檔案的保管工作落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，注意避免單純的“為保管而保管”。 第九條 紙質(zhì)登記檔案可列入銷(xiāo)毀范圍 《 中國(guó)建設(shè)銀行個(gè)人住房貸款檔案管理實(shí)施細(xì)則 》 第十條規(guī)定。個(gè)人住房貸款檔案的保管期限為五年，從貸款本息結(jié)清的下一年度計(jì)算。 《 中國(guó)工商銀行個(gè)人住房貸款管理辦法 》 第二十三條對(duì)檔案銷(xiāo)毀的規(guī)定是貸款業(yè)務(wù)終結(jié)后，貸款檔案仍需保管三年。保管期結(jié)束后，貸款檔案經(jīng)鑒定、登記造冊(cè)、貸款部門(mén)經(jīng)理和主管行長(zhǎng)簽批，進(jìn)行集中銷(xiāo)毀。 《 中華人民共和國(guó)民法通則 》 第一百三十五條對(duì)訴訟時(shí)效的規(guī)定，向人民法院請(qǐng)求保護(hù)民事權(quán)利的訴訟時(shí)效期間為兩年，法律另有規(guī)定的除外。 隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)登記檔案數(shù)量呈海量增長(zhǎng)趨勢(shì)，檔案庫(kù)房日趨緊張，因此各地關(guān)于銷(xiāo)毀部分不必要永久保存的紙質(zhì)登記檔案的呼聲較大，規(guī)定哪些紙質(zhì)登記檔案可以銷(xiāo)毀是一個(gè)比較棘手的問(wèn)題，以前也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。 本規(guī)程借鑒了一些金融機(jī)構(gòu)對(duì)個(gè)人住房貸款檔案保管期限的規(guī)定及 《 民法通則 》對(duì)訴訟時(shí)效的規(guī)定，明確如下： 抵押權(quán)登記已注銷(xiāo)滿五年，其對(duì)應(yīng)的抵押權(quán)設(shè)立登記及注銷(xiāo)登記的紙質(zhì)登記檔案列入可銷(xiāo)毀范圍； 查封登記已解除滿五年的，其對(duì)應(yīng)的查封登記及解除查封登記的紙質(zhì)登記檔案列入可銷(xiāo)毀范圍； 地役權(quán)登記、所有權(quán)預(yù)告登記、抵押權(quán)預(yù)告登記、異議登記已注銷(xiāo)滿二年的，其對(duì)應(yīng)的設(shè)立登記及注銷(xiāo)登記的紙質(zhì)登記檔案列入可銷(xiāo)毀范圍，保留其主權(quán)利檔案。 紙質(zhì)登記檔案銷(xiāo)毀后，其對(duì)應(yīng)的電子檔案不應(yīng)刪除，以備查詢利用。 第十條 紙質(zhì)登記檔案銷(xiāo)毀程序 紙質(zhì)登記檔案保管期滿后，就進(jìn)入了鑒定銷(xiāo)毀階段。鑒定銷(xiāo)毀關(guān)系到紙質(zhì)登記檔案的生死存亡，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎、細(xì)致的工作，必須履行嚴(yán)格的審批程序。一般應(yīng)由檔案管理部門(mén)提出存毀意見(jiàn)，再由鑒定小組提出鑒定意見(jiàn)，報(bào)本級(jí)房地產(chǎn)行政主管部門(mén)審批后按規(guī)定指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。 電子檔案管理 一、本節(jié)的主要內(nèi)容： 本節(jié)主要內(nèi)容為電子檔案的組成、建立及管理。包括電子檔案的組成內(nèi)容、紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的質(zhì)量控制和數(shù)據(jù)安全要求等。其中電子檔案的組成主要明確了電子檔案的三個(gè)組成部分及如何建立電子檔案；紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)主要描述了紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)的流程及應(yīng)遵循的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；電子檔案的質(zhì)量控制和數(shù)據(jù)安全主要明確了電子檔案的安全保密、錯(cuò)誤率控制以及數(shù)據(jù)備份和異地保存。 二、電子檔案的定義 狹義的電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與 紙質(zhì)檔案 相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。從上面的定義看，狹義的電子檔案僅僅指紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工圖像，而本規(guī)程中所述電子檔案則是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有通過(guò)正確的 軟件 ，硬件環(huán)境，才能以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。 三、電子檔案的組成 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 電子檔案目錄 電子檔案目錄 電子檔案目錄 電子登記簿 電子檔案的范圍應(yīng)包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。 四、實(shí)際工作中的登記業(yè)務(wù)以及本節(jié)所述電子檔案目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系 電子檔案應(yīng)以 1次登記為 1件，按件建立電子檔案目錄。 五、電子登記簿及與電子檔案目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系 電子登記簿應(yīng)按房屋登記基本單元建立并應(yīng)與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。 六、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之一 房地產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案宜進(jìn)行數(shù)字化處理。 七、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之二 數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。 八、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之三 數(shù)字化處理過(guò)程中應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并應(yīng)及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)形成完整、規(guī)范的記錄。 九、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化掃描處理應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 掃描應(yīng)根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描設(shè)備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。 2 對(duì)頁(yè)面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描；對(duì)頁(yè)面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；對(duì)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。 數(shù)字化掃描三種模式 灰度掃描 彩色掃描 黑白掃描 九、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之四 3 當(dāng)采用黑白二值、灰度、彩色等模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率宜選擇大于或等于 100dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當(dāng)提高分辨率。 4 對(duì)粘貼折頁(yè)，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決；對(duì)頁(yè)面中有黑白或彩色照片的材料，可采用 JPEG、 TIF等格式儲(chǔ)存，應(yīng)確保照片清晰度。 九、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化圖像處理應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理；對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。 2 對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。 3 對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像。 4 彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊。 九、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化圖像存儲(chǔ)應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用 TIF格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，宜采用 JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為 CEB、 PDF或其他格式。 2 圖像材料的命名應(yīng)確保其唯一性，并應(yīng)與電子檔案目錄形成對(duì)應(yīng)。 十、數(shù)據(jù)掛接 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的電子檔案目錄與數(shù)字化圖像，應(yīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，并應(yīng)實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索，數(shù)字圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案相符。 十一、電子檔案的數(shù)據(jù)驗(yàn)收 電子檔案數(shù)據(jù)驗(yàn)收應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 對(duì)錄入的目錄數(shù)據(jù)和登記簿數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于 10%，錯(cuò)誤率不得高于 3?。 2 對(duì)紙質(zhì)材料掃描后形成的圖像材料應(yīng)進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質(zhì)量問(wèn)題的控制。 3 對(duì)圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應(yīng)進(jìn)行抽查，抽查率不得低于 10%，錯(cuò)誤率不得高于 3?。 十二、電子檔案?jìng)浞莺彤惖乇４? 電子檔案?jìng)浞莺彤惖乇４鎽?yīng)符合下列規(guī)定： 1 電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果均應(yīng)進(jìn)行備份。 2 可選擇在線增量備份、定時(shí)完全備份以及異地容災(zāi)備份的備份方式。 3 應(yīng)至少每天 1次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份。 4 應(yīng)至少每周 1次定時(shí)做好完全備份，并應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件，應(yīng)至少每年 1次離線存放。存放地點(diǎn)應(yīng)符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，還應(yīng)采用專(zhuān)用的防磁柜存放。 十二、電子檔案?jìng)浞莺彤惖乇４? 5 房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)的異地容災(zāi)體系，應(yīng)對(duì)可能的災(zāi)害事故。異地容災(zāi)的數(shù)據(jù)存放地點(diǎn)與源數(shù)據(jù)存放地點(diǎn)距離不得小于 20km，在地震災(zāi)害頻發(fā)地區(qū)，間隔距離不宜小于 800km。 6 備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的主要內(nèi)容宜包括備份數(shù)據(jù)正常打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息完整、材料數(shù)量準(zhǔn)確等。 7 數(shù)據(jù)與災(zāi)備機(jī)房的設(shè)計(jì)應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范 》 GB50174的規(guī)定。 房地產(chǎn)登記資料利用 一、一般規(guī)定 二、登記資料對(duì)外利用 三、登記資料對(duì)內(nèi)利用 一、一般規(guī)定 詢、復(fù)制利用服務(wù)。房地產(chǎn)登記資料利用應(yīng)包括對(duì)外利用和對(duì)內(nèi)利用。 【 要旨 】 提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復(fù)制主體的規(guī)定及利用方式 【 釋義 】 登記資料的利用要把握好其法律依據(jù)、內(nèi)容、原則及方式： 【 釋義 】 （ 1）法律依據(jù) ※ 《 物權(quán)法 》 第 18條“權(quán)利人、利害關(guān)系人可以申請(qǐng)查詢、復(fù)制登記資料，登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供?！? ※ 《 房屋登記辦法 》 第 28條“房屋登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將房屋登記資料及時(shí)歸檔并妥善管理。申請(qǐng)查詢、復(fù)制房屋登記資料的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理?！? 【 釋義 】 （ 2）登記資料的內(nèi)容 ※ 登記簿 ※ 原始登記憑證 《 房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法 》 第 4條“房屋原始登記憑證包括房屋權(quán)利登記申請(qǐng)表，房屋權(quán)利設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、消滅或限制的具體依據(jù)，以及房屋權(quán)屬登記申請(qǐng)人提交的其他資料?！? 注：登記資料不屬于政府信息 【 釋義 】 （ 3）原則 提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復(fù)制利用服務(wù)，既要滿足查詢、復(fù)制的需要，又要保護(hù)權(quán)利人的隱私， 《 房屋登記簿管理試行辦法 》 、 《 房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法 》 區(qū)分不同的登記資料類(lèi)型、申請(qǐng)查詢主體作出了具體規(guī)定，房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)必須依法提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復(fù)制利用服務(wù)。 【 釋義 】 （ 4）形式 根據(jù)利用主體的不同，登記資料的利用形式包括： ※ 對(duì)外利用 ※ 對(duì)內(nèi)利用 、民政、稅務(wù)、金融等部門(mén)建立登記資料相關(guān)信息共享機(jī)制。 【 要旨 】 登記資料信息共享機(jī)制 【 釋義 】 隨著信息化程度的不斷提高，為提高政府相關(guān)部門(mén)的工作效率，在充分保護(hù)權(quán)利人隱私的前提下，各地可視實(shí)際情況與公安、民政、稅務(wù)、金融等部門(mén)建立登記資料相關(guān)信息共享機(jī)制。 并加蓋登記資料查詢專(zhuān)用章。查詢時(shí)間宜標(biāo)注年、月、日、時(shí)、分、秒。 【 要旨 】 對(duì)房地產(chǎn)登記機(jī)