【正文】 對歸檔的各種登記材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔 。 第三條 本條是關于紙質檔案的立卷規(guī)定。 立卷是將登記材料組成保管單位，一般是由房地產(chǎn)登記部門按登記類型形成登記材料的保管單位，由檔案管理部門接收后進行案卷整理。紙質檔案宜按照“一件一卷”立卷，每辦理一件登記所形成的材料立一個卷；合并辦理的房地產(chǎn)登記業(yè)務，考慮其業(yè)務的關聯(lián)性，從節(jié)省空間和便于查詢的角度出發(fā)，其登記材料以合并立卷為宜。 第四條 紙質檔案的立卷的具體工作內容和要求 登記材料立卷歸檔工作是指按照國家的法律法規(guī)，將應當歸檔的登記材料按其內容和形式進行排列編號，編制目錄、制作封面并進行集中統(tǒng)一保管的活動。卷內材料的排列與編號、卷內目錄和備考表的編制、卷皮和檔案盒或檔案袋的編寫是紙質檔案立卷的具體工作內容。 第五條 紙質檔案檔號編制 登記檔案的編號是指以字符形式賦予房地產(chǎn)檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。各地編號規(guī)則不同，主要有分丘編號法、分類流水編號法等，這些編號方法都能滿足檔案利用的需要。按照檔案歸檔的流水號進行統(tǒng)一編號方法主要優(yōu)點在于排架無需留空位，倒架次數(shù)減少，各類檔案集中，能充分利用庫房，因此能較好地適應登記檔案數(shù)量龐大、動態(tài)性強的特點；缺點是登記檔案材料分散，完全依賴計算機檢索。 第六條 紙質檔案的裝訂要求 由于紙質登記檔案案內文件材料較多，如果不裝訂，一則不方便利用，二則案內材料容易丟失。裝訂則可以解決這兩個問題，并使檔案管理更為標準化、規(guī)范化。 第七條 紙質檔案入庫上架的要求 為確保紙質檔案能長久保存，同時也為了檔案管理工作人員的身體健康，紙質檔案整理裝訂完畢后最好能做好消毒除塵工作后入庫、上架。為了便于檔案的保管，應將檔案庫房、檔案架進行統(tǒng)一編號，編號的順序應從左至右、從上到下的原則編出列、節(jié)、格號，以固定檔案的存放位置 。 第八條 登記檔案的保管 由于自然和社會的因素都能使房地產(chǎn)檔案遭到破壞，為了更長遠地利用房地產(chǎn)檔案，需要延長房地產(chǎn)檔案的壽命，保證房地產(chǎn)登記檔案的完整與安全，這就需要做好房地產(chǎn)檔案的保管工作。從一定意義上講，維護檔案的完整與安全，更是檔案保管工作中心任務，這是因為檔案保管工作這個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案完整和安全的重點環(huán)節(jié)和主要手段。登記檔案的保管要做到以下幾點：（一）工作人員要有高度的責任心，（二）在保管工作中，要有“以防為主，防治結合”的思想；（三）在保管工作中，要做到“保護重點，照顧一般”的原則，（四）要把登記檔案的保管工作落實到各個環(huán)節(jié)，注意避免單純的“為保管而保管”。 第九條 紙質登記檔案可列入銷毀范圍 《 中國建設銀行個人住房貸款檔案管理實施細則 》 第十條規(guī)定。個人住房貸款檔案的保管期限為五年，從貸款本息結清的下一年度計算。 《 中國工商銀行個人住房貸款管理辦法 》 第二十三條對檔案銷毀的規(guī)定是貸款業(yè)務終結后，貸款檔案仍需保管三年。保管期結束后，貸款檔案經(jīng)鑒定、登記造冊、貸款部門經(jīng)理和主管行長簽批，進行集中銷毀。 《 中華人民共和國民法通則 》 第一百三十五條對訴訟時效的規(guī)定，向人民法院請求保護民事權利的訴訟時效期間為兩年，法律另有規(guī)定的除外。 隨著房地產(chǎn)市場的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)登記檔案數(shù)量呈海量增長趨勢，檔案庫房日趨緊張，因此各地關于銷毀部分不必要永久保存的紙質登記檔案的呼聲較大，規(guī)定哪些紙質登記檔案可以銷毀是一個比較棘手的問題，以前也沒有統(tǒng)一的標準。 本規(guī)程借鑒了一些金融機構對個人住房貸款檔案保管期限的規(guī)定及 《 民法通則 》對訴訟時效的規(guī)定，明確如下： 抵押權登記已注銷滿五年，其對應的抵押權設立登記及注銷登記的紙質登記檔案列入可銷毀范圍； 查封登記已解除滿五年的，其對應的查封登記及解除查封登記的紙質登記檔案列入可銷毀范圍； 地役權登記、所有權預告登記、抵押權預告登記、異議登記已注銷滿二年的，其對應的設立登記及注銷登記的紙質登記檔案列入可銷毀范圍，保留其主權利檔案。 紙質登記檔案銷毀后，其對應的電子檔案不應刪除，以備查詢利用。 第十條 紙質登記檔案銷毀程序 紙質登記檔案保管期滿后，就進入了鑒定銷毀階段。鑒定銷毀關系到紙質登記檔案的生死存亡，是一項十分嚴肅、謹慎、細致的工作，必須履行嚴格的審批程序。一般應由檔案管理部門提出存毀意見，再由鑒定小組提出鑒定意見，報本級房地產(chǎn)行政主管部門審批后按規(guī)定指定專人監(jiān)督銷毀。 電子檔案管理 一、本節(jié)的主要內容： 本節(jié)主要內容為電子檔案的組成、建立及管理。包括電子檔案的組成內容、紙質檔案數(shù)字化標準、電子檔案的質量控制和數(shù)據(jù)安全要求等。其中電子檔案的組成主要明確了電子檔案的三個組成部分及如何建立電子檔案；紙質檔案的數(shù)字化標準主要描述了紙質檔案進行數(shù)字化時的流程及應遵循的技術標準；電子檔案的質量控制和數(shù)據(jù)安全主要明確了電子檔案的安全保密、錯誤率控制以及數(shù)據(jù)備份和異地保存。 二、電子檔案的定義 狹義的電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與 紙質檔案 相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。從上面的定義看，狹義的電子檔案僅僅指紙質檔案的數(shù)字化加工圖像，而本規(guī)程中所述電子檔案則是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有通過正確的 軟件 ，硬件環(huán)境，才能以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。 三、電子檔案的組成 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 數(shù)字化加工成果 電子檔案目錄 電子檔案目錄 電子檔案目錄 電子登記簿 電子檔案的范圍應包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數(shù)字化加工處理成果。 四、實際工作中的登記業(yè)務以及本節(jié)所述電子檔案目錄的對應關系 電子檔案應以 1次登記為 1件，按件建立電子檔案目錄。 五、電子登記簿及與電子檔案目錄的對應關系 電子登記簿應按房屋登記基本單元建立并應與電子檔案目錄形成關聯(lián)。 六、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之一 房地產(chǎn)登記紙質檔案宜進行數(shù)字化處理。 七、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之二 數(shù)字化處理基本流程應包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關聯(lián)、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。 八、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之三 數(shù)字化處理過程中應建立紙質檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制。紙質檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并應及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時形成完整、規(guī)范的記錄。 九、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化掃描處理應符合下列規(guī)定： 1 掃描應根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描設備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。 2 對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。 數(shù)字化掃描三種模式 灰度掃描 彩色掃描 黑白掃描 九、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之四 3 當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于 100dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率。 4 對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用 JPEG、 TIF等格式儲存，應確保照片清晰度。 九、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化圖像處理應符合下列規(guī)定： 1 對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應進行旋轉還原。 2 對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。 3 對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。 4 彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊。 九、紙質檔案的數(shù)字化加工的要求之四 數(shù)字化圖像存儲應符合下列規(guī)定： 1 采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用 TIF格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，宜采用 JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB、 PDF或其他格式。 2 圖像材料的命名應確保其唯一性，并應與電子檔案目錄形成對應。 十、數(shù)據(jù)掛接 檔案數(shù)字化轉換過程中形成的電子檔案目錄與數(shù)字化圖像，應通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總，并應實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索，數(shù)字圖像的排列順序與紙質檔案相符。 十一、電子檔案的數(shù)據(jù)驗收 電子檔案數(shù)據(jù)驗收應符合下列規(guī)定： 1 對錄入的目錄數(shù)據(jù)和登記簿數(shù)據(jù)應進行抽查，抽查率不得低于 10%，錯誤率不得高于 3?。 2 對紙質材料掃描后形成的圖像材料應進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質量問題的控制。 3 對圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應進行抽查，抽查率不得低于 10%，錯誤率不得高于 3?。 十二、電子檔案備份和異地保存 電子檔案備份和異地保存應符合下列規(guī)定： 1 電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數(shù)字化加工處理成果均應進行備份。 2 可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災備份的備份方式。 3 應至少每天 1次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份。 4 應至少每周 1次定時做好完全備份，并應根據(jù)自身條件，應至少每年 1次離線存放。存放地點應符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，還應采用專用的防磁柜存放。 十二、電子檔案備份和異地保存 5 房地產(chǎn)登記機構應建立科學的異地容災體系，應對可能的災害事故。異地容災的數(shù)據(jù)存放地點與源數(shù)據(jù)存放地點距離不得小于 20km，在地震災害頻發(fā)地區(qū)，間隔距離不宜小于 800km。 6 備份數(shù)據(jù)應定期進行檢驗。備份數(shù)據(jù)檢驗的主要內容宜包括備份數(shù)據(jù)正常打開、數(shù)據(jù)信息完整、材料數(shù)量準確等。 7 數(shù)據(jù)與災備機房的設計應符合現(xiàn)行國家標準 《 電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范 》 GB50174的規(guī)定。 房地產(chǎn)登記資料利用 一、一般規(guī)定 二、登記資料對外利用 三、登記資料對內利用 一、一般規(guī)定 詢、復制利用服務。房地產(chǎn)登記資料利用應包括對外利用和對內利用。 【 要旨 】 提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復制主體的規(guī)定及利用方式 【 釋義 】 登記資料的利用要把握好其法律依據(jù)、內容、原則及方式： 【 釋義 】 （ 1）法律依據(jù) ※ 《 物權法 》 第 18條“權利人、利害關系人可以申請查詢、復制登記資料，登記機構應當提供?！? ※ 《 房屋登記辦法 》 第 28條“房屋登記機構應當將房屋登記資料及時歸檔并妥善管理。申請查詢、復制房屋登記資料的，應當按照規(guī)定的權限和程序辦理?！? 【 釋義 】 （ 2）登記資料的內容 ※ 登記簿 ※ 原始登記憑證 《 房屋權屬登記信息查詢暫行辦法 》 第 4條“房屋原始登記憑證包括房屋權利登記申請表，房屋權利設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據(jù)，以及房屋權屬登記申請人提交的其他資料?！? 注：登記資料不屬于政府信息 【 釋義 】 （ 3）原則 提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復制利用服務，既要滿足查詢、復制的需要，又要保護權利人的隱私， 《 房屋登記簿管理試行辦法 》 、 《 房屋權屬登記信息查詢暫行辦法 》 區(qū)分不同的登記資料類型、申請查詢主體作出了具體規(guī)定，房地產(chǎn)登記機構必須依法提供房地產(chǎn)登記資料查詢、復制利用服務。 【 釋義 】 （ 4）形式 根據(jù)利用主體的不同，登記資料的利用形式包括： ※ 對外利用 ※ 對內利用 、民政、稅務、金融等部門建立登記資料相關信息共享機制。 【 要旨 】 登記資料信息共享機制 【 釋義 】 隨著信息化程度的不斷提高，為提高政府相關部門的工作效率，在充分保護權利人隱私的前提下，各地可視實際情況與公安、民政、稅務、金融等部門建立登記資料相關信息共享機制。 并加蓋登記資料查詢專用章。查詢時間宜標注年、月、日、時、分、秒。 【 要旨 】 對房地產(chǎn)登記機