【導讀】增強員工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公關(guān)管理制度》。通協(xié)調(diào)作用和服務(wù)保障作用的重要手段。書檔案、公關(guān)接待、車輛調(diào)度及取送信函物件等事宜。消息或圖片資料等的文字審核工作。的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，并做好禮品發(fā)放等事宜。負責聯(lián)系新聞傳媒，進行有關(guān)公司外部形象事宜的溝通和管理。負責公司廣告的聯(lián)系設(shè)計及刊登，以及設(shè)計制作公司宣傳類有關(guān)物品，培養(yǎng)自己的攝像攝影人員，并與專業(yè)攝像攝影。搜集、保存公司的各種攝錄資料，為公司領(lǐng)導或公司制。作簡介錄像片等提供服務(wù)。負責與社區(qū)及有關(guān)福利、慈善機構(gòu)的聯(lián)系。根據(jù)公司領(lǐng)導批示,受理外界。要求公司贊助實物、款項等事宜。理以及各部門電腦軟、硬件的選購、安裝、維護等相關(guān)事宜。管理及飲用水的管理。負責電話接轉(zhuǎn)，電話機、傳真機、復印機的維修、保養(yǎng)及費用結(jié)算等事宜。

　　

【正文】 部門提供印刷品相關(guān)的準確內(nèi)容，包括文字材 料、數(shù)據(jù)資料及必需的說明，并送公司主管領(lǐng)導審定。 C. 印刷品的初稿完成后，由專責小組組長簽署，并送行政公關(guān)部經(jīng)理及公 司主管領(lǐng)導審定。 印刷公司的選擇 A. 印刷公司由公司行政公關(guān)部負責 選擇。行政公關(guān)部應(yīng)邀清兩間或兩間以 上的設(shè)計公司 /印刷公司進行設(shè)計樣板及提供詳細報價，并根據(jù)設(shè)計公司 / 印刷公司的設(shè)計及能力擇優(yōu)選舉。 B. 如設(shè)計及印刷屬兩間不同的公司，專責小組組長，副組長需在印刷前， 召集設(shè)計公司和印刷公司開會，明確要求，保證有良好的銜接。如在設(shè)計 圖中發(fā)現(xiàn)設(shè)計公司未夠理想，從而影響工作進度，專責小組組長應(yīng)立即向 行政公關(guān)部經(jīng)理匯報，商討應(yīng)變的對策。 設(shè)計及文字稿的校對和審閱 A. 設(shè)計及文字稿的校對工作由專責小組負責。專責小組成員務(wù)必認真校對， 及時完成，確保印刷品設(shè)計及內(nèi)容準確無誤，并簽字作實。 B. 專責小組組長為最終校對人，在稿件的分色及文字稿確保無誤后，簽字 并報行政公關(guān)部經(jīng)理及公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后，方可印刷。 印刷過程的監(jiān)督控制 A. 為確保一些重要或精美印刷品的印刷質(zhì)量，專責小組負責人應(yīng)到印刷公 司檢查質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時交涉并提出修正補救辦法。 B. 在印刷前需要與印刷公司議定成品的包裝要求，便于分發(fā)。精致印刷品 應(yīng)有紙箱入封，收貨之后要抽樣檢查。 C. 在安排檢查時，專責小組 負責人應(yīng)仔細檢查印刷品，確認無誤之后，才 可安排正式分發(fā)。如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量差的印刷品，可抽出來與印刷公司進行 交涉。 D. 因校對失誤而造成內(nèi)容的差誤，應(yīng)立即報行政公關(guān)部總經(jīng)理，如嚴重性 問題，應(yīng)召開檢討會議并擬寫勘誤信件，與印刷品一同寄出。 9. 檔案管理 定義 檔案是指公司在承包工程與勞務(wù)合作、地產(chǎn)發(fā)展、投資貿(mào)易以及其它經(jīng)營活動中形成的、具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會議記錄、會議紀要、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄象等文件資料。 檔案管理原則 企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運作與決策，對維護企業(yè)的經(jīng)營利益，保護企業(yè)權(quán)益，具有法律憑證作用。因此，中海發(fā)展（北京）有限公司的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司檔案室集中管理。 檔案管理體制 A. 公司設(shè)立檔案管理小組，受集團公司檔案管理委員會領(lǐng)導，負責公司所有 文檔信息管理工作的統(tǒng)一策劃、組織和協(xié)調(diào)。公司檔案管理小組組長由公 司一名副總經(jīng)理兼任。成員為合約管理部、資金財務(wù)部、設(shè)計研究院、投 資策劃部、經(jīng)營銷售部、行政公關(guān)部、人力資源部等部門經(jīng)理 或部門主要 負責人組成。 B. 行政公關(guān)部具體負責公司檔案管理工作，設(shè)立檔案室，明確專（兼）人員 負責檔案管理。 C. 各部門、項目發(fā)展部負責人為本部門檔案負責人，指定兼職檔案管理人員 并上報行政公關(guān)部備案。人員變動時，需及時通知行政公關(guān)部。 檔案收集 檔案移交與接收 A. 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各 項管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列 入公司有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。 B. 科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完 整、不準確、不系統(tǒng)，不能進行鑒定、驗收。 C. 產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng) 要作為一項考核內(nèi)容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。 D. 檔案室對各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、 檢查。 E. 需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按要求逐級移交。 F. 公司內(nèi)部制作，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門， 按規(guī)定，每年整理后列出清單，按規(guī)定時限一并移交檔案室。 G. 入庫檔案由部門負責人審查批準，指派專人來整理、上架，并要填報《檔 案移交登記表》（附件 9）。 檔案歸檔要求 A. 原件歸檔。 B. 歸檔材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當 增加歸檔份數(shù)。 檔案立卷歸檔要求 A. 檔案立卷歸檔應(yīng)根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系，便于保管利用。 B. 歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完 整 。 C. 檔案立卷按年順序編制，不同年度的檔案一般不得放在一起，跨年度的請 示與批復，放在批復之年度內(nèi)；沒有批復的放在請示年度內(nèi)；跨年度的總 結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。 D. 歸檔的檔案材料中，應(yīng)將每份檔案的原件與附件，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件 與原件，多種文字形成的同一文件合在一起，不得分開。 E. 立卷歸檔材料必須按規(guī)定格式逐件填寫《檔案卷內(nèi)目錄表》（附件 10）， 并進行頁碼編號，字跡要清晰，工整。 F. 工程項目在進行過程中要注意隨時收集、積累有關(guān)資料。 檔案歸檔時間 A. 項目發(fā)展部只保管一般 短期資料。對于有關(guān)的重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù)，項目發(fā)展部應(yīng)按照慣例或要求，復制留底后，將原件隨時送交公司檔案室。工程結(jié)束時，須將所存的有用檔案資料歸納、整理、分類、登記，附上清單，一并上交公司檔案室。 B. 各部門、項目發(fā)展部要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作，保證檔案的完整、準確與安全。 C. 部門或子公司，根據(jù)本身的業(yè)務(wù)情況，須在每年的 5 月 1 日之前，將上一年度所涉整個公司的文件進行清理，把需要保存的檔案資料進行整理、登記，附上清單，經(jīng)部門負責人審批后移交公司檔案室集中管理。 D. 重要檔案需在產(chǎn)生 同時報公司檔案室集中管理。 檔案秘級的劃分 檔案劃分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。 A. 絕密 —— 公司重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針及各類涉密數(shù)據(jù)；其他重大經(jīng) 營管理的文件材料等。 B. 秘密 —— 公司財務(wù)報表、帳冊；投資計劃類、工程設(shè)備技術(shù)資料等。 C. 內(nèi)部 —— 公司發(fā)文。 檔案保管期限及分類 A. 確定保管期限的基本原則 ⑴ 對公司有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存。 ⑵ 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。 ⑶ 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 B. 按保存時間 的長短，將檔案分為短期保存、中期保存和永久保存三個保管期限。七年及以下為短期、七年以上至十五年為中期，十五年以上為永久。 C. 一般來說，工程、地產(chǎn)方面的資料、檔案，以項目為主進行分類；文書、財務(wù)方面的資料、檔案，以年度為主分類。 D. 參照集團公司檔案分類，將檔案資料分為八大類：文書類、財務(wù)類、工程投標類、物貿(mào)類、合資企業(yè)類、地產(chǎn)類。 檔案歸檔范圍及保管期限表 序號 歸 檔 范 圍 保管期限 A 文書類 ⑴ 公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復 永久 ⑵ 公司組織簡章、機構(gòu)設(shè)置、啟用印章之 印模 永久 ⑶ 營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批件、法人代表 永久 ⑷ 人員編制、名冊、干部任免、聘用合同、員工獎懲、員工培訓 中期 ⑸ 上級主管和有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件 中期 ⑹ 工作計劃、總結(jié)、會議紀要、重要文件，上級領(lǐng)導的重要講話、批示，以及本公司或部門的請示報告與批復、文電等 中期 ⑺ 有關(guān)公司聯(lián)誼會、工會、黨組織等文件材料，有關(guān)公司產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件 中期 ⑻ 對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄像帶、重要照片等（包括底片）的原件 永久 B 財務(wù)類： ⑴ 上級財務(wù)規(guī)定文件、本公司財 務(wù)制度 中期 ⑵ 各種會計憑證（單證、記帳、匯總、涉外等） 短期 ⑶ 會計帳簿（明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、涉外帳等） 中期 ⑷ 會計報表（帳務(wù)指標快報、年度決算報表） 永久 ⑸ 各類清冊（會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等） 永久 C 工程投標類 ⑴ 資格預審資料 永久 ⑵ 中標通知書 中期 ⑶ 與業(yè)主或指定分包商簽訂的合同，工程聯(lián)營合約、協(xié)議、洽談記錄、紀要等 永久 ⑷ 分判商合約 中期 D 工程施工類 ⑴ 開工申請和業(yè)主代表批準的文件 中期 ⑵ 工程保 險文件 中期 ⑶ 施工記錄、測試記錄、往返信件和指示 中期 ⑷ 施工進度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事項報告 中期 ⑸ 重要的工程圖表、圖片、施工照片等 中期 ⑹ 對外結(jié)算文件資料 中期 ⑺ 整理的項目概況（簡介） 永久 ⑻ 竣工工程總結(jié)報告 永久 ⑼ 竣工及保衰證書 永久 E 物資類 ⑴ 機械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件 中期 ⑵ 物資訂購的報價單、比價單及合同文本 中期 ⑶ 各種機構(gòu)設(shè)備清單及保險文件及汽車牌簿等 中期 ⑷ 固定資產(chǎn)清單、調(diào)撥、報廢及出售審批表 中期 ⑸ 材料調(diào)撥單 短期 ⑹ 物資買賣合同文本 中期 ⑺ 銷售收、付發(fā)票及憑證 中期 ⑻ 海關(guān)進出口報關(guān)單證 中期 ⑼ 重大買賣合約審批件 中期 F 索賠類 ⑴ 施工過程中因業(yè)主原因或客觀條件變更修改圖紙、改變施工工藝、增加工作量造成的經(jīng)濟損失備忘錄，會談紀要、來往信函等 中期 ⑵ 施工過程中遭受各種自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時有關(guān)記錄、照片，向業(yè)主提出索賠要求的所有文字材料及原始憑據(jù)等 中期 ⑶ 機械設(shè)備材料的索賠申請、通知書、報告書等 短期 ⑷ 積累或整理的索賠經(jīng)驗或參考資料 永久 G 合資企業(yè)文件材料 ⑴ 合資企業(yè)協(xié)議、合同、章程 永久 ⑵ 合資企業(yè)合同公證文件 永久 ⑶ 合資企業(yè)主管部門所在地政府的審批文件 永久 ⑷ 合資企業(yè)批準證書，登記注冊文件及營業(yè)執(zhí)照 永久 H 地產(chǎn)類 ⑴ 購買土地批準文件，公證書 永久 ⑵ 建造房屋的全部文件、資料 永久 ⑶ 賣屋契約、價目、入伙等文件 永久 ⑷ 與建筑師、律師、銀行等有關(guān)的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)文件、資料等 中期 ⑸ 已完成的地產(chǎn)發(fā)展項目分項整理資料（包括名稱、地區(qū)、地積、建筑面積、單位總數(shù)、購地時間、發(fā)展期等） 永久 ⑹ 大廈公共契約 永久 檔案處理 檔案保管 A. 公司檔案管理工作由公司檔案室具體負責。 B. 各部門、各項目發(fā)展部及各子公司均須分別指定專人進行文件資料管理。 管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求，并結(jié)合實際情況和以往的經(jīng)驗，將資 料按各有關(guān)規(guī)定搜集、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重 視并經(jīng)常過問、檢查此項工作。 C. 檔案的保管及其保管時間等，要視合約情況及其他原因而定，并由部門負 責人最后決定。 D. 部門檔案管理人員要保存所有入檔案室檔案的登記資料，包括編號、 內(nèi)容、 項目名稱、檔案描述（包括收、發(fā)信件及銷毀日期）。 E. 工程底圖除修改、送曬外，不得外借，修改后的底圖入庫，要認真檢查并 登記其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。 F. 檔案室要定期進行庫存檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或 載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制，庫存檔案因移交、作廢、遺失 等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。 檔案的修改與補充 A. 修改已歸檔的文件要有經(jīng)過領(lǐng)導批準的文件修改、補充通知單。 B. 修改內(nèi)容較小時，可直接在文件上“杠改”、“刮改 ”或者發(fā)送“變更通 知單”，采用“杠改”、“刮改”時應(yīng)在修改處標注“修改標記”。 C. 修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新文件代替，原來文件作廢。新文件列入原文件目 錄，并且注明所代替的原文件號。作廢的文件應(yīng)注明新文件的編號，根據(jù)需 要另行保管。 D. 整個保管單位內(nèi)文件作廢，由新文件代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并且注 明原保管單位編號，原保管單位標注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。 檔案借閱利用 A. 檔案資料的借閱、必須經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理批準，未經(jīng)許可，不得復制或外傳 。 B. 從檔案室借用檔案資料