【正文】 ⑶ 電腦軟 、硬件選購(gòu)與安裝、調(diào)撥的統(tǒng)籌安排。 B. 車輛管理： ⑴ 公司車輛的調(diào)度。 ⑵ 車輛用油、行車公里數(shù)、維修、保養(yǎng)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。 ⑶ 司機(jī)的日常管理。 ⑷ 負(fù)責(zé)與車管所、交管部門、安委會(huì)保持良好的關(guān)系。 C. 后勤保障：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作餐的訂購(gòu)以及工作宴請(qǐng)的安排等。 D. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 公關(guān)接待 A. 購(gòu)買三票：負(fù)責(zé)上級(jí)單位、本公司領(lǐng)導(dǎo)及 協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)出差、探親的機(jī) 票、火車票和汽車票的購(gòu)買工作。 B. 辦公用品管理：負(fù)責(zé)公司辦公用品的計(jì)劃擬訂、采購(gòu)、立帳、保管、分 發(fā)工作。 C. 印章及介紹信的管理：負(fù)責(zé)公司、部門、地盤印章的刻制、登記、留模、 蓋章、保管工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司介紹信的登記填寫工作。 D. 藥箱管理：負(fù)責(zé)公司〖保健箱〗藥品的購(gòu)置和分發(fā)工作。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 秘書 (董事長(zhǎng)秘書 ) A. 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)公司董事長(zhǎng)辦公室日常清潔，文件 整理，到訪客人 的接待與通報(bào)等。 B. 文件呈傳：負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)呈轉(zhuǎn)各部門文件，承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的文書 工作，準(zhǔn)確傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的書面和口頭指示。 C. 傳真件管理：負(fù)責(zé)公司傳真件的收發(fā)登記管理。 D. 會(huì)議通知：按照領(lǐng)導(dǎo)要求，及時(shí)通知相關(guān)人員參加會(huì)議。 E. 文字處理：負(fù)責(zé)有關(guān)文件資料的打印、翻譯、送發(fā)。 F. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 秘書 A. 文檔管理：負(fù)責(zé)以公司名義上報(bào)、下發(fā)的全部文 件及原稿的收集整理 和歸檔工作，對(duì)上級(jí)和本公司的重要文件、會(huì)議記錄和報(bào)刊報(bào)道存檔 并隨時(shí)提供使用。 B. 印發(fā)公文：負(fù)責(zé)公司文件格式的審核，編號(hào)登記。 C. 檔案管理：負(fù)責(zé)收集整理檔案，建立和完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，提供 檔案信息供各部門利用。 D. 影視資料的管理：負(fù)責(zé)公司重大活動(dòng)及事件照片、攝像資料的收集、整理 及保存。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 前臺(tái) A. 服務(wù)工作：早上提前 20 分鐘到崗，清潔領(lǐng)導(dǎo)辦公室并倒茶 水。 B. 接待賓客： ⑴ 熱情禮貌迎接前來(lái)寫字樓視察、參觀指導(dǎo)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并首先安排到 接待室或引導(dǎo)到會(huì)議室。 ⑵ 對(duì)前來(lái)寫字樓拜見(jiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)的客人，首先安排在接待室并馬上報(bào)告有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，客人入座后負(fù)責(zé)倒上茶水。 ⑶ 對(duì)前來(lái)寫字樓聯(lián)系業(yè)務(wù)人員，視情況引導(dǎo)到各業(yè)務(wù)部門。 C. 訂發(fā)信報(bào)：負(fù)責(zé)公司文件、資料、信函的傳遞工作；報(bào)刊訂閱分發(fā)以 及信件、包裹等郵寄、接收、分發(fā)工作。 電腦管理員 A. 電腦采購(gòu)：負(fù)責(zé)電腦硬件與軟件設(shè)備的詢比價(jià)、選購(gòu)與安裝以及電腦設(shè) 備的付款辦理。 B. 維修保養(yǎng)：負(fù)責(zé)電腦設(shè)備的維修保養(yǎng)、調(diào)撥、報(bào)廢；電腦應(yīng)用檢查及相 關(guān)、培訓(xùn)。 C. 軟件管理：系統(tǒng)軟件、工具軟件、專用軟件的管理。 D. 網(wǎng)絡(luò)發(fā)展：公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理；公司網(wǎng)站（頁(yè)）的文字編 輯。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 后勤保障 A. 通訊管理：負(fù)責(zé)公司電話號(hào)碼的申請(qǐng)和電話 機(jī)、 BP 機(jī)、對(duì)講機(jī)、手提電 話的統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、選購(gòu)，費(fèi)用繳納及臺(tái)帳的建立工作， 負(fù)責(zé)公司每月通 訊設(shè)備費(fèi)用支出的統(tǒng)計(jì)工作。 B. 寫字樓管理： ⑴ 負(fù)責(zé)寫字樓辦公秩序管理，每月檢查一次并做好記錄向經(jīng)理匯報(bào)。 ⑵ 負(fù)責(zé)寫字樓辦公所需桌椅、電器及衛(wèi)生用品的詢價(jià)采購(gòu)、驗(yàn)收登記、 發(fā)放等工作。 C. 安全保衛(wèi)：負(fù)責(zé)寫字樓內(nèi)下班時(shí)間的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)大門管理，節(jié)假 日期間，非值班人員不得進(jìn)入寫字樓，保證不失盜。 D. 應(yīng)急處理：熟悉防火知識(shí)，熟練使用消防器材，牢記報(bào)警電話（火警、匪 警）。一旦發(fā)生意外事故，要及時(shí)報(bào)警并報(bào)告行政部領(lǐng)導(dǎo)。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：認(rèn)真完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 司機(jī)班班長(zhǎng) A. 車輛管理：負(fù)責(zé)管理公司汽車檔案資料，如汽車的申請(qǐng)購(gòu)置文件、發(fā)票單 據(jù)復(fù)印件、商檢手續(xù)、上牌手續(xù)、使用說(shuō)明書、車底盤編號(hào)、引擎編號(hào)、 行車執(zhí)照、保險(xiǎn)、駕駛證等復(fù)印件的收集、保管、登記統(tǒng)計(jì)工作，做到可 隨時(shí)提供使用。負(fù)責(zé)汽車的購(gòu)置咨詢、商檢、上牌、年審、年檢、行車執(zhí) 照、養(yǎng)路費(fèi)等費(fèi)用的繳納車輛投保等工作。 B. 車輛維修：負(fù)責(zé)公司車輛技術(shù)狀況的定期檢查，組織司機(jī)開展車輛維修保 養(yǎng)及衛(wèi)生等工作。負(fù)責(zé)檢查汽車出勤日記、出車日記及防盜安全工作；負(fù) 責(zé)提出公司車輛管理使用規(guī)定的修改意見(jiàn)。 C. 事故處理：協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好行車安全事故的處理工作。 D. 法規(guī)學(xué)習(xí)：要經(jīng)常對(duì)司機(jī)進(jìn)行安全教育和交通法規(guī)學(xué)習(xí) 。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 司機(jī) A. 車輛安檢：對(duì)車輛進(jìn)行定期保養(yǎng)，隨時(shí)檢修，及時(shí)排除安全隱患。 B. 車輛清潔：每天提前上班，將車擦洗干凈，檢查儀表，保持車容、車 貌和車內(nèi)的清潔美觀，車內(nèi)無(wú)雜物，后背箱物品擺放整齊。檢查車上 應(yīng)準(zhǔn)備的必要物品與配件是否齊全等。 C. 服務(wù)意識(shí)：嚴(yán)格執(zhí)行交通法規(guī)，加強(qiáng)安全責(zé)任感。嚴(yán)禁酒后開車，違 章駕駛。講究職業(yè)道德，提高駕駛技能，端正服務(wù)態(tài)度，提 供一流服務(wù)； D. 服從調(diào)度：司機(jī)要服從安排，聽從指揮，隨時(shí)做好出車準(zhǔn)備，接到出車 通知，立即出車，確保出車安全。 司機(jī)接到公司領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性出車 任務(wù)，要及時(shí)知會(huì)行政部，以便重新調(diào)整安排車輛 。 司機(jī)班實(shí)行晚班和 節(jié)假日輪流值班，確保公司業(yè)務(wù)在節(jié)假日正常開展。 E. 節(jié)約意識(shí)：樹立增收節(jié)支的觀念，節(jié)約用油、用料。晚間收車時(shí)，要向 行政公關(guān)部匯報(bào)登記當(dāng)天的公里數(shù)、耗油量以及車況。 7. 行政管理 公文管理 收文 A. 收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、 立卷、歸檔、銷毀。 B. 收到上級(jí)機(jī)關(guān)、北京市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公 關(guān)部按照密級(jí)、掛號(hào)文件、重要程度、文件內(nèi)容、內(nèi)部資料等 進(jìn)行分類登 記編號(hào)，并填妥《收文處理專用紙》（附件 1），由行政公關(guān)部呈公司領(lǐng)導(dǎo)批閱 或交相關(guān)部門處理。 C. 根據(jù)閱批范圍，由行政公關(guān)部及時(shí)送閱處理，并負(fù)責(zé)催閱、催傳。 D. 為提高傳閱速度和保證文件安全，文件送到后，公司領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)閱看，閱簽后及時(shí)退回行政公關(guān)部。公文不得帶出公司。 E. 各部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要及時(shí)處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單 上，處理完畢后退交行政公關(guān)部。 F. 傳閱文件，請(qǐng)閱后簽名并注明閱文日期。 G. 公司領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)帶回的有關(guān)公文及會(huì)議文件一律交行政公關(guān)部登 記、處理、存檔。 H. 凡上級(jí)機(jī)關(guān)和北京市政府發(fā)給有關(guān)部門的重要文件，應(yīng)將原件送交行政公 關(guān)部存檔，復(fù)印一份給部門辦理或留存。 I. 有關(guān)部門、地盤工作簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、報(bào)告由行政公關(guān)部統(tǒng)一登記后，按派送 范圍 及時(shí)送達(dá)。 J. 有關(guān)部門的進(jìn)度表、圖紙等按規(guī)定時(shí)間送達(dá)行政公關(guān)部匯總、存檔。 發(fā)文 A. 凡以中海發(fā)展（北京）有限公司名義制作的公文，文件的起草由相關(guān)部門 具體承辦，填妥《發(fā)文紙》（附件 2），部門領(lǐng)導(dǎo)核簽（如與其他部門業(yè) 務(wù)有關(guān)的文件，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門會(huì)簽）。 B. 部門已簽署的文件草稿應(yīng)先交行政公關(guān)部核稿，確定發(fā)文編號(hào)、范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由行政公關(guān)部呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。簽發(fā)后的文件由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關(guān)部存檔。 C. 發(fā) 文應(yīng)遵照公文格式及字體規(guī)則： 文號(hào)：四號(hào) 仿宋 GB2312 左齊 標(biāo)題：三號(hào) 黑體 居中 正文：小三號(hào) 仿宋 GB2312 視正文內(nèi)容多少，行間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過(guò)調(diào)整字間 距，盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”或段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、 完整、美觀。 附件：正文之后，成文時(shí)間之前，注明順序和名稱。 成文時(shí)間：四號(hào) 仿宋 GB2312 右齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn) 印章：除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章。 抄報(bào)、抄送： 四號(hào) 仿宋 GB2312 與正文齊 D. 公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，左側(cè)裝訂。以“中海發(fā)展（北京）有限 公司”名義或子公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印 章，不得混用。 E. 中海發(fā)展（北京）有限公司名義發(fā)文，其發(fā)文號(hào)為：中海地產(chǎn)京（部門）字（年 份）第（ 序號(hào)），具體文號(hào)如下： 行政公關(guān)部：中海地產(chǎn)京行政字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 人力資源部：中海地產(chǎn)京人力字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 資金財(cái)務(wù)部：中海地產(chǎn)京財(cái)務(wù)字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 投資策劃部：中海地產(chǎn)京投資字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 合約管理部：中海地產(chǎn)京合約字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 設(shè)計(jì)研究部：中海地產(chǎn)京設(shè)計(jì)字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 經(jīng)營(yíng)銷售部：中海地產(chǎn)京銷售字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 中海紫金苑發(fā)展部：中海地產(chǎn)京紫金字（年份 ）第（ⅩⅩ）號(hào) 中海馥園發(fā)展部： 中海地產(chǎn)京馥園字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) 中海凱旋發(fā)展部：中海地產(chǎn)京凱旋字（年份）第（ⅩⅩ）號(hào) F. 嚴(yán)肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。 G. 擬發(fā)傳真時(shí)，先填寫傳真登記表并按傳真對(duì)象要求選用公司傳真書寫紙，力 求字跡工整，言簡(jiǎn)意明。 各部門都必須嚴(yán)格執(zhí)行《中海發(fā)展（北京）有限公司公文處理辦法》的規(guī) 定，對(duì)本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理， 妥為保存 ，年終歸檔，嚴(yán)防公文的散失。行政公關(guān)部將定期對(duì)各部門保管 和處理的文件進(jìn)行檢查指導(dǎo)，維護(hù)公司公文的嚴(yán)肅性。 印鑒管理 印章是公司憑信的標(biāo)志，具有法定性和效用性。公司印章的保管與使用是 極為嚴(yán)肅的，為此特做如下規(guī)定： A. 公司和各部門印章由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，并指派專人保管。 B. 各部門需用公司印章的文件必須是部門領(lǐng)導(dǎo)審定的正式文本，并填寫《印 章使用申請(qǐng)表》（附件 3），注明時(shí)間、用途、份數(shù)等由行政公關(guān)部呈主 管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用印。 C. 凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約、標(biāo)書等，如需用印，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，可直 接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。 D. 非簽約等特殊情況，不得攜帶印章外出，必要時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)辦 人遞交借用申請(qǐng)，或由行政公關(guān)部安排專人執(zhí)章陪同前往，用后及時(shí)歸還。 E. 一般性事務(wù)，部門經(jīng)理可直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理用印事宜。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴(kuò)大使用范圍，印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 G. 印章的銷毀 ⑴ 因更名、 損壞等原因需刻制新印章時(shí)，應(yīng)按印章管理權(quán)限，由使用部門 將舊印章交回印章管理部門或公司。 ⑵ 如因業(yè)務(wù)需要繼續(xù)使用舊印章時(shí)，須經(jīng)印章管理部門同意，暫緩銷毀， 但使用時(shí)仍按印章批準(zhǔn)權(quán)限辦理。