【正文】 索 引 1. 目 的 ???????????????????????????? 3 2. 范 圍 ???????????????????????????? 3 3. 定 義 ???????????????????????????? 3 4. 參考資料 ???????????????????????????? 3 5. 解 釋 ???????????????????????????? 3 6. 行政公關(guān)部職責(zé)范圍、組織架構(gòu) 表和崗位職責(zé) 6. 1 職責(zé)范圍 ?????????????????????????? 4 6. 2 組織架構(gòu)表 ????????????????????????? 5 6. 3 崗位職責(zé) ?????????????????????????? 6 7. 行政管理 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ????????? ????????????????? 16 7. 4 例會(huì)制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫(xiě)字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關(guān)管理 8. 1 加強(qiáng)信息交流工作 ?????????????????????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動(dòng) ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對(duì)外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ??????????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制??????????????? ?????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???????????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請(qǐng)單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領(lǐng)用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領(lǐng)取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報(bào)單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????? ???????? 53 附件 10.《檔案卷內(nèi)目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請(qǐng)表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復(fù)印申請(qǐng)表》 ?????????????????? 57 1. 目 的 ： 為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對(duì)外樹(shù)立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴(kuò)大影響力和社會(huì)各界對(duì)公 司業(yè)績(jī)及前景的興趣和信心；對(duì)內(nèi)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷增強(qiáng)員工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公關(guān)管理制度》。 2. 范 圍 ： 適用于中海發(fā)展（北京）有限公司各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及子公司。 3. 定 義 ： 行政公關(guān)管理是公司承上啟下、對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)與服務(wù)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)與宣傳的紐帶與橋梁，是弘揚(yáng)中海文化和企業(yè)精神，提升公司對(duì)外形象的窗口和舞臺(tái)，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調(diào)作用和服務(wù)保障作用的重要手段。 4. 參考資料： 《中國(guó)海外集團(tuán)有限公司管理制度》 5. 解 釋： 本 制度內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定和表格均由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)制訂。各部門、項(xiàng)目 發(fā)展部、子公司辦理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，必須遵守本制度和正確使用有關(guān) 表格。 6. 行政公關(guān)部職責(zé)范圍、組織架構(gòu)表和崗位職責(zé) 職責(zé)范圍 在主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真做好公司的行政公關(guān)管理工作。 負(fù)責(zé)公司的文秘工作 ,如文件收發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、印鑒管理、會(huì)議組織、文 書(shū)檔案、公關(guān)接待、車輛調(diào)度及 取送信函物件等事宜。 負(fù)責(zé)公司組織架構(gòu)表、各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司職責(zé)范圍的綜合及 印發(fā)。 負(fù)責(zé)公司有關(guān)文字工作，包括公司公文的起草、核稿，以及與公司有關(guān) 的各類報(bào)道的收集、整理，公司各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司對(duì)外發(fā)布 消息或圖片資料等的文字審核工作。 負(fù)責(zé)公司檔案管理，包括各類資料的整理、存檔、借閱和檔案室管理。 負(fù)責(zé)公司的接待工作，如安排食宿、陪同參觀游覽、預(yù)定機(jī)票車票船票 等事宜。 負(fù)責(zé)大型活動(dòng)的組織，包括外界要求公司參加的有關(guān)展覽、演講會(huì)等 的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，并做好禮品發(fā)放等事宜。 負(fù)責(zé)聯(lián)系新聞傳媒，進(jìn)行有關(guān)公司外部形象事宜的溝通和管理。 負(fù)責(zé)公司廣告的聯(lián)系設(shè)計(jì)及刊登，以及設(shè)計(jì)制作公司宣傳類有關(guān)物品， 包括禮品和紀(jì)念品的制作、分發(fā)與管理。 負(fù)責(zé)公司攝像錄像工作。培養(yǎng)自己的攝像攝影人員，并與專業(yè)攝像攝影 人士保持聯(lián)系。搜集、保存公司的各種攝錄資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)或公司制 作簡(jiǎn)介錄像片等提供服務(wù)。 負(fù)責(zé)與社區(qū)及有關(guān)福利、慈善機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示 ,受理外界 要求公司贊助實(shí)物、款項(xiàng)等事宜。 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站（頁(yè)）的建立與編輯；公司局域網(wǎng)的建立、發(fā)展和應(yīng)用管 理以及各部門電腦軟、硬件的選購(gòu)、安裝、維護(hù)等相關(guān)事宜。 負(fù)責(zé)公司的總務(wù)工作，如采購(gòu)分發(fā)辦公用品，負(fù)責(zé)寫(xiě)字樓內(nèi)租擺花草的 管理及飲用水的管理。 負(fù)責(zé)電話接轉(zhuǎn)，電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的維修、保養(yǎng)及費(fèi)用結(jié)算等 事宜。 負(fù)責(zé)公司寫(xiě)字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作及公司其他物 業(yè)的有關(guān)事項(xiàng)。 負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的統(tǒng)籌安排及日常清理。 配合財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)的管理。 負(fù)責(zé)公司員工工服的訂制。 負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、保養(yǎng)與管理，保障公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門公務(wù)用車以及 上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)用車要求。 指導(dǎo)各子公司、各項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司的行政公關(guān)管理工作。 負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件的及時(shí)處理與匯報(bào)。 認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 組織架構(gòu)表 中海發(fā)展（北京）有限公司 行政公關(guān)部組織架構(gòu)表 備注：上表中虛線框表示該職務(wù)目前未到崗。 崗位責(zé)任 部門經(jīng)理 部 門 經(jīng) 理 后 勤 服 務(wù) 副 經(jīng) 理 助理經(jīng)理 經(jīng) 理 司 機(jī) 班 電 腦 管 理 秘 書(shū) 公司總經(jīng)理 前 臺(tái) 秘 書(shū) 公 關(guān) 接 待 A. 在公司主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作。 B. 組織領(lǐng)導(dǎo)：全面管理部門業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)部門工作計(jì)劃制定，督促并調(diào)動(dòng)部 門員工認(rèn)真落實(shí)工作計(jì)劃。 C. 傳達(dá)指示：及時(shí)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門的指示，檢查監(jiān)督并指導(dǎo)落實(shí)。 D. 組織活動(dòng)：負(fù)責(zé)公司重大節(jié)假日（“五一”、“十一”、“元旦”、“春節(jié)”）集體康樂(lè)活動(dòng)的策劃與組織，并協(xié)助上級(jí)單位搞好在京組織的文化活動(dòng)。 E. 制度管理：負(fù)責(zé)組織公司各項(xiàng)管理制度的制訂、貫徹、檢討、學(xué)習(xí)、修訂工作。 F. 會(huì)議安排：負(fù)責(zé)公司及上級(jí)單位在京召開(kāi)的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)安排，并做好會(huì)議服務(wù)。 G. 值班管理：負(fù)責(zé)國(guó)家法定節(jié)假日放假和休息日寫(xiě)字樓的值班安排工作，并做好值班記錄，保證寫(xiě)字樓在節(jié)假日里不發(fā)生任何事故。 H. 公關(guān)聯(lián)絡(luò)：負(fù)責(zé)加強(qiáng)與地方 —— 公安、交通管理 部門、街道辦事處、派出所、電話局等單位的關(guān)系。 I. 貴賓接待：負(fù)責(zé)前來(lái)公司參觀、檢查、指導(dǎo)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及重要賓客的接待工作，并擬定活動(dòng)日程，安排落實(shí)。 J. 費(fèi)用管理： ⑴ 會(huì)同財(cái)務(wù)部根據(jù)公司規(guī)定，實(shí)施行政管理費(fèi)用開(kāi)支計(jì)劃、審批、報(bào)銷、登記等工作。 ⑵ 會(huì)同人事部辦理員工調(diào)離公司時(shí)，使用的辦公器材、辦公用品及費(fèi)用的收交工作。 K. 資產(chǎn)管理：凡行政公關(guān)部配發(fā)給各部門及某個(gè)項(xiàng)目或個(gè)人掌握使用的交通工具、照相器材、電視機(jī)、收錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、洗衣機(jī)、空調(diào)機(jī)等物品，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并保存好原始登記資料；建立增減臺(tái)帳，一季度統(tǒng)計(jì)一次。組 織分管寫(xiě)字樓、項(xiàng)目發(fā)展部的員工，每半年做一次固定資產(chǎn)（ 500 元以上）的盤點(diǎn)以及使用狀況的清查工作，配合資金財(cái)務(wù)部搞好固定資產(chǎn)管理，并及時(shí)提出添置或報(bào)廢申請(qǐng)。 L. 辦公秩序：負(fù)責(zé)寫(xiě)字樓辦公秩序管理及制度的制訂，并檢查辦公秩序執(zhí)行情況。 M. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：積極組織部門員工努力完成公司領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)單位交辦的各項(xiàng)工作。 . 副經(jīng)理 A. 起草文件： ⑴ 負(fù)責(zé)公司綜合性公文的擬稿、送審、校對(duì)及資料收集整理。（如年度工 作總結(jié)、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等）。 ⑵ 負(fù)責(zé)公司會(huì)議和重要業(yè)務(wù)專題會(huì)會(huì)議的記錄工作，并對(duì)會(huì)議的重要內(nèi)容 形成會(huì)議紀(jì)要。 ⑶ 負(fù)責(zé)行政公關(guān)部文件的起草、呈簽、校對(duì)、打印、發(fā)送工作。 B. 檔案管理：負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，并隨時(shí) 記錄公司的《大事記》（如組織架構(gòu)變更、人事任免、業(yè)務(wù)拓展、領(lǐng)導(dǎo)檢 查指導(dǎo)、公司獲獎(jiǎng)等）。每月進(jìn)行一次文字圖片的綜合整理、編輯送審、 打印歸檔，隨時(shí)提供使用。 C. 公關(guān)事務(wù)：協(xié)助行政公 關(guān)部經(jīng)理做好公關(guān)方面的工作，加強(qiáng)對(duì)新聞單位的 聯(lián)絡(luò)工作。 D. 宣傳報(bào)道：負(fù)責(zé)公司《工作簡(jiǎn)報(bào)》的擬稿送審、打印分發(fā)及對(duì)外宣傳報(bào)導(dǎo) 工作。 E. 會(huì)議服務(wù)：負(fù)責(zé)公司大小會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議的準(zhǔn)備服務(wù)工作。 F. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 助理經(jīng)理 A. 電腦管理： ⑴ 公司電腦發(fā)展應(yīng)用的規(guī)劃與計(jì)劃管理。 ⑵ 公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理。