【正文】 索 引 1. 目 的 ???????????????????????????? 3 2. 范 圍 ???????????????????????????? 3 3. 定 義 ???????????????????????????? 3 4. 參考資料 ???????????????????????????? 3 5. 解 釋 ???????????????????????????? 3 6. 行政公關部職責范圍、組織架構 表和崗位職責 6. 1 職責范圍 ?????????????????????????? 4 6. 2 組織架構表 ????????????????????????? 5 6. 3 崗位職責 ?????????????????????????? 6 7. 行政管理 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ????????? ????????????????? 16 7. 4 例會制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關管理 8. 1 加強信息交流工作 ?????????????????????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動 ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ??????????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制??????????????? ?????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???????????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛任務單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????? ???????? 53 附件 10.《檔案卷內目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復印申請表》 ?????????????????? 57 1. 目 的 ： 為適應公司業(yè)務發(fā)展的需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學化，對外樹立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴大影響力和社會各界對公 司業(yè)績及前景的興趣和信心；對內加強企業(yè)文化建設，不斷增強員工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公關管理制度》。 2. 范 圍 ： 適用于中海發(fā)展（北京）有限公司各部門、項目發(fā)展部及子公司。 3. 定 義 ： 行政公關管理是公司承上啟下、對內協(xié)調與服務、對外聯(lián)絡與宣傳的紐帶與橋梁，是弘揚中海文化和企業(yè)精神，提升公司對外形象的窗口和舞臺，是為領導決策提供可靠依據(jù)，發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調作用和服務保障作用的重要手段。 4. 參考資料： 《中國海外集團有限公司管理制度》 5. 解 釋： 本 制度內各項規(guī)定和表格均由行政公關部負責制訂。各部門、項目 發(fā)展部、子公司辦理有關事項時，必須遵守本制度和正確使用有關 表格。 6. 行政公關部職責范圍、組織架構表和崗位職責 職責范圍 在主管副總經理領導下，認真做好公司的行政公關管理工作。 負責公司的文秘工作 ,如文件收發(fā)、公文呈轉、印鑒管理、會議組織、文 書檔案、公關接待、車輛調度及 取送信函物件等事宜。 負責公司組織架構表、各部門、項目發(fā)展部及各子公司職責范圍的綜合及 印發(fā)。 負責公司有關文字工作，包括公司公文的起草、核稿，以及與公司有關 的各類報道的收集、整理，公司各部門、項目發(fā)展部及各子公司對外發(fā)布 消息或圖片資料等的文字審核工作。 負責公司檔案管理，包括各類資料的整理、存檔、借閱和檔案室管理。 負責公司的接待工作，如安排食宿、陪同參觀游覽、預定機票車票船票 等事宜。 負責大型活動的組織，包括外界要求公司參加的有關展覽、演講會等 的統(tǒng)籌與協(xié)調，并做好禮品發(fā)放等事宜。 負責聯(lián)系新聞傳媒，進行有關公司外部形象事宜的溝通和管理。 負責公司廣告的聯(lián)系設計及刊登，以及設計制作公司宣傳類有關物品， 包括禮品和紀念品的制作、分發(fā)與管理。 負責公司攝像錄像工作。培養(yǎng)自己的攝像攝影人員，并與專業(yè)攝像攝影 人士保持聯(lián)系。搜集、保存公司的各種攝錄資料，為公司領導或公司制 作簡介錄像片等提供服務。 負責與社區(qū)及有關福利、慈善機構的聯(lián)系。根據(jù)公司領導批示 ,受理外界 要求公司贊助實物、款項等事宜。 負責公司網站（頁）的建立與編輯；公司局域網的建立、發(fā)展和應用管 理以及各部門電腦軟、硬件的選購、安裝、維護等相關事宜。 負責公司的總務工作，如采購分發(fā)辦公用品，負責寫字樓內租擺花草的 管理及飲用水的管理。 負責電話接轉，電話機、傳真機、復印機的維修、保養(yǎng)及費用結算等 事宜。 負責公司寫字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作及公司其他物 業(yè)的有關事項。 負責公司會議室的統(tǒng)籌安排及日常清理。 配合財務部做好固定資產的管理。 負責公司員工工服的訂制。 負責公司車輛調度、保養(yǎng)與管理，保障公司領導、各部門公務用車以及 上級單位領導用車要求。 指導各子公司、各項目發(fā)展部及各子公司的行政公關管理工作。 負責公司突發(fā)事件的及時處理與匯報。 認真完成領導交辦的其他工作。 組織架構表 中海發(fā)展（北京）有限公司 行政公關部組織架構表 備注：上表中虛線框表示該職務目前未到崗。 崗位責任 部門經理 部 門 經 理 后 勤 服 務 副 經 理 助理經理 經 理 司 機 班 電 腦 管 理 秘 書 公司總經理 前 臺 秘 書 公 關 接 待 A. 在公司主管副總經理領導下工作。 B. 組織領導：全面管理部門業(yè)務，負責部門工作計劃制定，督促并調動部 門員工認真落實工作計劃。 C. 傳達指示：及時傳達公司領導和上級主管部門的指示，檢查監(jiān)督并指導落實。 D. 組織活動：負責公司重大節(jié)假日（“五一”、“十一”、“元旦”、“春節(jié)”）集體康樂活動的策劃與組織，并協(xié)助上級單位搞好在京組織的文化活動。 E. 制度管理：負責組織公司各項管理制度的制訂、貫徹、檢討、學習、修訂工作。 F. 會議安排：負責公司及上級單位在京召開的各種會議的會務安排，并做好會議服務。 G. 值班管理：負責國家法定節(jié)假日放假和休息日寫字樓的值班安排工作，并做好值班記錄，保證寫字樓在節(jié)假日里不發(fā)生任何事故。 H. 公關聯(lián)絡：負責加強與地方 —— 公安、交通管理 部門、街道辦事處、派出所、電話局等單位的關系。 I. 貴賓接待：負責前來公司參觀、檢查、指導的上級領導及重要賓客的接待工作，并擬定活動日程，安排落實。 J. 費用管理： ⑴ 會同財務部根據(jù)公司規(guī)定，實施行政管理費用開支計劃、審批、報銷、登記等工作。 ⑵ 會同人事部辦理員工調離公司時，使用的辦公器材、辦公用品及費用的收交工作。 K. 資產管理：凡行政公關部配發(fā)給各部門及某個項目或個人掌握使用的交通工具、照相器材、電視機、收錄機、復印機、洗衣機、空調機等物品，必須嚴格履行登記手續(xù)，并保存好原始登記資料；建立增減臺帳，一季度統(tǒng)計一次。組 織分管寫字樓、項目發(fā)展部的員工，每半年做一次固定資產（ 500 元以上）的盤點以及使用狀況的清查工作，配合資金財務部搞好固定資產管理，并及時提出添置或報廢申請。 L. 辦公秩序：負責寫字樓辦公秩序管理及制度的制訂，并檢查辦公秩序執(zhí)行情況。 M. 領導交辦：積極組織部門員工努力完成公司領導及上級單位交辦的各項工作。 . 副經理 A. 起草文件： ⑴ 負責公司綜合性公文的擬稿、送審、校對及資料收集整理。（如年度工 作總結、計劃、領導講話稿等）。 ⑵ 負責公司會議和重要業(yè)務專題會會議的記錄工作，并對會議的重要內容 形成會議紀要。 ⑶ 負責行政公關部文件的起草、呈簽、校對、打印、發(fā)送工作。 B. 檔案管理：負責公司檔案管理工作，對各部門檔案工作進行指導，并隨時 記錄公司的《大事記》（如組織架構變更、人事任免、業(yè)務拓展、領導檢 查指導、公司獲獎等）。每月進行一次文字圖片的綜合整理、編輯送審、 打印歸檔，隨時提供使用。 C. 公關事務：協(xié)助行政公 關部經理做好公關方面的工作，加強對新聞單位的 聯(lián)絡工作。 D. 宣傳報道：負責公司《工作簡報》的擬稿送審、打印分發(fā)及對外宣傳報導 工作。 E. 會議服務：負責公司大小會議室召開會議的準備服務工作。 F. 領導交辦：完成公司領導和部門領導交辦的其它工作。 助理經理 A. 電腦管理： ⑴ 公司電腦發(fā)展應用的規(guī)劃與計劃管理。 ⑵ 公司電腦網絡的發(fā)展應用與管理。