【正文】 班 電 腦 管 理 秘 書 公司總經(jīng)理 前 臺(tái) 秘 書 公 關(guān) 接 待 A. 在公司主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作。 指導(dǎo)各子公司、各項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司的行政公關(guān)管理工作。 負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的統(tǒng)籌安排及日常清理。 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站（頁）的建立與編輯；公司局域網(wǎng)的建立、發(fā)展和應(yīng)用管 理以及各部門電腦軟、硬件的選購、安裝、維護(hù)等相關(guān)事宜。培養(yǎng)自己的攝像攝影人員，并與專業(yè)攝像攝影 人士保持聯(lián)系。 負(fù)責(zé)大型活動(dòng)的組織，包括外界要求公司參加的有關(guān)展覽、演講會(huì)等 的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，并做好禮品發(fā)放等事宜。 負(fù)責(zé)公司組織架構(gòu)表、各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司職責(zé)范圍的綜合及 印發(fā)。 4. 參考資料： 《中國海外集團(tuán)有限公司管理制度》 5. 解 釋： 本 制度內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定和表格均由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)制訂。 索 引 1. 目 的 ???????????????????????????? 3 2. 范 圍 ???????????????????????????? 3 3. 定 義 ???????????????????????????? 3 4. 參考資料 ???????????????????????????? 3 5. 解 釋 ???????????????????????????? 3 6. 行政公關(guān)部職責(zé)范圍、組織架構(gòu) 表和崗位職責(zé) 6. 1 職責(zé)范圍 ?????????????????????????? 4 6. 2 組織架構(gòu)表 ????????????????????????? 5 6. 3 崗位職責(zé) ?????????????????????????? 6 7. 行政管理 7. 1 公文管理 ?????????????????????????? 13 7. 2 印鑒管理 ?????????????????????????? 15 7. 3 保密制度 ????????? ????????????????? 16 7. 4 例會(huì)制度 ?????????????????????????? 17 7. 5 接待制度 ?????????????????????????? 18 7. 6 辦公用品管理 ???????????????????????? 19 7. 7 電腦管理 ?????????????????????????? 20 7. 8 電話及傳真管理 ??????????????????????? 21 7. 9 車輛使用管理 ???????????????????????? 22 7. 10 寫字樓管理 ????????????????????????? 23 8. 公關(guān)管理 8. 1 加強(qiáng)信息交流工作 ?????????????????????? 24 8. 2 建立音像資料系統(tǒng) ?????????????????????? 25 8. 3 組織大型活動(dòng) ,宣傳公司形象?????????????????? 25 8. 4 公司對(duì)外捐款與贊助工作 ??????????????????? 25 8. 5 新聞發(fā)布的規(guī)定 ?????????????????????? 26 8. 6 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 ?????????????? 28 8. 7 制作宣傳印刷品的管理 ??????????????????? 31 9. 檔案管理 9. 1 定義????????????????????????????? 33 9. 2 檔案管理原則????????????????????????? 33 9. 3 檔案管理體制??????????????? ?????????? 33 9. 4 檔案收集??????????????????????????? 33 9. 5 檔案處理??????????????????????????? 39 9. 6 檔案管理現(xiàn)代化???????????????????????? 43 9. 7 檔案處罰??????????????????????????? 44 10. 附件 附件 1.《收文處理專用紙》 ???????????????????? 45 附件 2.《發(fā)文紙》????????????????????????? 46 附件 3.《印章使用申請(qǐng)單》 ???????????????????? 47 附件 4.《辦公用品領(lǐng)用登記表》??????????????????? 48 附件 5.《電腦耗材領(lǐng)取登記表》??????????????????? 49 附件 6.《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》 ???????????????????? 50 附件 7.《乘坐出租車登記表》???????????????????? 51 附件 8.《車輛維修申報(bào)單》 ???????????????????? 52 附件 9.《檔案移交登記表》 ???????????? ???????? 53 附件 10.《檔案卷內(nèi)目錄表》 ???????????????????? 54 附件 11.《檔案借閱申請(qǐng)表》 ???????????????????? 55 附件 12.《檔案銷毀登記表》 ???????????????????? 56 附件 13.《檔案摘錄復(fù)印申請(qǐng)表》 ?????????????????? 57 1. 目 的 ： 為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，使公司的辦公系統(tǒng)更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對(duì)外樹立公司良好的企業(yè)形象，不斷擴(kuò)大影響力和社會(huì)各界對(duì)公 司業(yè)績及前景的興趣和信心；對(duì)內(nèi)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，不斷增強(qiáng)員工的凝聚力和公司的向心力，特制定《行政公關(guān)管理制度》。各部門、項(xiàng)目 發(fā)展部、子公司辦理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，必須遵守本制度和正確使用有關(guān) 表格。 負(fù)責(zé)公司有關(guān)文字工作，包括公司公文的起草、核稿，以及與公司有關(guān) 的各類報(bào)道的收集、整理，公司各部門、項(xiàng)目發(fā)展部及各子公司對(duì)外發(fā)布 消息或圖片資料等的文字審核工作。 負(fù)責(zé)聯(lián)系新聞傳媒，進(jìn)行有關(guān)公司外部形象事宜的溝通和管理。搜集、保存公司的各種攝錄資料，為公司領(lǐng)導(dǎo)或公司制 作簡介錄像片等提供服務(wù)。 負(fù)責(zé)公司的總務(wù)工作，如采購分發(fā)辦公用品，負(fù)責(zé)寫字樓內(nèi)租擺花草的 管理及飲用水的管理。 配合財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)的管理。 負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件的及時(shí)處理與匯報(bào)。 B. 組織領(lǐng)導(dǎo)：全面管理部門業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)部門工作計(jì)劃制定，督促并調(diào)動(dòng)部 門員工認(rèn)真落實(shí)工作計(jì)劃。 F. 會(huì)議安排：負(fù)責(zé)公司及上級(jí)單位在京召開的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)安排，并做好會(huì)議服務(wù)。 J. 費(fèi)用管理： ⑴ 會(huì)同財(cái)務(wù)部根據(jù)公司規(guī)定，實(shí)施行政管理費(fèi)用開支計(jì)劃、審批、報(bào)銷、登記等工作。 L. 辦公秩序：負(fù)責(zé)寫字樓辦公秩序管理及制度的制訂，并檢查辦公秩序執(zhí)行情況。 ⑵ 負(fù)責(zé)公司會(huì)議和重要業(yè)務(wù)專題會(huì)會(huì)議的記錄工作，并對(duì)會(huì)議的重要內(nèi)容 形成會(huì)議紀(jì)要。 C. 公關(guān)事務(wù)：協(xié)助行政公 關(guān)部經(jīng)理做好公關(guān)方面的工作，加強(qiáng)對(duì)新聞單位的 聯(lián)絡(luò)工作。 助理經(jīng)理 A. 電腦管理： ⑴ 公司電腦發(fā)展應(yīng)用的規(guī)劃與計(jì)劃管理。 ⑵ 車輛用油、行車公里數(shù)、維修、保養(yǎng)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。 D. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 D. 藥箱管理：負(fù)責(zé)公司〖保健箱〗藥品的購置和分發(fā)工作。 C. 傳真件管理：負(fù)責(zé)公司傳真件的收發(fā)登記管理。 秘書 A. 文檔管理：負(fù)責(zé)以公司名義上報(bào)、下發(fā)的全部文 件及原稿的收集整理 和歸檔工作，對(duì)上級(jí)和本公司的重要文件、會(huì)議記錄和報(bào)刊報(bào)道存檔 并隨時(shí)提供使用。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 ⑶ 對(duì)前來寫字樓聯(lián)系業(yè)務(wù)人員，視情況引導(dǎo)到各業(yè)務(wù)部門。 C. 軟件管理：系統(tǒng)軟件、工具軟件、專用軟件的管理。 B. 寫字樓管理： ⑴ 負(fù)責(zé)寫字樓辦公秩序管理，每月檢查一次并做好記錄向經(jīng)理匯報(bào)。一旦發(fā)生意外事故，要及時(shí)報(bào)警并報(bào)告行政部領(lǐng)導(dǎo)。 B. 車輛維修：負(fù)責(zé)公司車輛技術(shù)狀況的定期檢查，組織司機(jī)開展車輛維修保 養(yǎng)及衛(wèi)生等工作。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 C. 服務(wù)意識(shí)：嚴(yán)格執(zhí)行交通法規(guī)，加強(qiáng)安全責(zé)任感。 司機(jī)班實(shí)行晚班和 節(jié)假日輪流值班，確保公司業(yè)務(wù)在節(jié)假日正常開展。 B. 收到上級(jí)機(jī)關(guān)、北京市政府各部門及有關(guān)單位的公文后，均應(yīng)由行政公 關(guān)部按照密級(jí)、掛號(hào)文件、重要程度、文件內(nèi)容、內(nèi)部資料等 進(jìn)行分類登 記編號(hào)，并填妥《收文處理專用紙》（附件 1），由行政公關(guān)部呈公司領(lǐng)導(dǎo)批閱 或交相關(guān)部門處理。 E. 各部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要及時(shí)處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單 上，處理完畢后退交行政公關(guān)部。 I. 有關(guān)部門、地盤工作簡報(bào)、通報(bào)、報(bào)告由行政公關(guān)部統(tǒng)一登記后，按派送 范圍 及時(shí)送達(dá)。簽發(fā)后的文件由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由行政公關(guān)部存檔。 抄報(bào)、抄送： 四號(hào) 仿宋 GB2312 與正文齊 D. 公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，左側(cè)裝訂。 G. 擬發(fā)傳真時(shí)，先填寫傳真登記表并按傳真對(duì)象要求選用公司傳真書寫紙，力 求字跡工整，言簡意明。公司印章的保管與使用是 極為嚴(yán)肅的，為此特做如下規(guī)定： A. 公司和各部門印章由行政公關(guān)部統(tǒng)一管理，并指派專人保管。 E. 一般性事務(wù)，部門經(jīng)理可直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理用印事宜。 ⑶ 需銷毀印章應(yīng)交回行政公關(guān)部，并由 2 人辦理且需登記備案。員工在使用完電腦后，要及時(shí)關(guān)閉，并將軟盤放在上鎖的地方，避免遺失和泄露信息。 F. 凡發(fā)往集團(tuán)公司和系統(tǒng)外的傳真，必須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后才 能發(fā)出。 例會(huì)制度 公司總經(jīng)理例會(huì) A. 會(huì)議時(shí)間：每星期召開一次，定于每周一上午 9 點(diǎn)。 ⑷ 研究決定公司內(nèi)部的人事政策及人員提升、調(diào)動(dòng)及獎(jiǎng)懲。 B. 會(huì)前行政公關(guān)部人員將會(huì)議室收拾整潔，茶水準(zhǔn)備妥當(dāng)，會(huì)議中及時(shí)添加 茶水。 F. 會(huì)議進(jìn)行中，一般不允許打擾，如有緊急事項(xiàng)，需經(jīng)行政公關(guān)部秘書通知。此項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我 公司的精神風(fēng)貌及公司形象，在接待時(shí)要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。 ⑶ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導(dǎo)來京辦理公務(wù)，應(yīng)由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)接送，公 司對(duì)口業(yè)務(wù)部門配合。 E、饋贈(zèng)禮品 ⑴ 因工作需要確需送禮時(shí)，公司助理總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可本著經(jīng)濟(jì)、大方、 得體的原則饋贈(zèng)客人禮品，其他人不得饋贈(zèng)。 B. 采購來的辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)由行政公關(guān)部驗(yàn)收登記后，方可領(lǐng)用。 C. 部門、項(xiàng)目發(fā)展部領(lǐng)用的共用辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)指派專人保管，各 部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。凡 離開本公司者，必須交回所領(lǐng)用的除一次性消耗品以外的一切辦公用品。 B. 電腦軟件由公司行政公關(guān)部電腦管理員統(tǒng)一購置并負(fù)責(zé)安裝。 電腦設(shè)備的維修保養(yǎng)、調(diào)撥、報(bào)廢 A. 行政公關(guān)部負(fù)責(zé)對(duì)公司全部電腦進(jìn)行統(tǒng)一維修保養(yǎng)管理。 電腦網(wǎng)絡(luò)管理 A. 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站（頁）的文字編輯，公司網(wǎng)址的注冊(cè)，并負(fù)責(zé)與集團(tuán)公司網(wǎng) 站聯(lián)接。 電話及傳真管理 電話 A. 公司用于辦公的電話、傳真機(jī)的申請(qǐng)、安裝、維護(hù)、保修、交費(fèi)統(tǒng)一 由行政公關(guān)部辦理。 傳真機(jī) A. 公司傳真機(jī)專用于接、發(fā)傳真，員工不得擅自利用傳真機(jī)打電話，否則費(fèi)用自理。 車輛管理 A. 公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及接待有關(guān)貴賓用車。