【正文】 ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 領(lǐng)導(dǎo)意見 │ ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 處理意見 │ ? │ 值班人簽字： ? └─────┴ ───────────────────────────────┘ 值班工作 . 值班記錄的編寫 值班日志 外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等。 接待記錄： 來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。 電話記錄： 來電時間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。 外來人員登記表 序號 姓名 性別 單位 乘坐車輛 攜帶物品 辦理事項 進入時間 出門時間 備注 ? 值班電話記錄表 ? ┌───────────────────────────────┐ ? │ 編號： 時間： 年 月 日 時 分到 ? ├ ──────────┬ ─┬ ─────────┬ ────────┤ ? │ 來電單位 │ │ 發(fā)話人姓名 │ ? ├ ──────────┼ ─┼ ─────────┼ ────────┤ ? │ 來電單位電話號碼 │ │ 值班接話人姓名 │ ? ├ ──────────┴ ─┴ ─────────┴ ────────┤ ? │通話內(nèi)容摘要： ? ├ ───────────────────────────────┤ ? │領(lǐng)導(dǎo)意見： ? ├ ───────────────────────────────┤ ? │處理結(jié)果： ? 值班人簽字： ? └───────────────────────────────┘ 技能訓(xùn)練 ? 案例：毒藥掉進河里之后 ? 1999年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。 ? 如果你是值班秘書，應(yīng)當(dāng)采取什么措施 ? 學(xué)習(xí)重點與難點 學(xué)習(xí)重點 郵政業(yè)務(wù)和郵政包裹業(yè)務(wù)； 郵件處理的程序； 郵政服務(wù)的項目。 學(xué)習(xí)難點 郵件的收進和寄發(fā)的程序和基本技能； 技能訓(xùn)練。 郵件處理 郵件處理的涵義 處理郵件是指在郵件、信函的收進和發(fā)出過程中所要進行的一系列工作。 郵件分為： 通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報、報刊、包裹等； 電子信函，如電傳、傳真、 EMAIL等。 郵件處理 郵政業(yè)務(wù) 信函業(yè)務(wù) 國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。 郵政包裹業(yè)務(wù) 國內(nèi)包裹、國際包裹、 特快專遞 信函、文件資料、物品。 郵件處理 簽收 拆封 登記 分類 及時處理郵件， 并記錄 呈送郵件 郵件接收程序 郵件處理 1 拆封 保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。 2 登記 按收文登記簿中的內(nèi)容逐項登記。 3 分類 將私人郵件與商業(yè)郵件分開 將辦公室郵件與外部郵件分開 把優(yōu)先考慮的材料放在一起 4 呈送 向領(lǐng)導(dǎo)呈交有閱辦要求的郵件；向其他人遞交郵件。 技能訓(xùn)練 一、分析觀察 一天上班不久，郵遞員送來三個郵件：一個是發(fā)給萬總經(jīng)理的函件，封面上 有“急件”字樣，另一個是給朱經(jīng)理的包裹，還有一個是稅務(wù)局寄來的函件。秘書小汪在投遞單上簽收后，將三個郵件放在一邊，開始忙昨天未結(jié)的工作，直到快中午的時候，才騰出時間處理這三個郵件。小汪打開稅務(wù)局的函件，是一份關(guān)于稅務(wù)新管理辦法的文件。小汪又打開急件，是一封客戶請求確認并要立即給予回復(fù)的商函。小汪一看這兩個函件，不是重要就是緊急，不敢怠慢，急忙送交萬總經(jīng)理閱辦?；貋砗?，小汪還沒有坐穩(wěn)，辦公室錢主任走了進來，叫小汪外出辦一件事情。小汪于是把包裹放在辦公桌上，給朱經(jīng)理打了個電話，讓他過來自行取走，然后放下電話出去了。 要求： (1)以兇示意三個郵件的處理過程，展示其中主要的環(huán)節(jié)； (2)分析小汪的處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法。 技能訓(xùn)練 二、模擬訓(xùn)練 在何經(jīng)理的辦公室里，何經(jīng)理向劉秘書口述了一封信的概要，要求劉秘書整理出來后，以最快速度發(fā)出，并保證對方也能夠在最快時間內(nèi)收到這封信。 要求： (1)詳細描述劉秘書由整理信函到發(fā)出信函的全過程。 (2)分組模擬：將學(xué)生每組 2人，分成若干組，分別扮演何經(jīng)理和劉秘書，在一個模擬辦公室中演示口述、整理和發(fā)送信函的全過程。其他學(xué)生對演示的結(jié)果進行評議。 技能訓(xùn)練 三、實踐訓(xùn)練 以下情況，應(yīng)該運用哪些郵政業(yè)務(wù)： (1)經(jīng)理正在外地參加一個商品交易會，留守單位的小牛接到經(jīng)理打來的電話，要求小牛立即寄送一個商品的樣本過去。 (2)某員工與公司解除勞動關(guān)系后，應(yīng)聘到了另一家企業(yè)，由于走得匆忙，剛剛補做的團員證來不及取走，現(xiàn)在需要把團員證給他寄過去。 (3)企業(yè)因拓展業(yè)務(wù)的需要，需要印制大量的商業(yè)函件發(fā)往全國各地，尋找合作伙伴。 問題討論 如何理解時間管理的一般原則？該原則與秘書工作有哪些關(guān)系？ 你是如何理解 ABCD工作法的？ 作為一個秘書，你認為應(yīng)如何管理好自己和上司的日志？ 秘書應(yīng)如何正確收發(fā)郵件？ 值班工有哪些任務(wù)和要求？ 祝學(xué)習(xí)進步！