【正文】 問題討論 如何理解時(shí)間管理的一般原則？該原則與秘書工作有哪些關(guān)系？ 你是如何理解 ABCD工作法的？ 作為一個(gè)秘書，你認(rèn)為應(yīng)如何管理好自己和上司的日志？ 秘書應(yīng)如何正確收發(fā)郵件？ 值班工有哪些任務(wù)和要求？ 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！ 。 (2)某員工與公司解除勞動(dòng)關(guān)系后，應(yīng)聘到了另一家企業(yè)，由于走得匆忙，剛剛補(bǔ)做的團(tuán)員證來不及取走，現(xiàn)在需要把團(tuán)員證給他寄過去。其他學(xué)生對(duì)演示的結(jié)果進(jìn)行評(píng)議。 要求： (1)詳細(xì)描述劉秘書由整理信函到發(fā)出信函的全過程。 要求： (1)以兇示意三個(gè)郵件的處理過程，展示其中主要的環(huán)節(jié)； (2)分析小汪的處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法?；貋砗螅⊥暨€沒有坐穩(wěn)，辦公室錢主任走了進(jìn)來，叫小汪外出辦一件事情。小汪又打開急件，是一封客戶請(qǐng)求確認(rèn)并要立即給予回復(fù)的商函。秘書小汪在投遞單上簽收后，將三個(gè)郵件放在一邊，開始忙昨天未結(jié)的工作，直到快中午的時(shí)候，才騰出時(shí)間處理這三個(gè)郵件。 3 分類 將私人郵件與商業(yè)郵件分開 將辦公室郵件與外部郵件分開 把優(yōu)先考慮的材料放在一起 4 呈送 向領(lǐng)導(dǎo)呈交有閱辦要求的郵件；向其他人遞交郵件。 郵件處理 簽收 拆封 登記 分類 及時(shí)處理郵件， 并記錄 呈送郵件 郵件接收程序 郵件處理 1 拆封 保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。 郵件處理 郵政業(yè)務(wù) 信函業(yè)務(wù) 國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價(jià)信函、國際信函、國際印刷品、國際保價(jià)函件。 郵件處理 郵件處理的涵義 處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。 ? 如果你是值班秘書，應(yīng)當(dāng)采取什么措施 ? 學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn) 學(xué)習(xí)重點(diǎn) 郵政業(yè)務(wù)和郵政包裹業(yè)務(wù)； 郵件處理的程序； 郵政服務(wù)的項(xiàng)目。此時(shí)劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)，請(qǐng)求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。 外來人員登記表 序號(hào) 姓名 性別 單位 乘坐車輛 攜帶物品 辦理事項(xiàng) 進(jìn)入時(shí)間 出門時(shí)間 備注 ? 值班電話記錄表 ? ┌───────────────────────────────┐ ? │ 編號(hào)： 時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分到 ? ├ ──────────┬ ─┬ ─────────┬ ────────┤ ? │ 來電單位 │ │ 發(fā)話人姓名 │ ? ├ ──────────┼ ─┼ ─────────┼ ────────┤ ? │ 來電單位電話號(hào)碼 │ │ 值班接話人姓名 │ ? ├ ──────────┴ ─┴ ─────────┴ ────────┤ ? │通話內(nèi)容摘要： ? ├ ───────────────────────────────┤ ? │領(lǐng)導(dǎo)意見： ? ├ ───────────────────────────────┤ ? │處理結(jié)果： ? 值班人簽字： ? └───────────────────────────────┘ 技能訓(xùn)練 ? 案例：毒藥掉進(jìn)河里之后 ? 1999年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。 接待記錄： 來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。 值班工作技能訓(xùn)練。 學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn) 學(xué)習(xí)重點(diǎn) 值班工作安排的方法； 值班工作記錄和管理； 電話記錄的方法和如何處理電話記錄。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報(bào)了這件事，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)，責(zé)成他立即追回這三封介紹信。 印信管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。 單位公章可根據(jù)上級(jí)主管機(jī)關(guān)的意見上交、保存或銷毀； 領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的簽名章、私章等可退還給本人，可辦理交接手續(xù)。 印信管理 機(jī)構(gòu)成立申報(bào) 上級(jí)審核批準(zhǔn) 公安局審核批準(zhǔn) 上級(jí)機(jī)關(guān)備案 印章啟用申報(bào) 指定單位刻制 啟用公章通知 印信管理 印章使用申請(qǐng) 領(lǐng)導(dǎo)簽批 柜中取印 妥善管理 用印登記 正確用印 印章放回 申請(qǐng) 部門 申請(qǐng)人 文件 名稱 用印 類別 份數(shù) 審批人 蓋章人 印章審批表 印信管理 印章的停用 印章的停用，應(yīng)發(fā)出停用印章通知書，告知正式停用日期。 ＊印章應(yīng)用專柜保管，使用印章應(yīng)即取即用即收。 ＊用印時(shí)應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成 文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。 啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。 印章使用與管理 印章的刻制及啟用 嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改 。 學(xué)習(xí)重點(diǎn)與難點(diǎn) 學(xué)習(xí)重點(diǎn) 印信的管理方法與要求； 印信的使用方法。 秘書小張接到一個(gè)投訴電話，小張?jiān)撛鯓犹幚恚? 情景訓(xùn)練 以秘書的身份模擬以下接打電話的情景： （ 1）一位電視臺(tái)廣告部的客人要找總經(jīng)理，總經(jīng)理不在； （ 2）一位客戶來電咨詢廣告設(shè)計(jì)的費(fèi)用、時(shí)間等情況，秘書回答或轉(zhuǎn)接； （ 3） XX彩印廠廠長來電，此前，平面設(shè)計(jì)部經(jīng)理曾交代秘書不要轉(zhuǎn)給他； （ 4） XXX玩具公司經(jīng)理來電，反映本次產(chǎn)品宣傳畫冊(cè)印刷不好，火氣很大。 ，輕聲地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)說你還需要一段時(shí)間才能打完電話 。你知道電話還要打一段時(shí)間，然而領(lǐng)導(dǎo)一直在旁邊等著可能會(huì)不耐煩。 “訂購產(chǎn)品問題是由銷售部門負(fù)責(zé)的，是否要將您的電話轉(zhuǎn)過去 ?” “請(qǐng)您與營業(yè)部門的張 XX聯(lián)系好嗎 ?他的電話號(hào)碼是XXXXXXXX。 “ 經(jīng)理正忙著，這事或許我可代辦 ?” “ 經(jīng)理正在開會(huì)，您的事或許我可以幫忙。 接到上司不想接的電話 作為為上司服務(wù)的秘書人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對(duì)于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活應(yīng)對(duì)，恰當(dāng)把握講話的分寸，按上司的意圖妥善處理。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位時(shí)， 原則上或請(qǐng)代理人接，或請(qǐng)對(duì)方留言。 遇有急事，可用便條與會(huì)議室聯(lián)系，請(qǐng)求指示。 ” 電話管理 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)時(shí)，處理電話可采取的方式 : 轉(zhuǎn)告對(duì)方會(huì)議預(yù)定在幾點(diǎn)結(jié)束。 ” 拖延可以了結(jié)麻煩。 電話管理 3）、通話人是你既不想見也不想談的人 這種情況你怎么說？ 只要說： “ 我以后幾周都非常忙，沒有時(shí)間?；蛟S明天你可以打電話到他 (她 )的辦公室。 ” 或 “ 我能為您代口信，如果你告訴我你只想同他 (她