【正文】 “ 經(jīng)理出去了，要不我?guī)湍悴椴槟欠葙Y料 ?” 電話管理 ◆相關(guān)職能部門(mén)處理的電話 對(duì)方提出的問(wèn)題，如果由相關(guān)職能部門(mén)就可以解決的，如來(lái)電購(gòu)買商品，反映產(chǎn)品質(zhì)量，推銷產(chǎn)品等等，你可以將電話轉(zhuǎn)給職能部門(mén)，或告知對(duì)方職能部門(mén)的電話，負(fù)責(zé)人姓名，請(qǐng)對(duì)方直接和職能部門(mén)通話聯(lián)系。 ” 技能訓(xùn)練 你正在打一個(gè)公務(wù)電話，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)走到你的辦公桌旁。你是否應(yīng)該 : ，然后掛斷電話 。 ，再同領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)短地說(shuō)幾句。 相關(guān)知識(shí) 電話機(jī)種類 單線電話、多鈕電話、免提電話、自動(dòng)應(yīng)答裝置、自動(dòng)撥號(hào)機(jī)、無(wú)線電頁(yè)式電話、電話輔助設(shè)備、自動(dòng)電話分配機(jī)、電視電話、移動(dòng)電話、交換式電話系統(tǒng)。 學(xué)習(xí)難點(diǎn) 印信的保管與使用； 技能訓(xùn)練。 必須執(zhí)單位證明及公安部門(mén)的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。 印信管理 印章的審批和使用 ＊必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行認(rèn)真的登記未履行 手續(xù)或手續(xù)不全時(shí)，不得用印。 印章的保管 ＊印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用，嚴(yán)禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丟失要立即報(bào)告公安機(jī)關(guān)備案，并以登報(bào) 或信函等形式通知有關(guān)單位，聲明其遺失或作廢。并清查被停用印章，及時(shí)辦理停用印章的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。 原有印章停用而使用新印章的，可隨信印章啟用文件一并發(fā)出通知，并附新、舊印章的印模樣式和說(shuō)明文字。 介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問(wèn)題 : （ 1） 介紹信的格式應(yīng)符合要求 （ 2） 介紹信應(yīng)由專人管理 （ 3） 出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù) （ 4） 妥善保管好介紹信的存根 介紹信使用的程序 用信申請(qǐng) 領(lǐng)導(dǎo)審批 秘書(shū)開(kāi)介紹信、蓋印 用信登記 用信登記簿 序號(hào) 日期 事由 簽批 承辦部門(mén)及承辦人簽名 編號(hào) 張數(shù) 1 2 3 4 5 6 7 技能訓(xùn)練 11月 1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會(huì)，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？ 某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎？ X市物資供銷處辦公室辦事員洪 XX，在銷售處處長(zhǎng)老王的再三要求下，在三張空白介紹信上編好介紹信編號(hào)，并蓋了章。請(qǐng)指出錯(cuò)誤所在。 學(xué)習(xí)難點(diǎn) 電話記錄的處理方法與要求； 值班工作的編寫(xiě)。 . 文電處理 信息傳遞 接待來(lái)訪 臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)的處理 值班記錄 搞好交接班 值班工作 來(lái)訪登記表 ? 編號(hào) 值班人 ? ┌─────┬ ─┬ ───────┬ ─────────────────────┐ ? │來(lái)訪人姓名 │ 來(lái)訪人單位 │ ? ├ ─────┼ ─┴ ───────┴ ─────────────────────┤ ? │ 接待時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 至 年 月 日 時(shí) 分 ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 內(nèi)容 ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 擬辦意見(jiàn) │ ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) │ ? ├ ─────┼ ───────────────────────────────┤ ? │ 處理意見(jiàn) │ ? │ 值班人簽字： ? └─────┴ ───────────────────────────────┘ 值班工作 . 值班記錄的編寫(xiě) 值班日志 外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)的電話等。 電話記錄： 來(lái)電時(shí)間，來(lái)電單位，來(lái)電人員姓名，來(lái)電內(nèi)容。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會(huì)造成死亡。二是立即趕到現(xiàn)場(chǎng)指揮打撈。 學(xué)習(xí)難點(diǎn) 郵件的收進(jìn)和寄發(fā)的程序和基本技能； 技能訓(xùn)練。 郵件分為： 通過(guò)郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等； 電子信函，如電傳、傳真、 EMAIL等。 郵政包裹業(yè)務(wù) 國(guó)內(nèi)包裹、國(guó)際包裹、 特快專遞 信函、文件資料、物品。 2 登記 按收文登記簿中的內(nèi)容逐項(xiàng)登記。 技能訓(xùn)練 一、分析觀察 一天上班不久，郵遞員送來(lái)三個(gè)郵件：一個(gè)是發(fā)給萬(wàn)總經(jīng)理的函件，封面上 有“急件”字樣，另一個(gè)是給朱經(jīng)理的包裹，還有一個(gè)是稅務(wù)局寄來(lái)的函件。小汪打開(kāi)稅務(wù)局的函件，是一份關(guān)于稅務(wù)新管理辦法的文件。小汪一看這兩個(gè)函件，不是重要就是緊急，不敢怠慢，急忙送交萬(wàn)總經(jīng)理閱辦。小汪于是把包裹放在辦公桌上，給朱經(jīng)理打了個(gè)電話，讓他過(guò)來(lái)自行取走，然后放下電話出去了。 技能訓(xùn)練 二、模擬訓(xùn)練 在何經(jīng)理的辦公室里，何經(jīng)理向劉秘書(shū)口述了一封信的概要，要求劉秘書(shū)整理出來(lái)后，以最快速度發(fā)出，并保證對(duì)方也能夠在最快時(shí)間內(nèi)收到這封信。 (2)分組模擬：將學(xué)生每組 2人，分成若干組，分別扮演何經(jīng)理和劉秘書(shū)，在一個(gè)模擬辦公室中演示口述、整理和發(fā)送信函的全過(guò)程。 技能訓(xùn)練 三、實(shí)踐訓(xùn)練 以下情況，應(yīng)該運(yùn)用哪些郵政業(yè)務(wù)： (1)經(jīng)理正在外地參加一個(gè)商品交易會(huì)，留守單位的小牛接到經(jīng)理打來(lái)的電話，要求小牛立即寄送一個(gè)商品的樣本過(guò)去。 (3)企業(yè)因拓展業(yè)務(wù)的需要，需要印制大量的商業(yè)函件發(fā)往全國(guó)各地，尋找合