【正文】 它與檔案的著錄標(biāo)引相配合，共同組成檔案檢索的軟件支持系統(tǒng)。（ 4）專題目錄。（ 2）案卷分類目錄。 ? （ 2）按載體形式可分為書(shū)冊(cè)式、卡片式、縮微式和機(jī)讀式檢索工具。 ? 維護(hù)檔案的安全有兩方面含義：一方面，要力求檔案實(shí)體本身不損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，保證檔案實(shí)體的安全。 ? （ 7） 分析檔案的作者因素。 ? （ 5） 分析檔案的技術(shù)因素。 ? （ 3） 分析檔案產(chǎn)生的時(shí)間。 ? ? 1．全面的觀點(diǎn)； 2．歷史的觀點(diǎn)； 3 （三）檔案鑒定工作的具體環(huán)節(jié) ? 1 ? （ 1） 分析檔案的內(nèi)容。 (2)便于檔案的安全保管。（ 3）輔助性、 ? 3 五、檔案鑒定工作 ? ? 1 ? 檔案鑒定工作的這些具體內(nèi)容，歸納起來(lái)主要有兩個(gè)方面：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長(zhǎng)時(shí)間；另一方面確定哪些檔案不予保存，可以進(jìn)行銷毀。 (7)命令文件（ program ? 2 ? （ 1）主文件。（ 5）影像文件（ video）。（ 3）圖形文件（ graphic）。 （三）電子檔案的分類 ? 1． ? （ 1） 文本文件（ text）。（ 4）思想性。（ 2）邏輯性。 ? 3 ? ? 1 ? 檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗以后，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，才能揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。 ? （ 2）必須進(jìn)行整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎(chǔ)，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。 ? （ 4）文件在形式方面的聯(lián)系。 ? （ 2）文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。規(guī)定不宜過(guò)于籠 ? （五）履行歸檔手續(xù) ? （ 1 ? （ 2 ? （ 3）科技文件歸檔時(shí)，還需編寫歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明，由歸檔人員編寫。 ” ? ? ? 1 ? 2 ? 3 ? 二、檔案的作用 ? （一）檔案是組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作的有效工具 ? ? ? 三、檔案的種類 ? ? ? ? 存檔，就是將失去現(xiàn)時(shí)效用但對(duì)日后工作具有參考價(jià)值的文件歸存為檔案，按一定的順 五、存儲(chǔ)媒體 ? ? ? ? 第二節(jié) 檔案管理程序 ? 一、檔案收集工作 ? ? 1 ? 2．檔案收集工作是實(shí)行檔案集中管理原則的前提和保證； ? 3 ? ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? ? 歸檔份數(shù)是指企業(yè)文件歸檔的數(shù)量。因此，要將這三性在條文中充分體現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)還可 ? （ 4）在建立工作規(guī)范和制度后，要不斷進(jìn)行總結(jié)，檢驗(yàn)制定的工作 重要術(shù)語(yǔ) ? 信息管理 信息收集 信息處理 信息反饋 辦公室信息工作 ? 1．辦公室的信息管理有些什么特點(diǎn) ? ? 2．辦公室部門的信息管理有哪些方面的內(nèi) ? 3．信息管理的程序一般有哪些環(huán)節(jié)和要求？ ? 第一節(jié) ? ? 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、所保存的備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 第三節(jié) 做好辦公室信息工作 ? 一、目前信息工作中的問(wèn)題 ? （ 1）一些單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)信息工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有將其放在決策的首要地位來(lái)看待； ? （ 2）一些單位由于種種原因，信息工作部門還沒(méi)有建立或有名無(wú)實(shí)，大大影響了決策的科學(xué)性； ? （ 3）一些單位雖然建立了信息工作部門，但由于種種原因，信息工作部門還沒(méi)有真正發(fā)揮作用，其工作主動(dòng)性不夠，更多地處于被動(dòng)接受任務(wù)的狀態(tài)； ? （ 4）一些單位信息工作人員隊(duì)伍不健全，人員素質(zhì)有待提高，因而影響了信息工作的質(zhì)量。 ? ? ? 1．審時(shí)度勢(shì)，適當(dāng)控制； 2．及時(shí)追蹤，二次反饋； 3．合理分流，保證暢通。 ? （ 4）要抓住政治經(jīng)濟(jì)生活中的 “ 敏感點(diǎn) ” 。（ 2）要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策與下級(jí)單位或職能部門工作中實(shí)際的 “ 矛盾點(diǎn) ” 。（ 3）保密。 ? ? 1 ? （ 1）迅速。（ 5）樸實(shí)性。（ 3）準(zhǔn)確性。橫向綜合要有一定的覆蓋面，縱向綜合要反映工作全貌；綜合處理后的材料要有情況、有分析、有對(duì)策或做出事物發(fā)展趨勢(shì)的 ? （ 1）直接性。（ 3）反映、預(yù)測(cè)結(jié)合法。在辦公室的行政工作中，一種政策或決策實(shí)施之后，要進(jìn)行追蹤調(diào)查，以獲得決策或政策的實(shí)施效果，為進(jìn)一步修改和完善決策以及執(zhí)行政策 四、信息處理過(guò)程的具體環(huán)節(jié) ? ? 1．登記； 2．分類； 3 ? ? 1 ? （ 1）點(diǎn)、面結(jié)合法。 ? ? (二 ) ? ? 反饋應(yīng)該是由控制系統(tǒng)把信息送出去，然后又把其作用的結(jié)果運(yùn)送 (吸收 )回收，并對(duì)信息的再輸出產(chǎn)生影響，從而起到控制作用，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的一個(gè)過(guò)程。（ 2） 保證信息的真實(shí)性。（ 6） 購(gòu)置法。（ 4）交換法。所謂信息是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在決策項(xiàng)目的提出、方 ? (一 ) ? (二 ) ? (三 ) ? (四 ) ? (五 ) ? (六 ) 第二節(jié) 信息資源管理流程 ? ? ? （二） ? （三） ? 1 ? （ 1）觀察法。 ” 決策是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職能。 ? 在辦公室管理系統(tǒng)中，信息是實(shí)行科學(xué)管理和決策的基本要素。 (4)可傳遞性。 (2)時(shí)效性。簡(jiǎn)單 ? 信息一般分為自然信息、機(jī)器信息和人類信息。但可以看出，他把信息理解為 “ 用來(lái)消除隨機(jī)不定性的東西 ” 。 重要術(shù)語(yǔ) ? 辦公效率 時(shí)間管理 日程計(jì)劃表 規(guī)劃器 ? 1 ? 2．工作計(jì)劃表的編制過(guò)程是怎樣的？有哪 ? 3．請(qǐng)你解釋工作日志的用途，并寫出一頁(yè) ? 4．你的上司有非常多的業(yè)務(wù)活動(dòng)和社交活動(dòng)，假如由你負(fù)責(zé)記載他的工作日志，你必 ? 第一節(jié) 辦公室常用信息概述 ? 一、信息的含義和特征 ? 美國(guó)數(shù)學(xué)家、控制論創(chuàng)始人維納在 《 控制論與社會(huì) 》 一書(shū)中寫道：“ 信息就是我們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過(guò)程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱。 ? （ 5）秘書(shū)或秘書(shū)的上司可以通過(guò)信件與外地的參觀者安排暫定的約會(huì)， 三、約會(huì)卡片 ? 上司要外出一整天參加各種社交活動(dòng)和約會(huì)活動(dòng)時(shí)，他可能會(huì)要求秘書(shū)準(zhǔn)備一張約會(huì)卡片，供他外出時(shí)用，而不必將他的工作日志帶在身邊，該卡片應(yīng)大小適中，便于攜帶，卡片上附有需要屆時(shí)使用的請(qǐng)?zhí)?，或存放?lái)往信函的案卷。 ? （ 7）當(dāng)聯(lián)系社交活動(dòng)時(shí)，因?yàn)樯缃换顒?dòng)包括上司的夫人參加，所以無(wú)論該活動(dòng)是白天還是晚上舉行，都要先問(wèn)清每項(xiàng) ? （ 8）如果上司夫人是個(gè)商人或者職業(yè)女士，有時(shí)她會(huì)要求丈夫出席與她的活動(dòng)圈子有關(guān)的各種社交活動(dòng)。 一、手工日志 ? ? （ 1）寫字永遠(yuǎn)要用鋼筆，尚未聯(lián)系妥當(dāng)?shù)募s會(huì)可以先用鉛筆記載，待 ? （ 2）記載時(shí)間、聯(lián)系人姓名、地點(diǎn)以及其他有關(guān)內(nèi)容，要盡可能簡(jiǎn)