【正文】 ，在一段時(shí)間內(nèi)，由專(zhuān)人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方 ? 式和制度。 ? （ 2）由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來(lái)說(shuō)，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。（ 4）處理突發(fā)事件。（ 2）記好值班接待記錄。 ? （ 2）首長(zhǎng)電話(huà)值班室。 ? （ 3）增強(qiáng)組織紀(jì)律觀(guān)念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī) ? （ 4）值班人員有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問(wèn)題的具體情況，對(duì)沒(méi)有把握的問(wèn)題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時(shí)、準(zhǔn)確。（ 2）對(duì)待不速之客。（ 3 第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理 ? 一、現(xiàn)金管理中的會(huì)計(jì)知識(shí) ? （一）現(xiàn)金的收入和支出 ? 1．現(xiàn)金的種類(lèi)； 2．現(xiàn)金收入和支出； 3．現(xiàn)金超缺； 4．現(xiàn)金制和應(yīng)計(jì)制； 5．零用現(xiàn) ? ? 1．信用卡和旅行支票； 2．快匯和外幣； 3 ? ? （ 1）現(xiàn)金庫(kù)存限額由公司財(cái)會(huì)部門(mén)向基本存款戶(hù)開(kāi)設(shè)銀行申請(qǐng)獲批的限額執(zhí)行。 ? （ 5 ? （ 6）當(dāng)支出大的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書(shū)再到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)并將現(xiàn)金 ? （ 1）秘書(shū)人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。而絕對(duì)不能夠由于個(gè)人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自 ? （ 4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問(wèn)題，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度來(lái)加以保證。 ? （ 3） 在進(jìn)行商務(wù)工作中，無(wú)論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫(xiě)的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí) ? （ 4） 商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在 “ 出差報(bào)銷(xiāo)單 ” 后面，并親自簽字提交出納部門(mén)，由出納部門(mén)把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。（ 2）筆尺。 ? 2 ? （ 1） A4和 B5或 A3和 B4文件紙。（ 5）復(fù)寫(xiě)紙。（ 9）留言便箋。（ 13）剪刀。（ 17）橡皮圈。 第二節(jié) ? ? ? 從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程而言，庫(kù)存是指企業(yè)用于生產(chǎn)和服務(wù)所使用的，以及用于銷(xiāo)售的儲(chǔ)備物資。 ? ? 1．選購(gòu)依據(jù)； 2 第三節(jié) 辦公資源采購(gòu)和管理 ? 一、選擇供應(yīng)商 ? ? ? ? 二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄與庫(kù)存監(jiān)督 ? ? （ 1）最大庫(kù)存量。（ 2）定期檢查庫(kù)存記錄卡。 ? 5 ? 第一節(jié) ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第二節(jié) 日常工作時(shí)間安排 ? 一、 ? ? ? ? ? ? ? 二、 ? ? ? ? ? ? （ 1）于本周的前幾天，將工作預(yù)定表分發(fā)給每個(gè)高級(jí)管理 ? （ 2）周末，要將每位高級(jí)管理人員的預(yù)定表收集上來(lái)加以整理。這種線(xiàn) ? （ 2 ? （ 3）不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項(xiàng)列入計(jì)劃，而要以上司能否 ? （ 4）對(duì)于處理完畢的工作，從計(jì)劃表上刪除，這樣可以清楚計(jì)劃落實(shí)完成的情況。如果原計(jì)劃變動(dòng)，以及因計(jì)劃變動(dòng)而涉及公司外部的人員時(shí)，比如與 B公司董事長(zhǎng)的約見(jiàn)，到 C公司的拜訪(fǎng)等，作為一名秘書(shū)，不能自行決斷，而是要立即向上司報(bào)告計(jì)劃變更的情況，說(shuō)明計(jì)劃變動(dòng)可能帶來(lái)的影響，與上司商量處理辦法后，及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，盡可能誠(chéng)實(shí)，把實(shí)情告訴對(duì)方，以得到他們的諒解，同時(shí)與對(duì)方商量重新約會(huì)的時(shí)間，時(shí)間確定后，再向上司報(bào)告，然后列入計(jì)劃表中。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上，同時(shí)也記在自己的日志上。因而，在聯(lián)系上司自己的社交活動(dòng)時(shí)，要經(jīng)常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，極大地取決于上司對(duì)他的夫 ? （ 9 ? （ 10 ? （ 11 ? （ 12 ? （ 13 ? （ 14）對(duì)約會(huì)的時(shí)間提出建議時(shí)，不要隨便提那些不確定的時(shí)間，如： “ 你喜歡什么時(shí)候和尼古拉先生見(jiàn)面？ ” ? （ 15 ? （ 16 ? （ 17 二、約會(huì)的方式 ? （ 1）如果上司告訴秘書(shū)，他安排了一個(gè)約會(huì)，秘書(shū)必須把它記在自己 ? （ 2）如果秘書(shū)通過(guò)電話(huà)親自安排約會(huì)，那么這件事必須得到上司的確 ? （ 3）如果有人寫(xiě)信查詢(xún)約會(huì)的具體時(shí)間，一旦時(shí)間已定，秘書(shū)必須通 ? （ 4）當(dāng)上司和某人討論時(shí)，他也許會(huì)讓秘書(shū)安排下一次與那人約會(huì)的時(shí)間，秘書(shū)在安排好后，必須確保那人收到書(shū)面或口頭的通知，并記在上司和你的日程表上。 ” 另一位美國(guó)數(shù)學(xué)家、信息論的奠基人申農(nóng)發(fā)表了 《 通信的數(shù)學(xué)理論 》 的論文，文中雖沒(méi)有對(duì)信息直接給出定義。 ? ? (1)客觀(guān)性。 (5)可濃縮性?，F(xiàn)代科學(xué)管理，實(shí)際上就是對(duì)信息的收集、加工和利用，或者說(shuō)是依據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，適時(shí)作出科學(xué)決策，借以對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)測(cè)和控制，以期達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。（ 5）索取法。（ 3）通過(guò)信息網(wǎng)廣泛收集最新的信息。（ 2）定量、定性結(jié)合法。（ 2）真實(shí)性。（ 6）新穎性。 ? 2 ? （ 1）要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策的 “ 空白點(diǎn) ” 。 ? 信息的貯存，即將加工處理后的信息，保管起來(lái)，以便日后發(fā)揮其咨詢(xún)、顧問(wèn)、參謀、查考以及歷史資料的作用。 二、積極主動(dòng)地搞好信息服務(wù) ? ? ? 三、逐步實(shí)現(xiàn)信息工作的規(guī)范化 ? ? （ 1）從本機(jī)關(guān)信息工作的情況和需要出發(fā)，制定規(guī)章、條款，執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，但不生搬硬套，參考其他機(jī)關(guān)規(guī)定，但不照貓畫(huà)虎，從 ? （ 2）對(duì)一些具有規(guī)律性的信息，應(yīng)制定工作細(xì)則，例如什么時(shí)間要 ? （ 3）制定信息工作規(guī)范、制度的目的，是為了提高信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性。總的來(lái)說(shuō)，凡是需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需要?dú)w檔若干份。 ? （ 3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。對(duì)其中合理的部分應(yīng)當(dāng)吸?。粚?duì)整理不當(dāng)或者錯(cuò)誤的部分，也要經(jīng)過(guò)仔細(xì)分析，摸清情況之后再調(diào)整。（ 3）實(shí)用性。（ 2）數(shù)據(jù)文件（ data）。 (6)聲音文件（ audio）。 ? 2 ? (1)便于發(fā)揮檔案的作用。 ? （ 2） 分析檔案的來(lái)源。 ? （ 6） 分析檔案的功能因素。另一方面，要采取保密措施，防止 ? (三 ) 第四節(jié) 檔案利用和服務(wù) ? 一、檔案的檢索工作 ? ? 1 ? （ 1）按用途可分為查檢性、館藏性、報(bào)道性檢索工具。（ 3）綜合目錄。 二、科學(xué)利用檔案 ? （一）開(kāi)設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? （九）科技簡(jiǎn)報(bào) 四、有針對(duì)性地提供檔案服務(wù) ? ? ? ? 重要術(shù)語(yǔ) ? 檔案 檔案管理 檔案檢索 檔案利用 開(kāi)發(fā)檔案資源 ? 1．如何準(zhǔn)確理解檔案的含義和屬性？ ? 2．什么是 “ 歸檔 ” ? 3 ? 4 ? 5 ? 6 ? 7 ? 8． ? 9