【正文】 ，在一段時間內(nèi)，由專人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方 ? 式和制度。 ? （ 2）由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。（ 4）處理突發(fā)事件。（ 2）記好值班接待記錄。 ? （ 2）首長電話值班室。 ? （ 3）增強組織紀(jì)律觀念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項規(guī) ? （ 4）值班人員有一個良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況，對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時、準(zhǔn)確。（ 2）對待不速之客。（ 3 第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理 ? 一、現(xiàn)金管理中的會計知識 ? （一）現(xiàn)金的收入和支出 ? 1．現(xiàn)金的種類； 2．現(xiàn)金收入和支出； 3．現(xiàn)金超缺； 4．現(xiàn)金制和應(yīng)計制； 5．零用現(xiàn) ? ? 1．信用卡和旅行支票； 2．快匯和外幣； 3 ? ? （ 1）現(xiàn)金庫存限額由公司財會部門向基本存款戶開設(shè)銀行申請獲批的限額執(zhí)行。 ? （ 5 ? （ 6）當(dāng)支出大的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金 ? （ 1）秘書人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。而絕對不能夠由于個人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自 ? （ 4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問題，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度來加以保證。 ? （ 3） 在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實 ? （ 4） 商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在 “ 出差報銷單 ” 后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。（ 2）筆尺。 ? 2 ? （ 1） A4和 B5或 A3和 B4文件紙。（ 5）復(fù)寫紙。（ 9）留言便箋。（ 13）剪刀。（ 17）橡皮圈。 第二節(jié) ? ? ? 從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的全過程而言，庫存是指企業(yè)用于生產(chǎn)和服務(wù)所使用的，以及用于銷售的儲備物資。 ? ? 1．選購依據(jù)； 2 第三節(jié) 辦公資源采購和管理 ? 一、選擇供應(yīng)商 ? ? ? ? 二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄與庫存監(jiān)督 ? ? （ 1）最大庫存量。（ 2）定期檢查庫存記錄卡。 ? 5 ? 第一節(jié) ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第二節(jié) 日常工作時間安排 ? 一、 ? ? ? ? ? ? ? 二、 ? ? ? ? ? ? （ 1）于本周的前幾天，將工作預(yù)定表分發(fā)給每個高級管理 ? （ 2）周末，要將每位高級管理人員的預(yù)定表收集上來加以整理。這種線 ? （ 2 ? （ 3）不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項列入計劃，而要以上司能否 ? （ 4）對于處理完畢的工作，從計劃表上刪除，這樣可以清楚計劃落實完成的情況。如果原計劃變動，以及因計劃變動而涉及公司外部的人員時，比如與 B公司董事長的約見，到 C公司的拜訪等，作為一名秘書，不能自行決斷，而是要立即向上司報告計劃變更的情況，說明計劃變動可能帶來的影響，與上司商量處理辦法后，及時與對方聯(lián)系，盡可能誠實，把實情告訴對方，以得到他們的諒解，同時與對方商量重新約會的時間，時間確定后，再向上司報告，然后列入計劃表中。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項都記載在上司的日志上，同時也記在自己的日志上。因而，在聯(lián)系上司自己的社交活動時，要經(jīng)常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，極大地取決于上司對他的夫 ? （ 9 ? （ 10 ? （ 11 ? （ 12 ? （ 13 ? （ 14）對約會的時間提出建議時，不要隨便提那些不確定的時間，如： “ 你喜歡什么時候和尼古拉先生見面？ ” ? （ 15 ? （ 16 ? （ 17 二、約會的方式 ? （ 1）如果上司告訴秘書，他安排了一個約會，秘書必須把它記在自己 ? （ 2）如果秘書通過電話親自安排約會，那么這件事必須得到上司的確 ? （ 3）如果有人寫信查詢約會的具體時間，一旦時間已定，秘書必須通 ? （ 4）當(dāng)上司和某人討論時，他也許會讓秘書安排下一次與那人約會的時間，秘書在安排好后，必須確保那人收到書面或口頭的通知，并記在上司和你的日程表上。 ” 另一位美國數(shù)學(xué)家、信息論的奠基人申農(nóng)發(fā)表了 《 通信的數(shù)學(xué)理論 》 的論文，文中雖沒有對信息直接給出定義。 ? ? (1)客觀性。 (5)可濃縮性。現(xiàn)代科學(xué)管理，實際上就是對信息的收集、加工和利用，或者說是依據(jù)及時、準(zhǔn)確、全面的信息，適時作出科學(xué)決策，借以對整個系統(tǒng)進行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)測和控制，以期達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。（ 5）索取法。（ 3）通過信息網(wǎng)廣泛收集最新的信息。（ 2）定量、定性結(jié)合法。（ 2）真實性。（ 6）新穎性。 ? 2 ? （ 1）要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策的 “ 空白點 ” 。 ? 信息的貯存，即將加工處理后的信息，保管起來，以便日后發(fā)揮其咨詢、顧問、參謀、查考以及歷史資料的作用。 二、積極主動地搞好信息服務(wù) ? ? ? 三、逐步實現(xiàn)信息工作的規(guī)范化 ? ? （ 1）從本機關(guān)信息工作的情況和需要出發(fā)，制定規(guī)章、條款，執(zhí)行上級機關(guān)規(guī)定，但不生搬硬套，參考其他機關(guān)規(guī)定，但不照貓畫虎，從 ? （ 2）對一些具有規(guī)律性的信息，應(yīng)制定工作細(xì)則，例如什么時間要 ? （ 3）制定信息工作規(guī)范、制度的目的，是為了提高信息的準(zhǔn)確性、及時性、有效性?？偟膩碚f，凡是需要歸檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需要歸檔若干份。 ? （ 3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。對其中合理的部分應(yīng)當(dāng)吸??；對整理不當(dāng)或者錯誤的部分，也要經(jīng)過仔細(xì)分析，摸清情況之后再調(diào)整。（ 3）實用性。（ 2）數(shù)據(jù)文件（ data）。 (6)聲音文件（ audio）。 ? 2 ? (1)便于發(fā)揮檔案的作用。 ? （ 2） 分析檔案的來源。 ? （ 6） 分析檔案的功能因素。另一方面，要采取保密措施，防止 ? (三 ) 第四節(jié) 檔案利用和服務(wù) ? 一、檔案的檢索工作 ? ? 1 ? （ 1）按用途可分為查檢性、館藏性、報道性檢索工具。（ 3）綜合目錄。 二、科學(xué)利用檔案 ? （一）開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? （九）科技簡報 四、有針對性地提供檔案服務(wù) ? ? ? ? 重要術(shù)語 ? 檔案 檔案管理 檔案檢索 檔案利用 開發(fā)檔案資源 ? 1．如何準(zhǔn)確理解檔案的含義和屬性？ ? 2．什么是 “ 歸檔 ” ? 3 ? 4 ? 5 ? 6 ? 7 ? 8． ? 9