【正文】 ? 4 ? 5．原則上不允許在空白介紹信上加蓋公章，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，未使用的空白介紹信應(yīng)交回介紹信 ? 6 ? 7 ? ? 1 ? 2 第三節(jié) 值班管理 ? ? 值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時間內(nèi)，由專人擔(dān)負處理全部工作的方 ? 式和制度。作為辦公室的一項重要事務(wù)，值 （一） 值班工作的特點以及意義 ? 1 ? （ 1）連續(xù)性。（ 2）應(yīng)急性。 ? 2 ? （ 1）值班工作是組成一個單位工作網(wǎng)絡(luò)的重要細胞，是一個單位的樞紐工作，起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示及時傳達，保證本單位發(fā)生的重大緊急事情能夠及時反映、及時處理，保證工作順利進行的作用。 ? （ 2）由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。 （二） 值班工作的職責(zé)和內(nèi)容 ? 1． ? （ 1）通訊聯(lián)絡(luò)。（ 2）承辦各種交辦的事項。（ 3）負責(zé)公務(wù)接洽和來訪接待工作。（ 4）處理突發(fā)事件。（ 5）安全保衛(wèi)。（ 6）編排總值班表。 ? 2 ? （ 1）記好值班電話記錄。（ 2）記好值班接待記錄。（ 3）記好值班日志。（ 4）做好信息傳遞。 （三）值班工作的組織形式與要 ? 1 ? （ 1）設(shè)有專門的值班機構(gòu)，通常稱值班室或總值班室，配備專職值班人員，負責(zé)本機關(guān)或者本單位的全部值班工作。 ? （ 2）首長電話值班室。 ? （ 3）工作人員輪流值班，主要做好節(jié)假日的值班工作。 ? （ 4）專兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時由專人值班， 2 ? （ 1）確立服務(wù)思想。 ? （ 2）樹立嚴謹、熱情、周到的工作作風(fēng)和時效觀念。 ? （ 3）增強組織紀律觀念，做好保密工作，嚴格遵守各項規(guī) ? （ 4）值班人員有一個良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況，對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時、準(zhǔn)確。 ? （ 5）有較高的理論政策水平和一定的業(yè)務(wù)能力。 ? （ 6）要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強的應(yīng)急反 3．值班資料的要求 ? ? （ 1）電話簿。 ? （ 2）值班工作所涉及的機關(guān)、單位，特別是上下級單位的機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分 ? （ 3）常用的工具書、列車時刻表、航班表、船期 ? （ 4）本單位當(dāng)前中心工作的計劃安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、 ? （ 5 ? （一） ? 1．信息處理制度； 2．崗位責(zé)任制度； 3．安全、保密制度； 4．交接班制度； ? 5． ? （二） ? 1．值班表的用處； 2 ? ? 1 ? （ 1）對待已經(jīng)預(yù)約的來訪者。（ 2）對待不速之客。（ 3）對待不受歡迎的客人。 ? 2 ? （ 1）接受任務(wù)。（ 2）具體辦理。（ 3 第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理 ? 一、現(xiàn)金管理中的會計知識 ? （一）現(xiàn)金的收入和支出 ? 1．現(xiàn)金的種類； 2．現(xiàn)金收入和支出； 3．現(xiàn)金超缺； 4．現(xiàn)金制和應(yīng)計制； 5．零用現(xiàn) ? ? 1．信用卡和旅行支票； 2．快匯和外幣； 3 ? ? （ 1）現(xiàn)金庫存限額由公司財會部門向基本存款戶開設(shè)銀行申請獲批的限額執(zhí)行。 ? （ 2 ? （ 3 ? （ 4 ? （ 5 1 000 元 ? （ 6 ? ? ? （ 1）秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清楚注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號、金額；支出現(xiàn)金的日期、用途；零用現(xiàn)金憑單編號、金額、余額等。有的還應(yīng) ? （ 2）內(nèi)部工作人員需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫 “ 零用現(xiàn)金憑單 ” ，提交花銷的項目和用途、日期、金額。 ? （ 3）秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付 ? （ 4）秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，然后將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。 ? （ 5 ? （ 6）當(dāng)支出大的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金 ? （ 1）秘書人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。在管理辦公室的零用現(xiàn)金時，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的 “ 小金庫 ” ，而是應(yīng)該嚴格遵守辦公程序和財務(wù)制度，依照國家法律以及相應(yīng)的財會管理制度 ? （ 2）秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。秘書應(yīng)該養(yǎng)成良好的隨手記錄的習(xí)慣，以免因為忘 ? （ 3）秘書在管理辦公室零用現(xiàn)金的過程中，應(yīng)該嚴格按照規(guī)章制度辦事。在向有需要的申請者支付零用現(xiàn)金、用手中的零用現(xiàn)金報銷一些開支的時候，應(yīng)該嚴格按照相應(yīng)的程序，做到該有的文件和單據(jù)完整齊全，再給予支付或者報銷。而絕對不能夠由于個人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自 ? （ 4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問題，應(yīng)該制定嚴格的制度來加以保證。所制定的制度應(yīng)該是依照國家頒布的有關(guān)現(xiàn)金管理的規(guī)章制度和管理辦法，結(jié) ? ? （ 1）企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費用，經(jīng)常由秘書辦理或協(xié)助辦理。 ? （ 2 ? （ 3）工作人員外出辦公所需要的資金，可以提前向財務(wù)部門提出申請以領(lǐng)取。 （二）商務(wù)費用報銷的工作程序 ? （ 1） 申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費 ? （ 2） 該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。 ? （ 3） 在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實 ? （ 4） 商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在 “ 出差報銷單 ” 后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和報銷憑單后，方可返 ? （ 5） 如果實施商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報銷。 ? 重要術(shù)語 ? 電話系統(tǒng) 值班表 印信管理 零用現(xiàn)金管理 ? 1 ? 2．簡述值班工作的內(nèi)容，并且說明它的制 ? 3 ? 4 ? 5 ? 6．如何看待蓋有公章的空白介紹信的使用。 ? 第一節(jié) 常用辦公設(shè)備管理 ? 一、常用的辦公設(shè)備和辦公用品 ? （一）識別辦公用品及易耗品 ? 1 ? （ 1）紙簿。（ 2）筆尺。（ 3）裝訂用品。（ 4）歸檔用品。（ 5）辦公設(shè)備專用易耗品。 ? 2 ? （ 1） A4和 B5或 A3和 B4文件紙。（ 2）備忘錄或便條。（ 3）信封。（ 4）標(biāo)簽。（ 5）復(fù)寫紙。（ 6）裝訂機和訂書釘。（ 7）修正液、紙帶和紙。（ 8）打印機墨盒。（ 9）留言便箋。（ 10）各類文件夾和塑料袋。（ 11）鉛筆和圓珠筆。（ 12）膠帶、細繩和牛皮紙。（ 13）剪刀。（ 1