【正文】 利進(jìn)行的作用。 五、正確處理通話過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題 ? ? ? ? ? ? ? ? 第二節(jié) ? ? （一） ? 印章，即圖章，有時(shí)也稱(chēng)為 “ 印信 ” ，是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事 ? 1 ? （ 1）標(biāo)志作用。21世紀(jì)高職高專(zhuān)精品教材 重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳椤＃?2）應(yīng)急性。 ? （ 4）專(zhuān)兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專(zhuān)人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時(shí)由專(zhuān)人值班， 2 ? （ 1）確立服務(wù)思想。秘書(shū)應(yīng)該養(yǎng)成良好的隨手記錄的習(xí)慣，以免因?yàn)橥?? （ 3）秘書(shū)在管理辦公室零用現(xiàn)金的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。（ 3）信封。（ 19）磁盤(pán)和磁盤(pán)盒。 ? （ 3）仔細(xì)閱讀每位高級(jí)管理人員的預(yù)定表，并與月計(jì)劃、備忘錄進(jìn)行核查，若發(fā)現(xiàn)有矛盾，立即向本人詢(xún)問(wèn)，以便 ? （ 4）將預(yù)定表編制成下周計(jì)劃表，復(fù)印成副本，將正本送 ? （ 1）不論是年、月和周哪一種計(jì)劃表，都須歸納為一頁(yè)，以便于查閱。 ? ? （ 1 ? （ 2）什么時(shí)間（秘書(shū)在確定時(shí)間的時(shí)候，要有回 ? （ 3 ? （ 4 ? （ 5 ? （ 6 五、接受約請(qǐng) ? 接不接受對(duì)方的約請(qǐng)，主要看上司在時(shí)間上是否安排得過(guò)來(lái)。（ 2）閱讀法（ 3）調(diào)查法。（ 4）伸縮性。按照 《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 ，檔案是指 “ 過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 ? ? 1．年度分類(lèi)法； 2．組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法； 3．問(wèn)題分類(lèi)法。 ? （ 4） 分析檔案的名稱(chēng)、稿本和外形特征。 ? 1 ? 2 ? ? 檢索語(yǔ)言是根據(jù)檔案檢索的需要而編制的一種專(zhuān)用語(yǔ)言，用以表示檔案文件主題及其相關(guān)概念標(biāo)識(shí)的內(nèi)容。 (3)便于應(yīng)付突然事變。 ? 2 ? （ 1）客觀性。 ? （七） ? 1 2．發(fā)展利用信息的方式、手段。 ? 2 ? 信息加工的要求是既要有廣度，又要有深度。著名經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家西蒙說(shuō)： “ 管理就是一系列的決策。因?yàn)榧s定會(huì)見(jiàn)有利于上司和來(lái)客雙方安排各自的工作，并有效地利用時(shí)間，所以約會(huì)工作是秘書(shū)的經(jīng)常性的工作之一，如何把這項(xiàng)工作做得更好，是秘書(shū) ? （ 1 ? （ 2 ? （ 3）會(huì)議所用的時(shí)間很可能會(huì)超過(guò)預(yù)計(jì)的時(shí)間，鑒于這種情況，需要時(shí)應(yīng)該向要求來(lái)拜會(huì)的客人說(shuō)明這種困難；如果 ? （ 4）一般說(shuō)來(lái)，約會(huì)是通過(guò)電話聯(lián)系的，在打電話的同一天，應(yīng)該寫(xiě)一封信證實(shí)電話聯(lián)系內(nèi)容，該信件須留一份副本， ? （ 5）如果來(lái)電話者要求安排約見(jiàn)，且日期、時(shí)間都已談妥，則應(yīng)記下來(lái)電話者的姓名、地址和電話號(hào)碼，以備將來(lái)因 ? （ 6）給飯店寫(xiě)信，應(yīng)寫(xiě)給 “ 經(jīng)理 ” ，飯店的地址和有關(guān)情況應(yīng)注意查考參考書(shū)。 三、辦公設(shè)備、辦公用品的采購(gòu) ? ? ? 重要術(shù)語(yǔ) ? 庫(kù)存卡 出貨卡 庫(kù)存控制 最大庫(kù)存量 最小庫(kù)存量 復(fù)習(xí)思考題 ? 1．怎樣進(jìn)行辦公設(shè)備和辦公易耗品的庫(kù)存 ? 2 ? 3．簡(jiǎn)述辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)。（ 15）日期戳。（ 4）歸檔用品。有的還應(yīng) ? （ 2）內(nèi)部工作人員需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫(xiě) “ 零用現(xiàn)金憑單 ” ，提交花銷(xiāo)的項(xiàng)目和用途、日期、金額。（ 4）做好信息傳遞。（ 8）戳記。 重要術(shù)語(yǔ) ? 環(huán)境 辦公環(huán)境 辦公布局 辦公室安全 信息安全 口頭信息 紙面信息 電子信息 緊急情況 復(fù)習(xí)思考題 ? 1 ? 2．工作場(chǎng)所的布局有哪幾種形式，你所在的組織采用的是什么樣的布局？你怎樣評(píng)價(jià)這種布局？工作場(chǎng)所的開(kāi)放式布局的優(yōu)、缺點(diǎn)各是什么？你認(rèn)為對(duì)這種布局進(jìn)行哪些方 ? 3 ? 4．列舉在辦公室的危險(xiǎn)隱患，并陳述應(yīng)采取的預(yù)防措施。比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問(wèn)者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。 ? 2 ? ? 3 ? （ 1）正式印章。（ 3）負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待工作。 ? （ 2）值班工作所涉及的機(jī)關(guān)、單位，特別是上下級(jí)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、辦公地址、領(lǐng)導(dǎo)分 ? （ 3）常用的工具書(shū)、列車(chē)時(shí)刻表、航班表、船期 ? （ 4）本單位當(dāng)前中心工作的計(jì)劃安排、領(lǐng)導(dǎo)批示、 ? （ 5 ? （一） ? 1．信息處理制度； 2．崗位責(zé)任制度； 3．安全、保密制度； 4．交接班制度； ? 5． ? （二） ? 1．值班表的用處； 2 ? ? 1 ? （ 1）對(duì)待已經(jīng)預(yù)約的來(lái)訪者。 （二）商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的工作程序 ? （ 1） 申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明需要經(jīng)費(fèi) ? （ 2） 該報(bào)告或該表必須經(jīng)過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。（ 8）打印機(jī)墨盒。 二、正確進(jìn)行庫(kù)存管理 ? ? 1 ? 2 ? 3．辦公設(shè)備及常用辦公用品入庫(kù)； ? 4 ? ? 1．建立庫(kù)存記錄的必要性； 2．庫(kù)存控制卡的內(nèi)容； 3．做好進(jìn)貨和出貨記錄。有時(shí)候，因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)議改期，會(huì)引起一連串的多米諾骨牌式的效應(yīng)：上午的會(huì)議改在下午，下午與 A部門(mén)主管的會(huì)談改在第二天 —— 這只是內(nèi)部的調(diào)整，還不是特別麻煩。簡(jiǎn)單 ? 信息一般分為自然信息、機(jī)器信息和人類(lèi)信息。（ 2） 保證信息的真實(shí)性。（ 3）保密。 ? （ 2）文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。（ 5）影像文件（ video）。 ? 維護(hù)檔案的安全有兩方面含義：一方面，要力求檔案實(shí)體本身不損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，保證檔案實(shí)體的安全。 ? （ 2）按載體形式可分為書(shū)冊(cè)式、卡片式、縮微式和機(jī)讀式檢索工具。 (7)命令文件（ program ? 2 ? （ 1）主文件。 ? （ 4）文件在形式方面的聯(lián)系。（ 2）要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策與下級(jí)單位或職能部門(mén)工作中實(shí)際的 “ 矛盾點(diǎn) ” 。 ? ? (二 ) ? ? 反饋應(yīng)該是由控制系統(tǒng)把信息送出去，然后又把其作用的結(jié)果運(yùn)送 (吸收 )回收，并對(duì)信息的再輸出產(chǎn)生影響，從而起到控制作用，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的一個(gè)過(guò)程。 (2)時(shí)效性。計(jì)劃變更時(shí)不要發(fā)生 六、規(guī)劃器 ? ? 七、工作計(jì)劃和時(shí)序安排 ? （一）對(duì)工作的認(rèn)真計(jì)劃是工作高效和有效 ? （二）將要執(zhí)行的任務(wù)制成清單也是非常有 ? 第三節(jié) ? 作為一名秘書(shū)，不可能單憑自己的力量記住辦公室日常工作所需要做的大量細(xì)節(jié)工作，包括上司要參加的活動(dòng)和約會(huì)，以及對(duì)于將來(lái)工作的安排。（ 2）最小庫(kù)存量。（ 10）各類(lèi)文件夾和塑料袋。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和報(bào)銷(xiāo)憑單后，方可返 ? （ 5） 如果實(shí)施商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷(xiāo)。（ 3）對(duì)待不受歡迎的客人。（ 5）安全保衛(wèi)。（ 3）縮印。 四、本書(shū)