【正文】 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5 ? 6 ? 7 ? ? 1 ? 2 ? ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 案例 3— 2 公司印信管理規(guī)定 ? ? ? ? 1 ? 2 ? 3 ? 4．印章管理人在使用印章前必須認(rèn)真檢查審批程序，對(duì)于不合法或不符合審批手續(xù)的用印，印章管理人有權(quán)提出異議或拒絕讓其使用。（ 7）校對(duì)章。（ 5）領(lǐng)導(dǎo)人手章。（ 3）縮印。 ? 2 ? ? 3 ? （ 1）正式印章。（ 3）證明作用。 五、正確處理通話過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題 ? ? ? ? ? ? ? ? 第二節(jié) ? ? （一） ? 印章，即圖章，有時(shí)也稱為 “ 印信 ” ，是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事 ? 1 ? （ 1）標(biāo)志作用。 ? ? 一般來(lái)話內(nèi)容通常先記在便條或者記錄本上，在通話結(jié)束后應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行整理，重要通話應(yīng)該填寫(xiě)在專門(mén)的 “ 電話記錄單 ” 或者 “ 電話處理單 ” 上。 ? 5 ? 6．在面臨突發(fā)的緊急情況時(shí)，該采取哪些有效的措施來(lái)應(yīng) ? 第一節(jié) ? ? ? ? ? ? 二、接打電話的基本禮儀 ? ? ? ? ? 三、撥打電話的程序與技巧 ? ? 1 ? 2 ? ? 1．正確撥號(hào)； 2．主動(dòng)自我介紹； 3．準(zhǔn)確陳述內(nèi)容； 4．耐心解答疑問(wèn)； 5．要求對(duì)方復(fù)述； 6 ? ? 秘書(shū)對(duì)打出的電話都應(yīng)該記錄在案，并根據(jù)通話內(nèi)容的變動(dòng)程度及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充整理，以備日后查考。（ 3 ? ? 事故應(yīng)該立即報(bào)告給上級(jí)或者安全主管，具體要求填寫(xiě)《 事故情況記錄表 》 和 《 工傷情況報(bào)告表 》 ，證人和事故 ? 《 事故情況記錄表 》 通常記錄下面的信息：事故日期；事故地點(diǎn)；事故涉及人員；事故的證人；事故過(guò)程的概述和 ? 如果事故中有人受傷，涉及的每個(gè)人都要填寫(xiě)一份 《 工傷情況報(bào)告表 》 ，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。 ? （ 7 ? ? 1 ? 2 ? 3．在遵循以上規(guī)定的基礎(chǔ)上，企業(yè)還要實(shí)行安全 ? ? 作為秘書(shū)人員，在了解以上有關(guān)安全生產(chǎn)的知識(shí)之外，在自己的工作中還要定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險(xiǎn) 三、辦公室信息安全 ? （一） ? 1 ? 2 ? 3 ? （二） ? 1 ? 2 ? 3 四、 ? (一 )緊急情況的應(yīng)對(duì)策略 ? （ 1）火災(zāi)。 四、本書(shū)的主要內(nèi)容 ? 本書(shū)主要圍繞辦公室日常事務(wù)管理展開(kāi)，主要是通過(guò)理論和實(shí)踐的分析，找到更有效地完成辦公室事務(wù)的方法和一些必要的技巧，讓未來(lái)的秘書(shū)工作者能更加方便、省時(shí)和快 ? 第一節(jié) 辦公環(huán)境及其優(yōu)化 ? 一、辦公環(huán)境概述 ? （一）辦公環(huán)境的概念 ? 辦公環(huán)境，或稱為辦公室環(huán)境，它是直接或者間接作用和影響辦公過(guò)程的各種因素的綜合，從廣義上說(shuō)，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說(shuō)，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問(wèn)者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。本書(shū)將幫助你認(rèn)清信息時(shí)代辦公室的地位及其在組織中的作用，并將使你 第一節(jié) 辦公室及其功能 ? 一、社會(huì)組織的基本類(lèi)型 ? ? ? ? (四 ) ? ? 二、辦公室的基本功能及其特征 ? ? ，辦公室是管理工作 ? ，辦公室是社會(huì)組織 ? ，辦公室是社會(huì)組織 （二）辦公室基本功能的特征 ? 1 ? 2 ? 3 第二節(jié) ? ? ? ? （三） 二、辦公室的職能 ? ? ? ? ? 辦公室事務(wù)就是圍繞辦公室的管理職能而實(shí)施的業(yè)務(wù)活動(dòng)。21世紀(jì)高職高專精品教材 現(xiàn)代秘書(shū)系列 辦公室事務(wù)管理（第二版） 胡鴻杰 目 錄 ? 第一章 緒 ? 第二章 ? 第三章 ? 第四章 ? 第五章 ? 第六章 ? 第七章 論 ? 我們正處于一個(gè)變幻莫測(cè)的時(shí)代，社會(huì)價(jià)值取向日趨多元化，尤其是伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我們作為社會(huì)組織的一員，不得不與辦公室發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系；辦公室這個(gè)古老而又現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)在一個(gè)組織中將扮演怎樣的角色，將發(fā)揮怎樣的作用，勢(shì)必影響我們的工作和生活。對(duì)于任何一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，不論其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)都是一樣的。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。 ? ? 1 ? 2 ? 3 ? ? 1 ? 2 ? 3 ? ? 1 ? 2 ? ? 1 ? 2 ? ? 1 ? 2 第二節(jié) 辦公環(huán)境的維護(hù)和管理 健康與安全是辦公室環(huán)境維護(hù)和管理的最主要的方面，因?yàn)榻】蹬c安全的工作環(huán)境給予工作人員的不但是身體上的安全，更是一種精神上的安全感，這種環(huán)境使員工們情緒穩(wěn)定， ? （ 1 ? （ 2）室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面的隱患，如光線不足 ? （ 3）辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤(pán)桌面過(guò)高，難以用正確的姿勢(shì) ? （ 4 ? （ 5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物 ? （ 6）工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。（ 2）炸彈威脅。 重要術(shù)語(yǔ) ? 環(huán)境 辦公環(huán)境 辦公布局 辦公室安全 信息安全 口頭信息 紙面信息 電子信息 緊急情況 復(fù)習(xí)思考題 ? 1 ? 2．工作場(chǎng)所的布局有哪幾種形式，你所在的組織采用的是什么樣的布局？你怎樣評(píng)價(jià)這種布局？工作場(chǎng)所的開(kāi)放式布局的優(yōu)、缺點(diǎn)各是什么？你認(rèn)為對(duì)這種布局進(jìn)行哪些方 ? 3 ? 4．列舉在辦公室的危險(xiǎn)隱患，并陳述應(yīng)采取的預(yù)防措施。 四、接聽(tīng)電話的程序與技巧 ? ? ? 1．迅速摘機(jī)； 2．主動(dòng)自報(bào)家門(mén)； 3．辨明對(duì)方身份； 4．聽(tīng)記對(duì)方陳述； 5．及時(shí)提出疑問(wèn)； 6．復(fù)述來(lái)電內(nèi)容； 7．禮貌告別對(duì)方； 8．輕輕放下聽(tīng)筒。重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳?。?2）權(quán)威作用。（ 4）憑信作用。（ 2）專用印章。（ 4）鋼印。（ 6）個(gè)人名章。（ 8）戳記。如遇 ? 5 ? 6．印章原則上不準(zhǔn)攜帶出公司，如確有工作需要借用公章，應(yīng)填寫(xiě) 《 公章借用登記表 》 ，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借出使用，使用人在使用 ? 7 ? ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5．原則上不允許