辦公室事務(wù)管理特征本站推薦-展示頁
2024-11-09 17:06本頁面
【正文】 絕。先問清來由，判斷有無必要引見上司，或先做請(qǐng)示。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。A、電話擋駕。擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動(dòng)為原則。對(duì)新情況、新問題，無章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，做出合乎情理的處理。重大、緊急的事，可越級(jí)請(qǐng)示，甚至先處理再報(bào)告。重要情況、重大事項(xiàng)采用書面形式，必要時(shí)可以附上文員自己對(duì)情況的看法和意見，提出處理問題的建議和方案，供上司選擇、參考。文員主動(dòng)匯報(bào)情況，要區(qū)分輕重緩急，適時(shí)、適地、適度地進(jìn)行，以免干擾上司的工作。報(bào)告具有以下的內(nèi)容和方式。報(bào)告要簡(jiǎn)明：要求主旨明確，內(nèi)容簡(jiǎn)要，條理清楚，以節(jié)省上司的時(shí)間、負(fù)擔(dān)。請(qǐng)示必須要注意：A、請(qǐng)示要對(duì)口。請(qǐng)示具有以下的內(nèi)容和形式：請(qǐng)示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無權(quán)處理的事，請(qǐng)求上司給予指示或授權(quán)辦理。報(bào)告則可以在事先、事中、事后。請(qǐng)示與報(bào)告一定要分開使用，兩者的作用，兩者的作用、意義不同。上司不一定答復(fù)或批示。上司必須做出答復(fù)或批復(fù)。五、對(duì)櫥柜、房門等的鑰匙，要認(rèn)真管理，防止丟失，注意保密。三、注意保持室內(nèi)的清潔，經(jīng)常打掃。辦公室和接待室的管理：一、要建立器具和備用品的臺(tái)賬，簡(jiǎn)明記載購入時(shí)間、修理經(jīng)過。三、建立擋駕制度。辦公室環(huán)境布置的目的：一、創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境。第一篇：辦公室事務(wù)管理特征（本站推薦）辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動(dòng)性、繁雜性辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理辦公室事務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室事務(wù)通常又被稱為文秘工作或文秘人員工作。二、塑造組織形象。四、有利于保密工作。二、器具和用品臟了、壞了時(shí)，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。四、注意預(yù)防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)生似的避難途徑，對(duì)遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。請(qǐng)示方法與報(bào)告方法：請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無權(quán)處理時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)。報(bào)告，則是文員向上司反映情況，提出建議，或應(yīng)上司要求做出匯報(bào)。這是兩種不同的概念和方法。請(qǐng)示必須事先。該請(qǐng)示的作了匯報(bào)，上司可能聽過、看過后不作批復(fù)，會(huì)誤事；該報(bào)告的作了請(qǐng)示，可能造成上司誤批，也是文員的失職。請(qǐng)示形式：可以是口頭形式，也可以是書面形式。B、請(qǐng)示要單一。冗長(zhǎng)和空洞是文員寫報(bào)告的大忌。報(bào)告內(nèi)容：一是定期報(bào)告工作情況和進(jìn)程，讓上司及時(shí)了解下情，隨時(shí)作出指導(dǎo)；二十工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時(shí)作出處理；三是合理化建議，供上司改進(jìn)工作是參考；四是應(yīng)上司的要求匯報(bào)情況。報(bào)告方式：口頭和書面形式。變通方法和擋駕方法：一、變通方法，通常情況下，文員必須遵章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧和臨時(shí)安置。二、擋駕方法，對(duì)于上司不必要接見的來訪者、邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌的、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。B、來訪擋駕。C、會(huì)議、活動(dòng)擋駕。內(nèi)賓接待的一般程序與內(nèi)容：A、接受任務(wù)B、了解來賓C、制定計(jì)劃D、預(yù)定食宿E、迎接來賓F、商議日程G、安排會(huì)談H、陪同參觀I、送別客人J、接待小結(jié)。B、文員了解來賓的人數(shù)、身份、性別、來意、要求、日期、交通工具的班次與具體時(shí)間、內(nèi)容和日程的初步要求、何時(shí)返回、返程交通工具等等。D、文員按計(jì)劃在招待所或賓館預(yù)定膳食、客房或床位、準(zhǔn)備車輛等。F、文員將客人接至招待所或賓館后，即與對(duì)方人員或相應(yīng)人員商定日程安排。H、如安排參觀訪問，文員應(yīng)陪同、介紹，并負(fù)責(zé)交通、餐飲、休息、安全等。J、重要的接待一結(jié)束，文員及經(jīng)辦人員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行小結(jié)并向上司匯報(bào)。承辦來信注意事項(xiàng)：一、拆封信件前，要檢查信封、郵票是否完整；對(duì)隨信附寄的證件、票據(jù)、現(xiàn)金等要逐項(xiàng)點(diǎn)清，詳細(xì)登記，妥善保管，一般不要隨信下傳；轉(zhuǎn)發(fā)信件時(shí)要保持原信封、郵票的完整。三、對(duì)初次寫信者，承辦開始就要復(fù)信或回告承辦情況，避免重信或越級(jí)上訪。五、對(duì)下列情況的信件，不再承辦，但可作為已經(jīng)處理的信件登記和統(tǒng)計(jì)：A、已經(jīng)結(jié)案處理的，本人要求過高并明顯不符合政策規(guī)定的；B、精神患者的來信；C、沒有具體內(nèi)容和清潔的匿名信；D、有過激言論或謾罵領(lǐng)導(dǎo)、上司而無須轉(zhuǎn)公安部門查處的匿名信（但對(duì)反動(dòng)言論或肆意攻擊黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的信件，應(yīng)轉(zhuǎn)公安部門處理）；E、其他經(jīng)過認(rèn)定不再承辦的信件。二、企事業(yè)單位一般都有接待室，鐵路、交通、商業(yè)等服務(wù)性行業(yè)，也都有值班室（臺(tái)）、服務(wù)崗或監(jiān)督崗等。四、接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者、承辦者（單位）、姓名（名稱）。且其位置要容易使用黑板、投影機(jī)等。三、其余參加
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