【正文】 在空白介紹信上加蓋公章，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，未使用的空白介紹信應(yīng)交回介紹信 ? 6 ? 7 ? ? 1 ? 2 第三節(jié) 值班管理 ? ? 值班，是指各類企事業(yè)單位，在一段時(shí)間內(nèi)，由專人擔(dān)負(fù)處理全部工作的方 ? 式和制度。（ 2）應(yīng)急性。 ? （ 2）由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。（ 2）承辦各種交辦的事項(xiàng)。（ 4）處理突發(fā)事件。（ 6）編排總值班表。（ 2）記好值班接待記錄。（ 4）做好信息傳遞。 ? （ 2）首長電話值班室。 ? （ 4）專兼職值班相結(jié)合的形式，即白天有專人值班，晚上由工作人員輪流值班，平時(shí)由專人值班， 2 ? （ 1）確立服務(wù)思想。 ? （ 3）增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī) ? （ 4）值班人員有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況，對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時(shí)、準(zhǔn)確。 ? （ 6）要有健康的身體和良好的精神狀態(tài)以及較強(qiáng)的應(yīng)急反 3．值班資料的要求 ? ? （ 1）電話簿。（ 2）對待不速之客。 ? 2 ? （ 1）接受任務(wù)。（ 3 第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理 ? 一、現(xiàn)金管理中的會計(jì)知識 ? （一）現(xiàn)金的收入和支出 ? 1．現(xiàn)金的種類； 2．現(xiàn)金收入和支出； 3．現(xiàn)金超缺； 4．現(xiàn)金制和應(yīng)計(jì)制； 5．零用現(xiàn) ? ? 1．信用卡和旅行支票； 2．快匯和外幣； 3 ? ? （ 1）現(xiàn)金庫存限額由公司財(cái)會部門向基本存款戶開設(shè)銀行申請獲批的限額執(zhí)行。有的還應(yīng) ? （ 2）內(nèi)部工作人員需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫 “ 零用現(xiàn)金憑單 ” ，提交花銷的項(xiàng)目和用途、日期、金額。 ? （ 5 ? （ 6）當(dāng)支出大的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書再到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金 ? （ 1）秘書人員應(yīng)該具有良好的職業(yè)道德操守和良好的思想道德品質(zhì)。秘書應(yīng)該養(yǎng)成良好的隨手記錄的習(xí)慣，以免因?yàn)橥?? （ 3）秘書在管理辦公室零用現(xiàn)金的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。而絕對不能夠由于個(gè)人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自 ? （ 4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問題，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度來加以保證。 ? （ 2 ? （ 3）工作人員外出辦公所需要的資金，可以提前向財(cái)務(wù)部門提出申請以領(lǐng)取。 ? （ 3） 在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí) ? （ 4） 商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在 “ 出差報(bào)銷單 ” 后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。 ? 重要術(shù)語 ? 電話系統(tǒng) 值班表 印信管理 零用現(xiàn)金管理 ? 1 ? 2．簡述值班工作的內(nèi)容，并且說明它的制 ? 3 ? 4 ? 5 ? 6．如何看待蓋有公章的空白介紹信的使用。（ 2）筆尺。（ 4）歸檔用品。 ? 2 ? （ 1） A4和 B5或 A3和 B4文件紙。（ 3）信封。（ 5）復(fù)寫紙。（ 7）修正液、紙帶和紙。（ 9）留言便箋。（ 11）鉛筆和圓珠筆。（ 13）剪刀。（ 15）日期戳。（ 17）橡皮圈。（ 19）磁盤和磁盤盒。 第二節(jié) ? ? ? 從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的全過程而言，庫存是指企業(yè)用于生產(chǎn)和服務(wù)所使用的，以及用于銷售的儲備物資。 ? ? （ 1 ? （ 2 ? （ 3 ? （ 4 ? ? 1．最大庫存量； 2．最小庫存量； 3．重新訂購線； 4． 庫存成本。 ? ? 1．選購依據(jù)； 2 第三節(jié) 辦公資源采購和管理 ? 一、選擇供應(yīng)商 ? ? ? ? 二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄與庫存監(jiān)督 ? ? （ 1）最大庫存量。（ 3）再訂貨量。（ 2）定期檢查庫存記錄卡。 三、辦公設(shè)備、辦公用品的采購 ? ? ? 重要術(shù)語 ? 庫存卡 出貨卡 庫存控制 最大庫存量 最小庫存量 復(fù)習(xí)思考題 ? 1．怎樣進(jìn)行辦公設(shè)備和辦公易耗品的庫存 ? 2 ? 3．簡述辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)。 ? 5 ? 第一節(jié) ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第二節(jié) 日常工作時(shí)間安排 ? 一、 ? ? ? ? ? ? ? 二、 ? ? ? ? ? ? （ 1）于本周的前幾天，將工作預(yù)定表分發(fā)給每個(gè)高級管理 ? （ 2）周末，要將每位高級管理人員的預(yù)定表收集上來加以整理。 ? （ 3）仔細(xì)閱讀每位高級管理人員的預(yù)定表，并與月計(jì)劃、備忘錄進(jìn)行核查，若發(fā)現(xiàn)有矛盾，立即向本人詢問，以便 ? （ 4）將預(yù)定表編制成下周計(jì)劃表，復(fù)印成副本，將正本送 ? （ 1）不論是年、月和周哪一種計(jì)劃表，都須歸納為一頁，以便于查閱。這種線 ? （ 2 ? （ 3）不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項(xiàng)列入計(jì)劃，而要以上司能否 ? （ 4）對于處理完畢的工作，從計(jì)劃表上刪除，這樣可以清楚計(jì)劃落實(shí)完成的情況。 ? （ 2 ? （ 3）向公司所在國家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有聲譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)?shù)氐哪酥疗淙珖鹘煌ǎê娇?、航海、鐵路、公路）工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在 2小時(shí)～ 4小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí) ? （ 4 ? （ 5）安排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中，必須說明時(shí)差的變化，買機(jī)票（車票、船票）時(shí)也要 ? （ 6）擬訂幾個(gè)旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案，旅行行程工作計(jì)劃表一 ? 一個(gè)好的日程表，要能適應(yīng)各種情況的出現(xiàn)。如果原計(jì)劃變動，以及因計(jì)劃變動而涉及公司外部的人員時(shí)，比如與 B公司董事長的約見，到 C公司的拜訪等，作為一名秘書，不能自行決斷，而是要立即向上司報(bào)告計(jì)劃變更的情況，說明計(jì)劃變動可能帶來的影響，與上司商量處理辦法后，及時(shí)與對方聯(lián)系，盡可能誠實(shí)，把實(shí)情告訴對方，以得到他們的諒解，同時(shí)與對方商量重新約會的時(shí)間，時(shí)間確定后，再向上司報(bào)告，然后列入計(jì)劃表中。所以應(yīng)該在工作日志中做一切記載，不僅記下上司安排的活動和約會，而且還要記下為以后各項(xiàng)活動所要做的工作。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上，同時(shí)也記在自己的日志上。因?yàn)榧s定會見有利于上司和來客雙方安排各自的工作，并有效地利用時(shí)間，所以約會工作是秘書的經(jīng)常性的工作之一，如何把這項(xiàng)工作做得更好，是秘書 ? （ 1 ? （ 2 ? （ 3）會議所用的時(shí)間很可能會超過預(yù)計(jì)的時(shí)間，鑒于這種情況，需要時(shí)應(yīng)該向要求來拜會的客人說明這種困難；如果