辦公室日常事務(wù)管理典型案例-在線瀏覽
2025-01-16 05:12本頁面
【正文】 潤(rùn)嗎，你們王總在嗎？我有要事找他。 小林一看，王總正在辦公室里看文件，立即說：“王總在，你稍等?！? “誰打的電話？”王總問。”小林答道。不一會(huì)兒，小林聽到王總在電話里和對(duì)方吵了起來。”小林臉紅了，但一副茫然樣?！? “請(qǐng)問劉助理在嗎？”對(duì)方輕聲地問道。”“哦，那請(qǐng)你稍等。她看劉助理正在對(duì)面的辦套室復(fù)印資料，于是大 聲喊道：“劉助理 ，你男朋友的電話，快來接?！边@時(shí)桌上的兩部電話同時(shí)響了起來，小林拿起一部，沒好氣地說：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講。千萬別忘了。 另一部電話仍然在響。” “什么公司？” “你們是生產(chǎn) 肥料的林佳化工公司嗎？我找推銷部李主任?！毙×终f完把電話重重地一掛?！毙×窒肫鹆艘ㄖ?jiǎng)⒅淼哪莻€(gè)電話。 “他說要你接機(jī)?！? “哪個(gè)航班？幾點(diǎn)？哪份文件？”劉助理問道?！毙×旨t著臉低下了頭。 桌上電話鈴聲響起，小劉立即接起電話：“你好，海王集團(tuán)公司?！? 小劉：“哦，是邵主任。” 小劉：“你稍等，我馬上就查。由于文件 柜中所有文件夾上均沒有標(biāo)簽，小劉找了三個(gè)文件夾都沒有找到?！彼栽诜募A。 小劉沒聽見動(dòng)靜，這才轉(zhuǎn)過身來，說：“你請(qǐng)進(jìn)，你找哪位？” 對(duì)方走至辦公桌前（此時(shí)電腦未關(guān)屏，合同仍放在桌上），雙手遞上名片，說道：“我想拜訪陳副總。你與陳副總有預(yù)約嗎？” 李先生：“沒來得及約，我有些事想和他談?！? 李先生：“那市場(chǎng)部經(jīng)理在嗎？” 小劉：“我給你打個(gè)電話問問。 小劉便將話筒擱在桌上，說：“請(qǐng)進(jìn)。” 小劉對(duì)李先生說：“要不你和小張談?wù)?？這是我們市場(chǎng)部的業(yè)務(wù)員小張?！? 小劉立即說：“陳副總的手機(jī)號(hào)碼是 xxxxxxxxxx。 那我告辭了。” 小劉送客去了。 問題： （ 1）你能說出小劉在工作中犯了哪些錯(cuò)誤嗎？ （ 2）你認(rèn)為一個(gè)好秘書應(yīng)該怎樣處理日常辦公事務(wù)？ 分析 （ 1）小劉工作中的錯(cuò)誤之處主要有：①未注重保密工作；②電話接打欠合理；③公文處理無條理；④接待工作缺乏禮儀；⑤辦理事務(wù)未能統(tǒng)籌兼顧；⑥工作效率低下；⑦處理問題辦法欠妥；⑧言談缺乏秘書素養(yǎng)。 【案例分析】 客艙服務(wù)部的辦公室 我很喜歡參觀各個(gè)航空公司的客艙服務(wù)部，這里是空中服務(wù)的管理部門，很多領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都是從空中乘務(wù)員這個(gè)崗位成長(zhǎng)起來的，他們大多是一些心思細(xì)膩的人。如果一進(jìn)門看到衣架上掛著飛行的制服，下面放著飛行箱也不要奇怪，一定是有人剛下飛機(jī)又趕來上班。 討論：好的辦公環(huán)境應(yīng)該具有哪些要素？ 好的辦公環(huán)境會(huì)使人有工作的欲望，客戶也愿 意拜訪和交流。 (1) 要尊重辦公室的私人空間。辦公室里的私人空間是十分有限、十分寶貴的，互相尊重就顯得尤為重要。進(jìn)去后，如果對(duì)方不在，想留下來等候，不能翻閱同事的私人物品，使用計(jì)算機(jī)、拆看私人信件或 是翻看文件、名片盒、抽屜等，這些都是很不禮貌的行為。如果是同一個(gè)辦公室的同事，需要使用對(duì)方的物品時(shí)，也要征詢一下意見，例如：“我想用一下你的計(jì)算機(jī)，我的計(jì)算機(jī)又死機(jī)了，這個(gè)文件很著急”。即便對(duì)方的計(jì)算機(jī)正在空閑，也不能自作主張使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)里也許有一些對(duì)方的私人信息和打開的文件，征詢的目的是為了得到允許，同時(shí)也是提醒對(duì)方關(guān)閉打開的文件及一些信息。使用復(fù)印機(jī) 、打印機(jī)、掃描儀等公共辦公用品時(shí)要愛惜，不能浪費(fèi)，當(dāng)紙張、墨盒用完時(shí)，要及時(shí)更換或通知有關(guān)部門，以方便其他同事使用，態(tài)度要謙讓禮貌。不要長(zhǎng)時(shí)間占用工作電話來打私人電話，
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