【正文】 頁 歸檔號 目錄號 卷號 9 某某公司收文處理卡 來文單位 文號 收文時間 收文編號 擬辦意見 辦公室 年 月 日 領(lǐng)導批示 處理結(jié)果 備注 10 收文處理案例 2023年 7月 1日，日欣（中國）貿(mào)易公司某某市分公司秘書收到日欣（中國）貿(mào)易公司的一份通知，得知總公司將于本周對某某市分公司進行財務(wù)工作檢查。 步驟 3：總經(jīng)理看了通知后，指明此份通知中要求辦理的事項應(yīng)由財務(wù)部負責。 12 收文處理案例 步驟 4：你將這份通知和辦理意見，交給財務(wù)部部長，請他負責辦理。 步驟 5： 2023年 6月 20日，各家分支機構(gòu)的自查報告均按要求上報，財務(wù)部部長在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和通知原件一起，交還給秘書。詞表分為三個層次。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如 工交、能源、郵電 類中的 工業(yè) 、 交通 、 能源 和 郵電 等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。 標引順序是先標 類別詞 ，再標 類屬詞 。 16 ? 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引；再對第二個主題內(nèi)容進行標引。 17 發(fā)文處理案例 ? 為響應(yīng)總公司號召，日欣（中國）貿(mào)易公司某某市分公司決定從 20年 6月 1日起開展“扎實基礎(chǔ)、提升品質(zhì)，促進某某市分公司持續(xù)快速發(fā)展”活動。各部門和各分支機構(gòu)必須在20年 7月 28日前上報活動開展情況。 ? 總經(jīng)理將你叫到辦公室，對你說明了這次活動的目的和要求，讓你馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和各分支機構(gòu)，告知有關(guān)活動事項。請演示撰寫通知的過程。 步驟 2：將這份通知編上發(fā)文號，寫在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿紙拿到文印室，交給打字員打印成正稿，打印份數(shù)為 20。 步驟 3：你將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記記錄冊上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封裝好，封上口。 22 文件的保管和存放 提高事物的效率 有效利用空間 給客戶留下好的印象 二、檔案管理概要 文件歸檔的必要性 23 檔案管理的內(nèi)容 ① 檔案的收集 ② 檔案的整理 ③ 設(shè)立檔案卷宗；進行檔案分類； ④ 根據(jù)檔案編排；進行檔案編目 ③ 檔案的鑒定、保管與利用 二、檔案管理概要 24 二、檔案管理概要 文件的保管期限 （ 1） 永久保管 文件： 基礎(chǔ)書類 （專業(yè)書冊、手工手冊）， 股東會議、董事會議 等重要會議所決定事項的資料，政府機構(gòu)所發(fā)布的 公文 ，歷史性重要文書， 法院裁決文件 ，公司的 企劃方案、企劃書 等資料，公司財產(chǎn)的 契約書、文件 ， 會計決算文件 ， 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計表 ，其他的核準函件。公司領(lǐng)導把刻制印章的任務(wù)交給了剛分到辦公室擔任秘書的小黃。不料公司 領(lǐng)導知道后狠狠地批評了小黃一通。在上述的這則案例中，小黃被公司領(lǐng)導批評的原因有兩個方面：一是刻制的過程不符合印章刻制的程序、要求，二是啟用印章未按照相關(guān)規(guī)定進行。各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的印章必須按照上述規(guī)定執(zhí)行。 現(xiàn)代機關(guān)、單位 公章 為 正圓形 ，用于其它公務(wù)的（如收發(fā)、校對、財務(wù)等）的印章有 長方形、三角形或橢圓形 。 33 二、印章的式樣 （四）印文 單位印章的文字必須遵循以下要求： 印章的文字必須 自左自右，環(huán)形書寫 。 在實行民族區(qū)域自治地方的黨政機關(guān)的印章，可將漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字并列。 34 二、印章的式樣 （五）尺寸 按國務(wù)院的規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為 6厘米；省部級政府機構(gòu)，直徑為 5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為 ；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為 （包括邊框）。 b. 本級機關(guān)不能制發(fā)自己的印章。 d. 刻制印章由制發(fā)機關(guān)的辦公部門開具證明信或介紹信，并詳細寫明印章的名稱、樣式和規(guī)格標準，到制發(fā)機關(guān)所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，然后攜帶公安部門的批準證明，到指定刻制單位刻制，不能自行刻制和到另外單位去刻制。 六、印章的啟用 印章啟用由 制發(fā)或批準刻制機關(guān) 先頒發(fā)啟用通知，并附上印模。 41 九、印章的停用 停用條件（合并、撤銷、名稱更改等） 注意事項 42 秘書小王第一天上班就遭到了主任的批評，原因是他接的三個電話?！彪S即掛了電話。 你知道主任為什么批評他嗎？ 任務(wù)提出 第三節(jié) 電話禮儀 43 第三節(jié) 電話禮儀 一、接聽電話的技巧 （一）聽電話程序 記錄準備： 左手摘機，右手馬上準備記錄。” 44 第三節(jié) 電話禮儀 ? 接電話后，先問好，然后再作自我介紹（ 包括介紹自己的單位和自己 ），以便對方確認自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。 46 第三節(jié) 電話禮儀 ? 結(jié)束通話 ? 一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對方是長輩或領(lǐng)導，更應(yīng)如此。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調(diào)要溫和，語速適中，語言簡練、親切。 ? 仔細傾聽對方的講話，不要打斷對方?！? ? 對方的聲音太小、嘈雜或?qū)Ψ娇谝舨磺鍟r，應(yīng)客氣地請對方再講一遍。 ? 轉(zhuǎn)接電話時，應(yīng)禮貌地告訴對方：“請稍候。 48 第三節(jié) 電話禮儀 二、撥打電話的技巧 （一）撥打電話準備 通話準備 （ 1）情緒準備 （ 2）內(nèi)容準備 ： 5W1H （ 3）工具準備：電話號碼薄、時差表、紙、筆等 （ 4）撥號準備 49 第三節(jié) 電話禮儀 ? 正確撥號 。 ? 自我介紹 ? 電話接通后，如果對方未自報家門，首先要用親切的語調(diào)向?qū)Ψ絾柡貌⒋_認對方是否是自己要找的對象。 ? 道別掛機 51 第三節(jié) 電話禮儀 （二 )撥打電話的時間 ? 一般剛上班的前半個小時，特別是周一，常是最忙的時候，如果是重要的事，最好別這個時候打。 53 第三節(jié) 電話禮儀 ? （四）撥打電話的技巧 ? 替自己上司打電話給對方上司，應(yīng)在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。 ? 通話時要遵守保密紀律，不得泄密。一天，總經(jīng)理正好有事出差，劉小姐也外出辦事去了，楊小姐坐鎮(zhèn)辦公室。 ? 來電者：你們老板在嗎？ ? 楊小姐：他不在，有什么跟我說吧。 ? 來電者： ？ ? 楊小姐：不賣。 ? 試分析楊小姐上述行為中哪些地方有缺陷？應(yīng)怎樣做？ 57 技能訓練 榮成公司的吳秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，吳秘書聽出對方聲音，辨別出又是那位叫洪濤的推銷員打來的電話。就說：“很抱歉，經(jīng)理不在。”可對方非要找經(jīng)理不可。經(jīng)理告訴吳秘書，自己曾在一次會議上見過此人，印象不佳，不想與此人有生意上的往來。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告了經(jīng)理，目前他非常忙，還未考慮與你聯(lián)系。 現(xiàn)在，洪濤第三次來電，吳秘書應(yīng)該怎么辦？ 58 天地公司的李麗是一個新員工，她在前臺負責接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接電話，還有一個同事小石和她一起工作。一天，有一位與人力資源部何部長預約好的客人提前二十分鐘到達。李麗轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要客人，請您等一下?！闭f著，電話鈴又響了，李麗匆匆忙忙指了一下椅子，趕快接電話。小石接完電話，趕快為客人遞上一杯水，與客人閑聊了幾句，以