【正文】 時(shí)間 地點(diǎn) 發(fā)現(xiàn)的隱患 造成隱患的原因 隱患的危害和后果 處理人 采取的措施 1 11月 4日 研發(fā)部 靠窗一排電腦屏幕耀眼 無(wú)窗簾遮陽(yáng) 有損眼睛 行政主管張強(qiáng) 安裝窗簾 2 11月 19日 研發(fā)部 一名外來(lái)人員沒(méi)有訪客胸卡 接待人員離崗 有安全和失密隱患 行政主管張強(qiáng) 強(qiáng)調(diào)接待處職責(zé)要求 3 11月 25日 研發(fā)部 周末 5號(hào)文件資料柜未鎖 負(fù)責(zé)研發(fā)的人員外出開(kāi)會(huì) 失密隱患 研發(fā)部經(jīng)理王立統(tǒng) 周一部務(wù)會(huì)上強(qiáng)調(diào) 設(shè)備故障表 時(shí)間 發(fā)現(xiàn)人 設(shè)備名稱 何故障 維修要求 維修負(fù)責(zé)人 辦公環(huán)境管理 （ 4）、安全管理重點(diǎn) ＊ 防盜 在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的保安人員 24小時(shí)值班。 ＊ 防止意外傷亡 為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進(jìn)行防止意外事故的教育，使之平時(shí)養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。 技能訓(xùn)練 下列問(wèn)題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患： 過(guò)度擁擠；打滑的地板； 家具或設(shè)備的突出的棱角； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無(wú)法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長(zhǎng)； 未接地線的設(shè)備；電路負(fù)荷太大； 消防栓無(wú)法打開(kāi)； 碎紙機(jī)沒(méi)有安全使用說(shuō)明；傳真機(jī)卡紙。 日程安排表、約會(huì)安排表和旅行表的制作方法及注意事項(xiàng)； 學(xué)習(xí)難點(diǎn) 日程安排表、約會(huì)安排表和旅行表的制作方法及注意事項(xiàng)； 技能訓(xùn)練。 （２）商務(wù)旅行活動(dòng)。 （４）到車(chē)間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。 （６）領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。 編寫(xiě)要留有余地。 活動(dòng)與活動(dòng)之間要有一定的間隙時(shí)間。 對(duì)已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。 2）日志的方法 手工填寫(xiě)的工作日志 電子工作日志 約會(huì)安排 （ 1）配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表 （ 2）分辨輕重緩急 （ 3）酌留彈性 （ 4）以需要為準(zhǔn)，以適度為宜 （ 5）適當(dāng)分擔(dān)，各就其宜 （ 6）內(nèi)外兼顧 日常安排與管理 日常安排與管理 預(yù)先安排約會(huì)活動(dòng) 記好日歷和備忘錄 提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約 保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約 做好約會(huì)前后的服務(wù)工作 電話約會(huì) . 書(shū)面約會(huì) . 當(dāng)面約會(huì) . 約會(huì)卡片 日常安排與管理 4. 注意事項(xiàng) 配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表； 不要讓領(lǐng)導(dǎo)在出差回來(lái)當(dāng)天安排約會(huì)； 不要在節(jié)假日安排約會(huì)； 重要約會(huì)應(yīng)在約見(jiàn)前與對(duì)方聯(lián)絡(luò)一次，確認(rèn)此事； 訂好或確定好約會(huì)的場(chǎng)所； 及時(shí)通知對(duì)方赴會(huì)； 提醒領(lǐng)導(dǎo)赴會(huì)； 日常安排與管理 4. 注意事項(xiàng) 適當(dāng)保密； 處理好變更的約會(huì)。 日常安排與管理 時(shí)間管理 時(shí)間管理一般通過(guò)編排時(shí)間預(yù)訂表和時(shí)間計(jì)劃表來(lái)進(jìn)行時(shí)間的安排分配。 （ 2）清晰的時(shí)間成本效益觀念 （ 3）時(shí)刻牢記時(shí)效觀念。 日常安排與管理 一類(lèi)是不可控制的時(shí)間，即受限于職權(quán)的要求而不能自由支配的時(shí)間，一般是例行工作的時(shí)間； 一類(lèi)是可以控制時(shí)間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時(shí)間。 日常安排與管理 時(shí)間管理的一般原則 （ 1）用精力最佳時(shí)間干最重要的工作。 （ 3）保持時(shí)間上的彈性。 （ 5）保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性。 （ 7）嚴(yán)禁事必親躬。 （ 9）保留自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間。如下圖。 日常安排與管理 ? 時(shí)間表大體可以分為五類(lèi) : ? ①全年預(yù)計(jì)時(shí)間表 。 ? ③每周預(yù)訂時(shí)間表 。 ? ⑤單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)訂表。 ? ②收集并列出該階段所有的工作、活動(dòng)或任務(wù)。 ? ④按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。 ? ⑥用簡(jiǎn)明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)。在某一天，經(jīng)理請(qǐng)你將下星期一的活動(dòng)安排的有關(guān)內(nèi)容填寫(xiě)在工作日志上： 上午舉行董事會(huì)議，所有的經(jīng)理都參加。 中午與 A公司的董事長(zhǎng)馬 XX與夫人共進(jìn)午餐。 下午會(huì)見(jiàn) C公司的銷(xiāo)售部經(jīng)理張 XX。 學(xué)習(xí)難點(diǎn) 接打電話的禮儀； 接打電話的技巧； 技能訓(xùn)練。有一次他正在辦公，突然電話鈴聲響了。”沒(méi)想到，劉秘書(shū)接到電話沒(méi)講幾句，就和對(duì)方爭(zhēng)吵起來(lái)，最后劉秘書(shū)大聲說(shuō)道：“你今后要賬時(shí)，先找對(duì)人再發(fā)火。原來(lái)，這個(gè)電話是打給宣傳科劉天亮的，結(jié)果錯(cuò)打到了辦公室，而對(duì)方只是含糊地說(shuō)找老劉，小陳誤以為要找劉秘書(shū)，結(jié)果造成了這場(chǎng)誤會(huì)。如果是習(xí)慣用右手寫(xiě)字，電話機(jī)就應(yīng)該放在辦公桌的左邊。 技能訓(xùn)練 ? 當(dāng)某人就某一問(wèn)題打電話前來(lái)咨詢，可你卻不了解情況，你應(yīng)該如何回答對(duì)方？ ? “實(shí)在對(duì)不起，這個(gè)問(wèn)題我不太清楚，但服務(wù)部知道。 ◆避免在電話中爭(zhēng)論或有不佳的情緒反應(yīng)。 ◆轉(zhuǎn)接電話， 要分清情況，恰當(dāng)處理。 ◆談話結(jié)束時(shí)，要表示謝意，并讓對(duì)方先掛斷 電話。 技能訓(xùn)練 ? 如何處理同時(shí)打來(lái)的幾個(gè)電話？ ? 請(qǐng)正在交談的一方稍等，告訴他有電話打進(jìn)來(lái)，需要馬上處理。 ? 如果第二個(gè)電話一時(shí)不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個(gè)電話沒(méi)有結(jié)束，建議一會(huì)兒再給他回電話；然后馬上回到第一個(gè)電話上。無(wú)論怎樣，回到第一個(gè)電話時(shí)，都要向來(lái)電者致歉。請(qǐng)問(wèn)您要找哪里？”或者“這是 xx公司，電話是 xxxxxx，您是不是打錯(cuò)了？” ? 如果是你打錯(cuò)電話，你怎么說(shuō)？ ? 向?qū)Ψ降狼浮皩?duì)不起，我撥錯(cuò)號(hào)了” 電話管理 接打電話的禮儀 接電話的禮儀 (1)電話鈴聲響 2遍后，應(yīng)盡快去接， 最好不要超過(guò) 5聲。 (3)接到打錯(cuò)的電話時(shí)，應(yīng)該說(shuō)： “ 這是 XX公司， 電話是 XXXXXX，您是不是打錯(cuò)了 ?” ，而不應(yīng)該說(shuō)： “ 您打錯(cuò)了 ” ，就 “ 啪 ” 地一聲掛上電話。 (5)通話結(jié)束后應(yīng)等對(duì)方放下話筒后，再輕輕放下話筒，以示尊重。 (2)通話時(shí)，首先通報(bào)自己的姓名、身份。 (3)電話內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，通話時(shí)間不能太長(zhǎng)。 (5)電話打通后，若要找的人不在，不能馬上就 “咔嚓 ”掛掉電話，這是不禮貌的。 電話管理 應(yīng)對(duì)不同類(lèi)型電話的處理方法 接聽(tīng)重要的電話 1) 、記錄要準(zhǔn)確； 2)、及時(shí)核對(duì)。 接聽(tīng)糾纏電話 1）、堅(jiān)持只同上司通話的人 你可以運(yùn)用這樣的技巧： “ 正如我所告訴你的一樣，我上司現(xiàn)在不方便接聽(tīng)電話，或許你遲點(diǎn)再撥過(guò)來(lái)。 ” 電話管理 2）、通話人的要求超出正常限度 當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時(shí)候，例如對(duì)方要同事家里的電話號(hào)碼等，你怎么說(shuō)？ “ 對(duì)不起，我們公司沒(méi)有保留這方面的信息。 ” 無(wú)論請(qǐng)求如何，不要被迫接受。如果你能留下你的電話，我一有時(shí)間就會(huì)給你打電話。然而，如果通話者一再堅(jiān)持，你可能感到不得不見(jiàn)他時(shí)，你可以打斷他的話，并說(shuō)： “ 我真的沒(méi)有時(shí)間見(jiàn)你。 詢問(wèn)是否由自己這方重打。 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)客時(shí)，處理電話可采取的方式 : 最好先請(qǐng)示一下。 電話管理 接聽(tīng)恐嚇電話 要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。 電話管理 ◆有權(quán)處理的電話 如果對(duì)方在電話提出的問(wèn)題，秘書(shū)人員有權(quán)處理的，則無(wú)須轉(zhuǎn)給上司，自己予以處理。 ”