【正文】 （ 3）綜合目錄。 ? （ 6） 分析檔案的功能因素。 ? 2 ? (1)便于發(fā)揮檔案的作用。（ 2）數(shù)據(jù)文件（ data）。對其中合理的部分應(yīng)當(dāng)吸?。粚φ聿划?dāng)或者錯(cuò)誤的部分，也要經(jīng)過仔細(xì)分析，摸清情況之后再調(diào)整。總的來說，凡是需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需要?dú)w檔若干份。 ? 信息的貯存，即將加工處理后的信息，保管起來，以便日后發(fā)揮其咨詢、顧問、參謀、查考以及歷史資料的作用。（ 6）新穎性。（ 2）定量、定性結(jié)合法。（ 5）索取法。 (5)可濃縮性。 ” 另一位美國數(shù)學(xué)家、信息論的奠基人申農(nóng)發(fā)表了 《 通信的數(shù)學(xué)理論 》 的論文，文中雖沒有對信息直接給出定義。應(yīng)該保證有關(guān)上司的所有事項(xiàng)都記載在上司的日志上，同時(shí)也記在自己的日志上。這種線 ? （ 2 ? （ 3）不要把全部按上司所交代的預(yù)定事項(xiàng)列入計(jì)劃，而要以上司能否 ? （ 4）對于處理完畢的工作，從計(jì)劃表上刪除，這樣可以清楚計(jì)劃落實(shí)完成的情況。（ 2）定期檢查庫存記錄卡。 第二節(jié) ? ? ? 從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的全過程而言，庫存是指企業(yè)用于生產(chǎn)和服務(wù)所使用的，以及用于銷售的儲備物資。（ 13）剪刀。（ 5）復(fù)寫紙。（ 2）筆尺。而絕對不能夠由于個(gè)人關(guān)系比較親近而省去相應(yīng)的手續(xù)，這樣的行為于自 ? （ 4）現(xiàn)金管理涉及公司的部分收支問題，應(yīng)該制定嚴(yán)格的制度來加以保證。（ 3 第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理 ? 一、現(xiàn)金管理中的會計(jì)知識 ? （一）現(xiàn)金的收入和支出 ? 1．現(xiàn)金的種類； 2．現(xiàn)金收入和支出； 3．現(xiàn)金超缺； 4．現(xiàn)金制和應(yīng)計(jì)制； 5．零用現(xiàn) ? ? 1．信用卡和旅行支票； 2．快匯和外幣； 3 ? ? （ 1）現(xiàn)金庫存限額由公司財(cái)會部門向基本存款戶開設(shè)銀行申請獲批的限額執(zhí)行。 ? （ 3）增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念，做好保密工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī) ? （ 4）值班人員有一個(gè)良好的工作作風(fēng)，努力做到：搞清楚發(fā)生問題的具體情況，對沒有把握的問題，處理要慎重；待人要熱情；辦事要考慮周密；傳遞信息要及時(shí)、準(zhǔn)確。（ 2）記好值班接待記錄。 ? （ 2）由于值班工作要經(jīng)常應(yīng)急處理一些重要工作，在一定意義或者一定程度上來說，值班工作代表了本單位的工作，值班人員是本單位的總代表。（ 6）個(gè)人名章。（ 2）權(quán)威作用。（ 2）炸彈威脅?，F(xiàn)代秘書系列 辦公室事務(wù)管理（第二版） 胡鴻杰 目 錄 ? 第一章 緒 ? 第二章 ? 第三章 ? 第四章 ? 第五章 ? 第六章 ? 第七章 論 ? 我們正處于一個(gè)變幻莫測的時(shí)代，社會價(jià)值取向日趨多元化，尤其是伴隨著信息時(shí)代的到來，我們作為社會組織的一員，不得不與辦公室發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系；辦公室這個(gè)古老而又現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)在一個(gè)組織中將扮演怎樣的角色，將發(fā)揮怎樣的作用，勢必影響我們的工作和生活。 四、本書的主要內(nèi)容 ? 本書主要圍繞辦公室日常事務(wù)管理展開，主要是通過理論和實(shí)踐的分析，找到更有效地完成辦公室事務(wù)的方法和一些必要的技巧，讓未來的秘書工作者能更加方便、省時(shí)和快 ? 第一節(jié) 辦公環(huán)境及其優(yōu)化 ? 一、辦公環(huán)境概述 ? （一）辦公環(huán)境的概念 ? 辦公環(huán)境，或稱為辦公室環(huán)境，它是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合，從廣義上說，它是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，辦公環(huán)境是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。 ? ? 一般來話內(nèi)容通常先記在便條或者記錄本上，在通話結(jié)束后應(yīng)該及時(shí)地進(jìn)行整理，重要通話應(yīng)該填寫在專門的 “ 電話記錄單 ” 或者 “ 電話處理單 ” 上。（ 3）縮印。作為辦公室的一項(xiàng)重要事務(wù)，值 （一） 值班工作的特點(diǎn)以及意義 ? 1 ? （ 1）連續(xù)性。（ 5）安全保衛(wèi)。 ? （ 3）工作人員輪流值班，主要做好節(jié)假日的值班工作。（ 3）對待不受歡迎的客人。在管理辦公室的零用現(xiàn)金時(shí)，不應(yīng)該自己或者協(xié)助他人建立辦公室的 “ 小金庫 ” ，而是應(yīng)該嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，依照國家法律以及相應(yīng)的財(cái)會管理制度 ? （ 2）秘書保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和報(bào)銷憑單后，方可返 ? （ 5） 如果實(shí)施商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。（ 2）備忘錄或便條。（ 10）各類文件夾和塑料袋。（ 18）筆記本、速記本。（ 2）最小庫存量。如果有的高級管理人員無暇填表，則秘書就要直接以口頭詢問的方式，得到回答后，幫他填表。計(jì)劃變更時(shí)不要發(fā)生 六、規(guī)劃器 ? ? 七、工作計(jì)劃和時(shí)序安排 ? （一）對工作的認(rèn)真計(jì)劃是工作高效和有效 ? （二）將要執(zhí)行的任務(wù)制成清單也是非常有 ? 第三節(jié) ? 作為一名秘書，不可能單憑自己的力量記住辦公室日常工作所需要做的大量細(xì)節(jié)工作，包括上司要參加的活動和約會，以及對于將來工作的安排。 ? （ 5）秘書或秘書的上司可以通過信件與外地的參觀者安排暫定的約會， 三、約會卡片 ? 上司要外出一整天參加各種社交活動和約會活動時(shí)，他可能會要求秘書準(zhǔn)備一張約會卡片，供他外出時(shí)用，而不必將他的工作日志帶在身邊，該卡片應(yīng)大小適中，便于攜帶，卡片上附有需要屆時(shí)使用的請?zhí)?，或存放來往信函的案卷?(2)時(shí)效性。所謂信息是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在決策項(xiàng)目的提出、方 ? (一 ) ? (二 ) ? (三 ) ? (四 ) ? (五 ) ? (六 ) 第二節(jié) 信息資源管理流程 ? ? ? （二） ? （三） ? 1 ? （ 1）觀察法。 ? ? (二 ) ? ? 反饋應(yīng)該是由控制系統(tǒng)把信息送出去，然后又把其作用的結(jié)果運(yùn)送 (吸收 )回收，并對信息的再輸出產(chǎn)生影響，從而起到控制作用，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的一個(gè)過程。（ 3）準(zhǔn)確性。（ 2）要抓住領(lǐng)導(dǎo)人決策與下級單位或職能部門工作中實(shí)際的 “ 矛盾點(diǎn) ” 。因此，要將這三性在條文中充分體現(xiàn)出來，同時(shí)還可 ? （ 4）在建立工作規(guī)范和制度后，要不斷進(jìn)行總結(jié)，檢驗(yàn)制定的工作 重要術(shù)語 ? 信息管理 信息收集 信息處理 信息反饋 辦公室信息工作 ? 1．辦公室的信息管理有些什么特點(diǎn) ? ? 2．辦公室部門的信息管理有哪些方面的內(nèi) ? 3．信息管理的程序一般有哪些環(huán)節(jié)和要求？ ? 第一節(jié) ? ? 檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動中形成的、所保存的備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 ? （ 4）文件在形式方面的聯(lián)系。（ 4）思想性。 (7)命令文件（ program ? 2 ? （ 1）主文件。 ? （ 3） 分析檔案產(chǎn)生的時(shí)間。 ? （ 2）按載體形式可分為書冊式、卡片式、縮微式和機(jī)讀式檢索工具。它與檔案的著錄標(biāo)引相