文件管理制度-資料下載頁
2025-01-07 04:21本頁面
【正文】 件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。 電子文件稿本代碼： M草稿性電子文件； U非正式電子文件； F正式電子文件。 電子文件類別代碼： T文本文件； I圖像文件；G圖形文件； V影像文件； A聲音文件； 0超媒體鏈結文件； P程序文件； D數(shù)據(jù)文件。 關于電子文件 電子文件歸檔 1 電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術因素。 將電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。 關于電子文件 2 物理歸檔 凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。 ，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。 ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 ，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。 關于電子文件 ，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。 、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件徑記表》。 歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》，以件為單位填寫續(xù)頁。 ，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。 ，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1年。 關于電子文件 ? 3 移交手續(xù) ? 檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》（見附錄 A的表 ）的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門自存。 關于電子文件 ? 4保管要求 ? 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件： ? a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。 ? b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 ? c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。 ? d)環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ 20℃ ；相對濕度選定范圍：35%45%。 ? 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。 關于電子文件 ? 電子文件的保管 ? 部門存儲一套（年末清零） ? 檔案管理部門永久存儲一套。 ? 檔案管理部門供借閱、利用、拷貝一套。 ? 所需存儲載體如硬盤、 U盤、磁帶等，向行政部提出計劃，明確使用保管人，工作變動時，專門作出移交。 關于電子文件 7電子文件的鑒定銷毀 電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施。 ，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的電子文件可進行邏輯刪除。
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