文件管理制度-資料下載頁(yè)
2025-01-07 04:21本頁(yè)面
【正文】 件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。 電子文件稿本代碼： M草稿性電子文件； U非正式電子文件； F正式電子文件。 電子文件類(lèi)別代碼： T文本文件； I圖像文件；G圖形文件； V影像文件； A聲音文件； 0超媒體鏈結(jié)文件； P程序文件； D數(shù)據(jù)文件。 關(guān)于電子文件 電子文件歸檔 1 電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。 將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。 關(guān)于電子文件 2 物理歸檔 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。 ，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。 ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 ，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。 關(guān)于電子文件 ，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。 、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件徑記表》。 歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》，以件為單位填寫(xiě)續(xù)頁(yè)。 ，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。 ，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少 1年。 關(guān)于電子文件 ? 3 移交手續(xù) ? 檔案保管部門(mén)驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗(yàn)收檢驗(yàn)登記表》（見(jiàn)附錄 A的表 ）的填寫(xiě)、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門(mén)自存。 關(guān)于電子文件 ? 4保管要求 ? 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： ? a)歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。 ? b)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 ? c)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 ? d)環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ 20℃ ；相對(duì)濕度選定范圍：35%45%。 ? 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 關(guān)于電子文件 ? 電子文件的保管 ? 部門(mén)存儲(chǔ)一套（年末清零） ? 檔案管理部門(mén)永久存儲(chǔ)一套。 ? 檔案管理部門(mén)供借閱、利用、拷貝一套。 ? 所需存儲(chǔ)載體如硬盤(pán)、 U盤(pán)、磁帶等，向行政部提出計(jì)劃，明確使用保管人，工作變動(dòng)時(shí)，專(zhuān)門(mén)作出移交。 關(guān)于電子文件 7電子文件的鑒定銷(xiāo)毀 電子文件的鑒定銷(xiāo)毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。 ，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
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