【正文】 盤封面的標簽上進行總體簽署。各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。歸檔文件時，須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。五、技術(shù)文件的借閱任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權(quán)限的文件。若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。六、職責追究各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權(quán)利。第四篇：文件管理制度文件管理制度文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由綜合管理部辦負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負責起草，綜合管理部辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第二條 文件簽發(fā)后，送綜合管理部統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。第三條第四條 文件和原稿，由綜合管理部分類歸檔，保存?zhèn)洳椤儆诿孛艿奈募?，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第五條 文件統(tǒng)一由綜合管理部負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。第六條 外來的文件由綜合管理部專人負責簽收，并分類登記。由綜合管理部經(jīng)理提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。第七條 傳閱文件由綜合管理部專人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，綜合管理部應及時組織傳達和落實。應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。，綜合管理部應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦。，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。，當天閱完后應在下班前將文件交發(fā)文部門，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”，發(fā)文部門應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。，應送交發(fā)文部門，同時由發(fā)文部門備份，原件轉(zhuǎn)交綜合管理部備檔，切忌橫傳。，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得發(fā)文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。第三節(jié) 發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。，并將文件底稿交綜合管理部審核。，涉及兩個以上公司領(lǐng)導分管范圍的文件，須由總經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由總經(jīng)理批準簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍文件；（3）文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體員工閱讀文件、部門內(nèi)部員工閱讀文件、經(jīng)理級閱讀文件及總經(jīng)理級閱讀文件；（4）文件按回復時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；文件回復時效：對于緊急文件，收件人應于12小時內(nèi)給予答復；急件，收件人應于24小時內(nèi)給予答復；普通件，收件人應 于48小時內(nèi)給予答復；且答復時應明確提供事務解決方法及完成時間；文件傳遞機制：對于指令性文件，全體收件人應傳閱并簽字確認；文件存檔辦法：所有文件原件應統(tǒng)一交由行政處保管，對于收發(fā)文件當事人可留復印件隨時翻閱；文件保密制度：所有涉及公司利益的文件，如合同、供應商名單、財務報表、材料采購價格、預算報價等相關(guān)文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設(shè)定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應存檔制度。第五節(jié) 文件的借閱和清退第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責人簽字確認，經(jīng)綜合管理部經(jīng)理同意后方可借閱。第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十二條綜合管理部對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領(lǐng)導報告。第十三條各部門應指定一位責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第七節(jié) 文件的銷毀第十六條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，綜合管理部應定期清理造冊，并按公司有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十七條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派由綜合管理部經(jīng)理統(tǒng)一銷毀。然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導閱示。閱示完畢后，由綜合管理部收回歸檔。第十一條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條公司發(fā)文，一定要由綜合管理部統(tǒng)一編號 ，一律字(年)號； ，用總經(jīng)辦字(年)號； ，用財字(年)號； ，用工字(年)號； ，用預字(年)號； ，用市字(年)號； ，用人行字(年)號；第十三條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。文件種類主要有： 傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用“通知”。表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。第三節(jié) 文件格式第七條 文件格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送（抄報）單位、文件字號、主題詞等。、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和文件種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，文件標題一般不加書名號和其他標點符號。，一般只寫一個主送部門；如果需要上報另一個上級部門時，可以用抄報的形式。，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。、年號、順序號。幾個部門聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦部門的文件編號。，應當在正文之后、部門名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。、發(fā)文部門應寫部門全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦部門排列在前。綜合管理部人員對有領(lǐng)導批示的文件及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。，在匯報和傳達后，應將會議文件交綜合管理部人員立卷歸檔。第十六條 發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。：（1）要符合國家的方針、政策、法律、法令、公司制度和公司的有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度規(guī)定，應盡量與原來的有關(guān)制度相銜接，并加以說明。（2）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。（3）引用的文件要寫明發(fā)文部門、文件編號、標題和發(fā)文時間。（4）草擬文件必須使用統(tǒng)一格式的文件稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。（5）數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（6）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。（7）不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。公司的文稿在送領(lǐng)導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送綜合管理部核稿。審核的重點：（1）是否需要行文。（2）是否符合國家的方針、政策、法律、法令、公司制度；與本單位發(fā)過的文件是否銜接。3第二十一條 本細則從年月日起施行，過去有關(guān)文件處理的規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。第五篇：文件管理制度文件管理制度(一)總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。(二)收文的管理第四條公文的簽收(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第五條公文的編號保管(文書)拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第七條文件的傳閱與催辦。，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。(三)發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨字、政字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。，涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布單位規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6)其他有關(guān)重大事項；、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。(四)發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作