【正文】 【 3】 收貨單（ Receiving report） 【 4】 發(fā)票（ Vendor invoice） 【 5】 批準憑單（ Voucher）：一種記錄 A/P并付款的授權(quán)文件。對付款的批準，必須以 “ 批 準文件夾 ” 為依據(jù)； “ 批準文件夾 ” 由 【 1】 ～ 【 5】 之全部單據(jù)組成； 【 6】 例外報告 （ Exception report） ：記載須進一步調(diào)查之交易事項； 【 7】 批準憑單匯總表（ Voucher summary）：分批或逐日登記； 【 8】 A/P明細帳 （ Voucher register：批準支付的應(yīng)付帳款 ， 根據(jù) 【 5】 登記； 【 9】 批準的供應(yīng)商主文件（ Approved vendor master file）：計算機文件； 【 10】 未清采購訂單文件（ Open purchase order master file）：計算機文件，訂 單已發(fā)出但未收貨的記錄； 【 11】 收貨文件（ Receiving file）：計算機文件； 【 12】 采購交易文件（ Purchase transaction file）：計算機文件，包括已收貨之 批準憑單數(shù)據(jù)，用以打印 【 8】 和更新 A/P帳，存貨帳及總帳文件； 【 13】 A/P主文件（ Account payable master file）：計算機文件； 【 14】 擱置文件（ Suspense file）：計算機文件，記錄為計算機應(yīng)用程序所拒絕接 受而無法處理之交易事項 八、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的文件系統(tǒng) 51 91 欺詐手段 911 內(nèi)部單獨欺詐 非串通的采購欺詐 ， 一般以設(shè)立一家名 義公司為手段 ， 即一家為買方擁有的第 三方機構(gòu)； 其最常見的手段如：由名義公司開具假 發(fā)票或訂購物品以供私用 。 案例一、 某公司倉儲部門負責(zé)為其零售商租賃倉 庫的老員工，在 19721984期間處理的 22 筆租賃業(yè)務(wù)中，通過一家名義公司，接 受其提供的租賃服務(wù)，被指控以多付款 項和偽造發(fā)票方式盜竊公司 200萬美元。 問題： 內(nèi)部牽制缺失 ， 倉庫管理不得兼管倉庫 租賃業(yè)務(wù) （ 屬合同管理和采購業(yè)務(wù) ） 案例二、 某大型化妝品公司負責(zé)人被指控在 4年里 共批準 150份賣方服務(wù)發(fā)票卻從未在其刊 印的 “ 業(yè)務(wù)通訊 ” 中披露 。 該年薪 124000美元的負責(zé)人通過設(shè)立 2家 名義 （ 紙面 ） 公司 ， 以蒙騙其手下處理 這些虛假發(fā)票 。 4年里欺詐 110萬美元 。 問題： 權(quán)力壟斷 ， 無適當分工授權(quán)；合同及采 購業(yè)務(wù)流程管理混亂 。 案例三 、 工作 2年之某初級采購員 ， 設(shè)立了 5家名 義公司并將其列入批準的賣方目錄 。 然 后與這些虛假公司做買賣 ， 發(fā)訂單 。 后由審計人員注意到 ， 這些供應(yīng)商都是 地址加郵政信箱但又未列入電話簿 。 本案造成損失 25萬美元 ， 時間一年有余 問題： 采購與供應(yīng)商批準及管理未分開 九、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的欺詐及防范 52 91 欺詐手段 912 買賣雙方串通欺詐 表現(xiàn)形式： □ 秘密傭金 賣方以傭金賄賂以獲生意； □ 買方直接索取回扣 。 案例一、 從提供劣貨發(fā)展為高開發(fā)票 某中等城市政府機構(gòu)的采購部門，負責(zé) 購買一系列門衛(wèi)用品，如拖把、水桶、 肥皂、紙品等； 某批發(fā)商（經(jīng)驗老到的共謀）與政府公 務(wù)員私下交易： 若同意我們可提供牌子較便宜的擦手紙 但不改變發(fā)票價，價差平分。 買方接受后，賣方提高發(fā)票價至買方實 際采購額的 5倍。 案例二、 訂購不需用項目 涉及 3方串通： 公司采購代理，他同時兼任收貨主管； 公司財務(wù)付款員工，其與采購代理有涉； 專門處理公司某供應(yīng)商材料的銷售員； 過程： 銷售員提出欺詐建議； 采購代理知道在已運行的計劃模型中 ， 該材料的既定標準需求量極小； 于是銷售員以一家合法公司的名字設(shè)立 了一個州外的電話號碼和郵政信箱 ， 同 時提供發(fā)票 、 提貨單 、 運費發(fā)票副本等； 采購代理則編制了收獲單并告知收貨人 （ 其下屬 ） ：他在下班后 （ 或收貨人不在 時 ） 已受到該批貨物 。 該欺詐使公司損失 40000美元 。 九、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的欺詐及防范 53 92 防范欺詐的關(guān)鍵控制 ? 對欺詐保持高度警覺 ? 有效的預(yù)算控制制度 ? 充分掌握供應(yīng)商信息 ? 所有行為文件化（采購申請、采購訂單、收貨報告、審核），即責(zé)任的報告與記錄 ? 具牽制作用的職責(zé)分工 ? 分工基礎(chǔ)上的有限授權(quán)（內(nèi)部審計對供應(yīng)商記錄的檢查） 93 防范欺詐的政策設(shè)計 ? 接受饋贈的規(guī)定 ? 贈送禮物的規(guī)定 ? 熱線電話，以供員工和供應(yīng)商投訴 ? 采購部門不得負責(zé)呆滯物品及毀損物品 及固定資產(chǎn)等實物資產(chǎn)的處置 ? 采購人員輪崗、強制休假以防與供應(yīng)商 關(guān)系過從密切； ? 競投標制度 ? 嚴格的付款制度，減少欺詐的機會 九、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的欺詐及防范 54 101 關(guān)鍵采購流程的關(guān)鍵控制點 【 1】 批準的供應(yīng)商名單及信息 ? 供應(yīng)商須經(jīng)批準并列入文件 ? 采購只能與批準的供應(yīng)商交易 ? 計算機控制 ， 防止相關(guān)人員虛構(gòu)供應(yīng)商 【 2】 建立請購控制制度 ? 制定請購方針和請購程序；正常的商品 、 勞務(wù)請購均按規(guī)定的方針和程序進行 ? 請購單應(yīng)預(yù)選順序編號 ， 按已處理 、 未處理 、 未清分類設(shè)檔控制 ? 每一請購申請由申請部門預(yù)算責(zé)任人批準 ,由公司預(yù)算控制部門審核 ? 采購部門應(yīng)在采購前對請購單的合法性 (授權(quán)批準 )、 合理性 (是否公司所需 )進行檢查 ? 采購部門或預(yù)算應(yīng) 控制請購項目并與生產(chǎn)計劃 、 庫存水平 、 采購計劃進行比較 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)） 55 101 關(guān)鍵采購流程的關(guān)鍵控制點 【 3】 建立采購控制制度 ? 設(shè)置獨立的采購部門 ， 并 與驗收 、 記錄 、 保管等職能分離； ? 采購部門內(nèi)部應(yīng)按職能分離崗位 ， 不同功能不得由一個人或一個小組包辦 ， 即 采購不宜按采購對象或供應(yīng)商分工 ， 應(yīng)以采購職能分工； ? 采用先進的采購方式如集中采購 、 先使用后采購 ， 以降低庫存和采購成本； ? 所有采購均應(yīng)以預(yù)先編號的采購訂單或合同為依據(jù) ， 其副本應(yīng)交財務(wù)部門和驗收部門存檔以用作核對； ? 建立供應(yīng)商評審制度和流程 ,定期審核并確認合格供應(yīng)商； ? 對重要的供應(yīng)商 ,建立詳盡的檔案庫并隨時更新 ? 對用于日常生產(chǎn) 、 管理的大宗 、 經(jīng)常性采購物資 ， 采購部門應(yīng)選定 2—3家合格供應(yīng)商 ,保證采購安全； ? 對特殊的 、 非經(jīng)常的 、 大額的采購項目 ， 應(yīng)公開招標 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)） 56 101 關(guān)鍵采購流程的關(guān)鍵控制點 【 4】 建立收貨制度 ? 按責(zé)權(quán)分離原則 ， 設(shè)置獨立行使收貨職能的部門 ， 審查所收貨物與請購貨物的一致性； （ 獨立審核 ） ? 驗收部門應(yīng)在相關(guān)部門的配合下對貨物的數(shù)量 、 質(zhì)量 、 規(guī)格 、 供應(yīng)商等進行驗證并與原始請購單和訂單比較 ， 確認無誤后填制驗收報告并簽署 ， 以證實貨物的存在； （ 資產(chǎn)證實功能 ） ? 驗收報告是表明采購交易完成及債務(wù)成立的證據(jù)；驗收報告應(yīng)預(yù)先編號 ， 填制后交采購 、 財務(wù)等部門； ? 在驗收報告基礎(chǔ)上編制驗收日誌 （ 受托責(zé)任履行的記錄 ） ? 驗收部門限制非授權(quán)人員接近 ? 對因特殊緣由直接送交使用部門的貨物 ， 應(yīng)補辦驗收程序 ,由使用部門確認實物 ，驗收部門核對全部單據(jù)并在驗收報告和驗收日志上特別注明 ? 對逾期交貨的行為 ,應(yīng)建立特別批準程序 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)） 57 101 關(guān)鍵采購流程的關(guān)鍵控制點 【 5】 債務(wù)記錄的會計與簿記控制 ? “ 批準憑單夾 ” 內(nèi)容的一致性詳細審核； ? 入帳前核對其他已存檔的業(yè)務(wù)文件 ， 確認業(yè)務(wù)的實在性和符合性； ? 比較收貨報告日期和 A/P明細帳入帳日期 ， 確保兩者在同一會計期間； ? 獨立審核 、 比較發(fā)票與其他批準文件的準確一致； ? 確認所有入帳的 A/P均由授權(quán)批準人批準； ? 所有入帳的原始單據(jù)必須蓋銷或打孔 ， 以防循環(huán)使用； 案例：據(jù)美國 【 財富 】 1993年 1月號文章報道 ， 在對 300個客戶 （ 包括 “ 財富 500”中的 20家 ） 的檢查后 ， 估計因重復(fù)支付而造成的損失每年約為 35億美元 。 ? 對期末發(fā)票未到的收貨 ， 按合同價或定單價暫估入帳 ， 保證成本和存貨核算的正確性 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)） 58 101 關(guān)鍵采購流程的關(guān)鍵控制點 【 6】 付款業(yè)務(wù)的控制 ? 按國家關(guān)于現(xiàn)金及支票管理辦法執(zhí)行； ? 簽發(fā)支票前應(yīng)審核附屬憑證的正確性和有效性； ? 未經(jīng)授權(quán)人員不得處理已簽發(fā)的支票； ? 授權(quán)簽發(fā)支票者不得編制付款憑證和保管空白支票； ? 核對應(yīng)付款借方與銀行對帳單 、 現(xiàn)金支出 ， 以控制債務(wù)的解除； ? 所有采購應(yīng)付款均按合同規(guī)定的支付條款或公司的付款政策執(zhí)行 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)） 59 102 采購行為的 2個關(guān)鍵組織設(shè)計： 采購與付款在組織上的分離 ， 在業(yè)務(wù)上的分離 ? 采購付款是對采購業(yè)務(wù)的最后監(jiān)督 ， 而非采購業(yè)務(wù)的附屬 ? 采購部門不得干預(yù) 、 指揮采購付款 ? 采購染指付款對企業(yè)的威脅 普爾斯馬特案例 采購與存貨在組織上的分離，在業(yè)務(wù)上的分離 ? 存貨的收入、庫存、處置是對采購行為的監(jiān)督，而非純粹物流的延續(xù) ? 采購部門不得介入存貨管理和處理 ? 采購染指存貨管理對企業(yè)的威脅 – BL公司案例 十、采購業(yè)務(wù)循環(huán)的基本控制（總結(jié)）