【文章內(nèi)容簡介】 313 責(zé)任及處罰 ? 凡違反公司制定的采購政策及其他規(guī)則 、 規(guī)定的 ， 必須對由此引起的損失 （ 物品 、物料 、 設(shè)備或合同性服務(wù) ） 承擔(dān)個人經(jīng)濟(jì)責(zé)任 。 三、采購政策設(shè)計(jì) 27 41 采購規(guī)劃控制的流程模塊 411 采購規(guī)劃的性質(zhì)： 采購規(guī)劃是一個過程，用以確認(rèn)最佳采購行為和結(jié)果（物品、服務(wù)）以滿足企業(yè)需求 采購規(guī)劃過程需考慮： ? 是否采購？ (Whether) ? 如何采購？ (How) ? 采購什么？ (What) ? 采購多少？ (How much) ? 何時(shí)采購？ (When) ? 從何采購？（ Where) 四、供應(yīng)商選擇與管理 28 信息輸入 需求范圍報(bào)告；發(fā)貨能力說明 采購渠道；市場狀況 假設(shè)條件 手段與技術(shù) 制造 / 采購 分析 專家判斷；合同類型 結(jié)果輸出 采購管理計(jì)劃；工作說明 信息輸入 采購管理計(jì)劃 工作說明；其他計(jì)劃結(jié)果 手段與技術(shù) 標(biāo)準(zhǔn)表格；專家判斷 結(jié)果輸出 采購文件；評估標(biāo)準(zhǔn) 更新工作說明 信息輸入 采購文件 合格供應(yīng)商名單 手段與技術(shù) 招標(biāo)介紹會 廣告 結(jié)果輸出 方案 信息輸入 方案 評估標(biāo)準(zhǔn) 組織的采購政策 手段與技術(shù) 合同談判 權(quán)衡系統(tǒng) 甄別篩選系統(tǒng)；獨(dú)立評估 結(jié)果輸出 合同 信息輸入 合同；工作結(jié)果 變更需求；供應(yīng)商發(fā)票 手段與技術(shù) 合同變更控制制度 業(yè)績報(bào)告；支付系統(tǒng) 結(jié)果輸出 供應(yīng)商聯(lián)系 合同變更；支付請求 信息輸入 合同文件 手段與技術(shù) 采購業(yè)務(wù)審計(jì) 結(jié)果輸出 合同卷宗 正式接受與存檔 采購規(guī)劃 采購計(jì)劃 供應(yīng)商尋求計(jì)劃 供應(yīng)商尋求 采購渠道選擇 合同管理 合同開立與結(jié)束 四、供應(yīng)商選擇與管理 412 采購規(guī)劃流程 29 42 供應(yīng)商政策 ? 采購控制從供應(yīng)商選擇開始 ? 案例一：西門子的供應(yīng)商政策 ：技術(shù)、成本或產(chǎn)量領(lǐng)先 （物以類聚，依賴于公司本身的聲譽(yù)、能力、規(guī)模）； ，以保證服務(wù)水平和物料的可 得性（基于公司對供應(yīng)商的重要性）； （與公司發(fā)展配合、財(cái)務(wù)安全）； ，每個產(chǎn)品或材料限制在平均 2?3個供應(yīng)商，規(guī)避供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，保持 供應(yīng)商之間的 良性競爭；防止過度競爭 惡化供應(yīng)商關(guān)系； 成本每年都必須要有一定幅度的降低 ； ，供應(yīng)商的訂貨份額將取決于總擁有成本分析（ TOC）： 產(chǎn)品價(jià)格＋物流服務(wù)水準(zhǔn)＋產(chǎn)品質(zhì)量； TOC 成本越高，訂單份額越少； ，打破原有供應(yīng)商競爭格局；借新供應(yīng)商更好的服務(wù)和更低的 價(jià)格會迫使老供應(yīng)商降低價(jià)格、提高服務(wù)。 四、供應(yīng)商選擇與管理 案例：英國電信如何考察華為 30 四、供應(yīng)商選擇與控制 市場研究 尋找 備選供應(yīng)商 供應(yīng)商考察 財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)歷史 技術(shù)背景、質(zhì)量 生產(chǎn)能力、生產(chǎn)流程 合格供應(yīng)商 參與設(shè)計(jì) 參與研發(fā) 參與高級采購部設(shè)計(jì) 試生產(chǎn)及審核 證明供應(yīng)商能按公司 流程生產(chǎn)符合質(zhì)量要求 的產(chǎn)品 大規(guī)模試生產(chǎn) 確保供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量符合 6西格瑪要求； 質(zhì)量及生產(chǎn)的穩(wěn)定性 建立考核系統(tǒng) 質(zhì)量水平、服務(wù)表現(xiàn) 關(guān)鍵指標(biāo)不達(dá)標(biāo)的教育 成為合格供應(yīng)商 現(xiàn)行供應(yīng)商淘汰 以公司采購策略為基礎(chǔ) TOC 或服務(wù)水平為標(biāo)準(zhǔn) 西門子的供應(yīng)商選擇流程 31 42 供應(yīng)商政策 案例二、 W公司的供應(yīng)商控制程序 1． 0 對新供應(yīng)商的要求 銷售產(chǎn)生采購 ， 銷售和采購均可規(guī)定新供應(yīng)商的要求以取代現(xiàn)行供應(yīng)商； 2． 0 供應(yīng)商能力評估 填制新供應(yīng)商評估表評估新供應(yīng)商能力；評估包括下述 1項(xiàng)或多項(xiàng)： ? 滿足公司要求的供貨能力：交貨時(shí)間 ? 價(jià)格：參考比較 ? 物品樣本提供：按公司的客戶需求 （ 注：若產(chǎn)品或服務(wù)為公司客戶要求 ， 無須進(jìn)一步評估 ） 在批準(zhǔn)供應(yīng)商之前，公司與供應(yīng)商間必須就擬采購之物品或服務(wù)的全部細(xì)節(jié)進(jìn)行交流； 3． 0 供應(yīng)商能力評估結(jié)果的處理 無能力 ， 轉(zhuǎn)入程序 1． 0 有能力 ， 轉(zhuǎn)入程序 4． 0 4． 0 采購 供應(yīng)商列入公司批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單 ， 由采購部門負(fù)責(zé)維護(hù)更新； 5． 0 監(jiān)督 四、供應(yīng)商選擇與控制 32 42 供應(yīng)商政策 案例二、 W公司的供應(yīng)商控制程序 6． 0 供應(yīng)商執(zhí)行情況的評估 不能滿足公司要求 轉(zhuǎn)入 6． 1 滿足公司要求 – 繼續(xù)采購業(yè)務(wù)交往 6． 1 改正程序 對供應(yīng)商的改正程序執(zhí)行如下： 四、供應(yīng)商選擇與控制 質(zhì)量原因 行動措施 供應(yīng)商狀態(tài) 第一次拒收 電話通知 合格供應(yīng)商 12個月內(nèi) 2次拒收 電話通知 發(fā)出書面整改通知 合格供應(yīng)商 12個月內(nèi) 3次拒收 電話通知 發(fā)出書面整改通知 發(fā)出警告信 降級為限制供應(yīng)商 限制供應(yīng)商 合格供應(yīng)商（ Approved supplier）： 12個月內(nèi)拒收次數(shù)少于 2次； 限制供應(yīng)商（ Conditional supplier）： 12個月內(nèi)拒收次數(shù)多于 2次，可能從公司 合格供應(yīng)名單剔除 33 43 供應(yīng)商選擇的關(guān)鍵控制 ? 建立商務(wù)考察制度 (條件許可下的生產(chǎn)性采購供應(yīng)商 )應(yīng)考慮的變量： □ 價(jià)格 □ 運(yùn)輸空間距離 □ 交貨可靠性 □ 影響報(bào)價(jià)的特殊因素 □ 訂單批量 ?財(cái)務(wù)狀況 □ 供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性 ? 建立質(zhì)量考察制度 (條件許可下的生產(chǎn)性采購供應(yīng)商 ) ? 建立重新評估供應(yīng)商制度 ? 建立以一定條件為標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商分類制度 ? 對合格供應(yīng)商建立統(tǒng)一的文檔資料及數(shù)據(jù)庫 ? 合格供應(yīng)商為發(fā)放訂單 /合同的必要條件 四、供應(yīng)商選擇與控制 34 44 供應(yīng)商價(jià)格的關(guān)鍵控制 ? 詢價(jià) 1. 請購單批準(zhǔn)后實(shí)施 2. 設(shè)置專職詢價(jià)員 ， 詢價(jià)員不參與采購談判和采購決策 3. 除特殊情況外 ， 須向兩家以上合格供應(yīng)商詢價(jià) 4. 詢價(jià)單統(tǒng)一編號 ， 返回的詢價(jià)單由專人統(tǒng)一管理 ， 并將報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)維護(hù)進(jìn)報(bào)價(jià)信息數(shù)據(jù)庫 ? 報(bào)價(jià)選擇 1. 建立報(bào)價(jià)選擇的會議制度和報(bào)價(jià)確認(rèn)的會簽制度 （ 例 ） ； ? 價(jià)格比較與批準(zhǔn) 1. 必須反映國內(nèi)外同類產(chǎn)品在同等交貨條件下的價(jià)格及本企業(yè)的歷史采購價(jià) 2. 按零件或材料別單獨(dú)列表 3. 價(jià)格批準(zhǔn)：通用 、 大批采購由總經(jīng)理一次批準(zhǔn)；零星 、 特殊采購實(shí)行聯(lián)簽或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 4. 采購員填寫經(jīng)批準(zhǔn)后交專人歸檔 5. 每次采購價(jià)格變動必須按本步驟反映并報(bào)批 6. 訂單或合同的價(jià)格必須與獲批準(zhǔn)的最新價(jià)格相同 （ 會計(jì)控制 ） 7. 本步驟的實(shí)施并被批準(zhǔn)是訂單或合同簽定生效的前提 （ 會計(jì)控制 ） 四、供應(yīng)商選擇與控制 35 五、采購控制 51 采購控制目的和控制程度 采購流程控制的目的：保證按公司制定的采購政策，采購符合公司要求的一切物品； 控制方式和控制程度：根據(jù)采購的物品對最終產(chǎn)品的影響及組織結(jié)構(gòu)而定 52 采購信息控制 采購信息是對擬采購物品的描述 ， 包括： 對產(chǎn)品 、 程序 、 處理過程及設(shè)備的批準(zhǔn)要求； 對質(zhì)量管理制度的要求； 采購人員的資格要求 53 采購物品的檢驗(yàn)控制 公司實(shí)行收貨檢驗(yàn)、測試及其他檢驗(yàn)手段，以鑒定采購物品的質(zhì)量； 36 54 采購申請控制 1. 所有物料 、 物品 、 服務(wù)的請求及合同必須按公司授權(quán)權(quán)限經(jīng)過批準(zhǔn) 2. 無合法采購訂單 （ P?O?） 號 ， 任何員工無權(quán)要求公司采購任何物品和服務(wù)； 3. 無合法訂單號而擅自采購物品和服務(wù)者 ， 由個人承擔(dān)一切成本并受行政處罰； 4. 公司任何員工不得以采購名義挪用公司資金； 5. 同類項(xiàng)目采購不得拆分 2個或以上的采購申請 ， 以逃避招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)； 6. 若使用部門無法證明必須使用某特定供應(yīng)商物品的充分理由 ， 普通用途或生產(chǎn)使用的大批量采購項(xiàng)目 ， 由公司以一攬子合同進(jìn)行采購； 7. “ 唯一可能渠道 ” 物品和服務(wù)的采購申請必須附書面解釋和證實(shí)；確認(rèn)權(quán)歸采購經(jīng)理； 8. 當(dāng)公司設(shè)有不同地區(qū)分支機(jī)構(gòu) ， 諸如儀器 、 打印機(jī)等服務(wù)和維護(hù)協(xié)議 ， 由公司總部采購部門按地區(qū)統(tǒng)一簽定；該類維護(hù)協(xié)議在簽訂前須進(jìn)行評審； 9. 若地區(qū)性維護(hù)合同不可行 ， 各分支機(jī)構(gòu)可與對手簽署 ， 但合同期限不得超過 12個月； 10. 含有人工工資確認(rèn)的技術(shù)改良采購 ， 通過招標(biāo)授予并按設(shè)備維護(hù)計(jì)劃由相關(guān)部門執(zhí)行； 11. 外部臨時(shí)職員或臨時(shí)工服務(wù)申請由 HR部門以公司名義簽定合同； 12. 無規(guī)范實(shí)施的服務(wù)采購訂單 ， 任何臨時(shí)人員不得工作 五、采購控制 37 55 采購訂單的設(shè)計(jì)控制 551 規(guī)范采購訂單 1. 規(guī)范采購訂單的發(fā)放適用于一次性商品或服務(wù)的采購 。 當(dāng)商品或服務(wù)提供 、 貨款付訖訂單結(jié)束 。 2. 規(guī)范采購訂單的發(fā)放適用下述條件： ? 擬采購商品和服務(wù)的質(zhì)量已知并經(jīng)確認(rèn) ， 項(xiàng)目清單和單價(jià)已確定； ? 確定的常年采購合約或多次發(fā)貨 （ 在合同有效期內(nèi) ） 的單一合同； ? 合并采購的固定資產(chǎn)價(jià)值 400000元及以上； ? 設(shè)備租賃 （ 一年或多年；分期付款或一次付款 ） ； 552 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 1. 標(biāo)準(zhǔn)采購訂單適用于無數(shù)量或單價(jià)要求的采購 （ 如零星勞務(wù)提供 ） ； 2. 標(biāo)準(zhǔn)訂單附有商品說明和總費(fèi)用但無總量； 3. 標(biāo)準(zhǔn)訂單允許需求部門根據(jù)需求通過電話或其它手段向供應(yīng)商申請商品或服務(wù) ，無須通過采購部門提交申請 。 4. 因無數(shù)量只有總額 ， 需求部門無權(quán)選擇該訂單之外