【正文】 六、總分類賬與明細分類賬的關系及其平行登記 1．總分類賬與明細分類賬的關系。 總分類賬與明細分類賬是既有內在聯(lián)系，又有區(qū)別的兩類賬戶。 二者之間的內在聯(lián)系主要表現(xiàn)在以下兩方面： (1)所反映的經(jīng)濟業(yè)務內容相同。（如“原材料”總分類賬與其所屬的“甲材料”、“乙材料”、“丙材料”等明細分類賬戶都是用來反映原材料的收發(fā)結存業(yè)務的。） (2)登記賬簿的原始依據(jù)相同。登記總分類賬戶與登記其所屬明細分類賬戶的記賬憑證和原始憑證是相同的。
二者之間的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下兩方面：
(1)反映經(jīng)濟內容的詳細程度不同。（總分類賬反映資產(chǎn)、負債、所有者權益等增減變動的總括情況，提供總括核算資料；明細分類賬反映資產(chǎn)、負債、所有者權益等增減變動的詳細情況，提供某一方面的詳細核算資料，有些明細分類賬還可以提供實物量指標和勞動量指標。）(2)作用不同。（總分類賬提供的經(jīng)濟指標，是明細分類賬資料的綜合，對所屬明細分類賬起著統(tǒng)馭和控制作用；明細分類賬是對有關總賬的補充，起著輔助和補充說明作用。）綜上所述，二者關系密切，在設置明細分類賬時，一定要考慮二者之間這種既有聯(lián)系又有區(qū)別的特征。 2．總分類賬和明細分類賬的平行登記為了使總分類賬與其所屬的明細分類賬之間能起到統(tǒng)馭、控制與輔助、補充的作用，便于賬戶核對，確保核算資料的正確、完整，必須采用平行登記的方法登記總分類賬及其所屬的明細分類賬。所謂平行登記，是指經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，根據(jù)會計憑證一方面登記有關的總分類賬戶，另一方面又要登記該總分類賬戶所屬的各有關明細賬戶。具體地說平行登記包括以下幾個要點：(1)登記的依據(jù)相同。（對于需要提供詳細指標的每一項經(jīng)濟業(yè)務，應根據(jù)審核無誤的記賬憑證，一方面記入有關的總分類賬戶，另一方面記入同期總分類賬所屬的有關各明細分類賬戶。）(2)登記的方向一致。（一般情況下總分類賬及其所屬的明細分類賬登記方向應該一致。在總分類賬中登記借方，在其所屬明細分類賬中登記的方向也在借方；反之，在總分類賬中登記貸方，在其所屬明細分類賬中登記的方向也在貸方。）
（3）登記的金額相等。（在總分類賬中登記的金額與其所屬的明細分類賬中登記的金額應該相等。如果總分類賬戶同時涉及幾個明細分類賬，則在總分類賬中登記的金額應該與其所屬的明細分類賬登記的金額之和相等。）3．總分類賬和明細分類賬的核對 總分類賬戶與其所屬的明細分類賬戶之間存在著數(shù)量關系，用公式表示如下：總分類賬戶本期發(fā)生額=所屬明細分類賬戶本期發(fā)生額合計總分類賬戶期末余額=所屬明細分類賬戶期末余額合計 七、 錯賬的更正方法 賬簿記錄應做到整潔，記賬應力求正確，如果賬簿記錄發(fā)生錯誤，應按規(guī)定的方法進行更正。更正錯賬的方法有：劃線更正法、紅字更正法、補充登記法。 ( 一)劃線更正法 在結賬以前，如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，僅屬于記賬時文字或數(shù)字上的筆誤，應采用劃線更正法。更正的方法是：先將錯誤的文字或數(shù)字用一條紅色橫線劃去，表示注銷；再在劃線的上方用藍色字跡寫上正確的文字或數(shù)字，并在劃線處加蓋更正人圖章，以明確責任。但要注意劃掉錯誤數(shù)字時，應將整筆數(shù)字劃掉，不能只劃掉其中一個或幾個寫錯的數(shù)字，并保持被劃去的字跡仍可清晰辨認。 （二）紅字更正法 紅字更正法是指由于記賬憑證錯誤而使賬簿記錄發(fā)生錯誤，而用紅字沖銷原記賬憑證，以更正賬簿記錄的一種方法。紅字更正法適用于以下兩種情況：，如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄的錯誤，是因記賬憑證中的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤而引起的，應用紅字更正法進行更正。更正的方法是：先用紅字金額填寫一張會計科目與原錯誤記賬憑證完全相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“沖銷錯賬”以及錯誤憑證的號數(shù)和日期，并據(jù)以用紅字登記入賬，以沖銷原來錯誤的賬簿記錄；然后，再用藍字或黑字填寫一張正確的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“更正錯賬”以及沖賬憑證的號數(shù)和日期，并據(jù)以用藍字或黑字登記入賬。 例如：C公司購入行政管理部門用辦公用品2700元，貨款用銀行存款支付。在填制記賬憑證時，誤記入“現(xiàn)金”科目，并已據(jù)以登記入賬，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是： (1)借：管理費用 2700 貸：現(xiàn)金 2700 該項業(yè)務的會計分錄應貸記“銀行存款”科目。在更正時，應用紅字金額填制一張記賬憑證沖銷原會計分錄，并據(jù)以登記入賬，沖銷原錯誤的賬簿記錄。 (2)借：管理費用 2700 貸：現(xiàn)金 2700 然后再用藍字或黑字填制一張正確的記賬憑證，并據(jù)以登記入賬。 (3)借：管理費用 2700 貸：銀行存款 2700，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額大于應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，應用紅字更正法進行更正。更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張記賬憑證，而應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同，在“摘要”欄寫明“沖銷多記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數(shù)和日期，并據(jù)以登記入賬，以沖銷多記的金額。 例如：D企業(yè)的生產(chǎn)車間領用一批工具，價值900元。在填制記賬憑證時，誤記金額為9000元，但會計科目、借貸方向均沒有錯誤，并已據(jù)以登記入賬。其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄是： (1)借：制造費用 9000 貸：低值易耗品 9000 更正時，應將多記的金額8100元用紅字編制如下的記賬憑證，并登記入賬。 (2) 借：制造費用 8100 貸：低值易耗品 8100 （三）補充登記法記賬以后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄的金額有錯誤（所記金額小于應記的正確金額），而應借、應貸的會計科目沒有錯誤，應用補充登記法進行更正。更正的方法是：將少記的金額用藍字或黑字填制一張應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同的記賬憑證，在“摘要”欄中寫明“補充少記金額”以及原錯誤記賬憑證的號數(shù)和日期，并據(jù)以登記入賬，以補充登記少額。 八、 對賬和結賬 （一）對賬 對賬就是指在本期內對賬簿記錄所進行核對。為了保證各種賬簿記錄的完整和正確，為編制會計報表提供真實可靠的數(shù)據(jù)資料，必須做好對賬工作。對賬包括賬證核對、賬賬核對、賬實核對。
1．賬證核對，是指各種賬簿的記錄與有關會計憑證進行核對。2．賬賬核對，是指各種賬簿之間的有關數(shù)字進行核對。主要包括：（1）總分類賬各賬戶本月借方發(fā)生額合計數(shù)與貸方發(fā)生額合計數(shù)是否相等；期末借方余額合計數(shù)與貸方余額合計數(shù)是否相等，以檢查總分類賬戶的登記是否正確。（2）各明細分類賬的本期借、貸方發(fā)生額合計數(shù)及期末余額合計數(shù)與總分類賬應該分別核對相符，以檢查各明細分類賬的登記是否正確。（3）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的本期借、貸方發(fā)生額合計數(shù)及期末余額合計數(shù)與總分類賬應該分別核對相符，以檢查日記賬的登記是否正確。 （4）會計部門有關財產(chǎn)物資的明細分類賬結存數(shù)，應該與財產(chǎn)物資保管或使用部門的有關保管賬的賬存數(shù)核對相符，以檢查雙方記錄是否正確。3．賬實核對，是指各種財產(chǎn)物資的賬面余額與實存數(shù)額相核對。具體內容包括：（1）現(xiàn)金日記賬賬面余額與實地盤點的庫存現(xiàn)金實有數(shù)相核對；（2）銀行存款日記賬賬面余額與開戶銀行賬目（銀行對賬單）相核對；（3）各種財產(chǎn)物資明細分類賬賬面余額與其清查盤點后的實存數(shù)相核對；（4）各種應收、應付款明細分類賬賬面余額與有關債務、債權單位的賬目相核對。賬實核對一般是通過財產(chǎn)清查進行的。對此，將在財產(chǎn)清查一講中做詳細說明。
（二）結賬 各個單位的經(jīng)濟活動是連續(xù)不斷進行的，為了總結每一會計期間(月份、季度、年度)的經(jīng)濟活動情況，考核經(jīng)營成果，編制會計報表，就必須在每一會計期末進行結賬。結賬是指在將本期內所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬的基礎上，于會計期末按照規(guī)定的方法結算賬目，包括結計出結算出本期發(fā)生額和期末余額。 （1）結賬前，必須將本期內發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬。 （2）實行權責發(fā)生制的單位，按照權責發(fā)生制的要求，進行賬項調整的賬務處理，并在此基礎上，進行其他有關轉賬業(yè)務的賬務處理，以計算確定本期的成本、費用、收入和利潤。需要說明的是，不能為了趕編報表而提前結賬，也不能將本期發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務延至下期登賬，也不能先編會計報表后結賬。 （3）結賬時，應結出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及總分類賬和明細分類賬各賬戶的本期發(fā)生額和期末余額，并將期末余額結轉下期。 計算登記各種賬簿本期發(fā)生額和期末余額的工作，一般按月進行，稱為月結；有的賬目還應按季結算，稱為季結；年度終了，還應進行年終結賬，稱為年結。期末結賬主要采用劃線結賬法。也就是期末結出各賬戶的本期發(fā)生額和期末余額后，加以劃線標記，將期末余額結轉下期。 結賬時，不同的賬戶記錄應分別采用不同的方法： 1．月結。每月結賬時，應在各賬戶本月份最后一筆記錄下面劃一條通欄紅線，表示本月結束；然后，在紅線下面結出本月發(fā)生額和月末余額，如果沒有余額，在余額欄內寫上“平”或“0”符號。同時，在摘要欄內注明“本月合計”或“月份發(fā)生額及余額”字樣，最后，再在下面劃一條通欄紅線，表示完成月結工作。
2．季結。季結的結賬方法與月結基本相同，但在摘要欄內注明“本季合計”或“第季度發(fā)生額及余額”字樣。3．年結。辦理年結時，應在12月份月結下面（需辦理季結的，應在第四季度的季結下面）結算填列全年12個月的月結發(fā)生額和年末余額，如果沒有余額，在余額欄內寫上“平”或“0”符號，并在摘要欄內注明“本年合計”或“年度發(fā)生額及余額”字樣；然后，將年初借（貸）方余額抄列于下一行的借（貸）方欄內，并在摘要欄內注明“年初余額”字樣，同時將年末借（貸）方余額再列入下一行的貸（借）方欄內，在摘要欄內注明“結轉下年”字樣；最后，分別加計借貸方合計數(shù)，并在合計數(shù)下面劃通欄雙紅線表示封賬，完成了年結工作。需要更換新賬的，應在新賬有關賬戶的第一行摘要欄內注明“上年結轉”或“年初余額”字樣，并將上年的年末余額以相同方向記入新賬中的余額欄內。九、會計賬簿的更換 會計賬簿的更換是指在會計年度終了，將上年舊賬更換為次年新賬。更換新賬的程序是：年度終了，在本年有余額的賬戶“摘要”欄內注明“結轉下年”字樣。在更換新賬時，注明各賬戶的年份，在第一行“日期”欄內寫明1月1日；“記賬憑證”欄空置不填；將各賬戶的年末余額直接抄入新賬余額欄內，并注明余額的借貸方向。過入新賬的有關賬簿余額的轉讓事項，不需要編制記賬憑證。在新的會計年度建賬并不是所有的賬簿都更換為新的。一般來說，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、大多數(shù)明細分類賬應每年更換一次。但是有些財產(chǎn)物資明細賬和債權債務明細賬，由于材料品種、規(guī)格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍，工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。第二年使用時，可直接在上年終了的雙線下面記賬。各種備查簿也可以連續(xù)使用。 十、會計賬簿的保管 會計賬簿是各單位重要的經(jīng)濟資料，必須建立管理制度，妥善保管。賬簿管理分為平時管理和歸檔保管兩部分。 (一) 賬簿平時管理的具體要求 各種賬簿要分工明確，指定專人管理，賬簿經(jīng)管人員既要負責記賬、對賬、結賬等工作，又要負責保證賬簿安全。會計賬簿未經(jīng)領導和會計負責人或者有關人員批準，非經(jīng)管人員不能隨意翻閱查看會計賬簿。會計賬簿除需要與外單位核對外，一般不能攜帶外出，對攜帶外出的賬簿，一般應由經(jīng)管人員或會計主管人指定專人負責。會計賬簿不能隨意交與其他人員管理，以保證賬簿安全和防止任意涂改賬簿等問題發(fā)生。
(二)舊賬歸檔保管
年度終了更換并啟用新賬后，對更換下來的舊賬要整理裝訂，造冊歸檔。歸檔前舊賬的整理工作包括：檢查和補齊應辦的手續(xù)，如改錯蓋章、注銷空行及空頁、結轉余額等?；铐撡~應撤出末使用的空白賬頁，再裝訂成冊，并注明各賬頁號數(shù)。 舊賬裝訂時應注意：活頁賬一般按賬戶分類裝訂成冊，一個賬戶裝訂成一冊或數(shù)冊；某些賬戶賬頁較少，也可以合并裝訂成一冊。裝訂時應檢查賬簿扉頁的內容是否填寫齊全。裝訂后應由經(jīng)辦人員及裝訂人員、會計主管人員在封口處簽名或蓋章。舊賬裝訂完畢應編制目錄和編寫移交清單，然后按期移交檔案部門保管。各種賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都是重要的經(jīng)濟檔案，必須按照制度統(tǒng)一規(guī)定的保存年限妥善保管，不得丟失和任意銷毀。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，總分類賬、明細分類賬、輔助賬、日記賬均應保存15年。其中，現(xiàn)金、銀行存款日記賬要保存25年，涉外和對私改造賬簿應永久保存。保管期滿后，應按照規(guī)定的審批程序報經(jīng)批準后才能銷毀。十一、資產(chǎn)負債表關于資產(chǎn)負債表，主要講以下三個問題：1．資產(chǎn)負債表的理論基礎資產(chǎn)負債表的理論基礎是會計恒等式： 資產(chǎn)＝負債＋所有者權益（補充介紹會計恒等式的經(jīng)濟學含義）2．資產(chǎn)負債表的結構和內容資產(chǎn)負債表的結構由表頭、正表和表外附注三部分組成。重點講正表。表頭包括編表單位名稱、編表日期和金額單位。編表單位名稱表明了該資產(chǎn)負債表所反映的財務狀況的會計主體，即這張表是反映哪一個單位的財務狀況。編表日期是表明這張表是反映會計主體在某一特定時點的財務狀況，通常是指某年某月某日營業(yè)結束后的財務狀況，如年度報表通常是以某年度的12月31日為編表日期，則表明該資產(chǎn)負債表是反映某年12月31日營業(yè)結束后的財務狀況。因此它是一張靜態(tài)報表。金額單位是表明該表中的各項目均以貨幣為計量單位，并表示了貨幣的金額單位。所以，表頭的構成項目均有其特定含義，不是可有可無，而是不可或缺的。正表是指表內的內容，包括類別和項目名稱及其數(shù)據(jù)