【正文】 一會計制度的規(guī)定。 企業(yè)實行會計電算化前需要做那些準(zhǔn)備工作？ 企業(yè)在決定使用電子計算機來建立會計核算系統(tǒng)前，需要做以下準(zhǔn)備： （1）人員方面。建立計算機會計信息系統(tǒng)，首先要考慮人員的組織。會計電算化的組織成員，主要由本企業(yè)的計算機專業(yè)人員和會計人員共同組成。建立電算化會計信息系統(tǒng)，常采用幾種方式： 第一，定點開發(fā)(包括本單位自行開發(fā)、委托其他單位開發(fā)和聯(lián)合開發(fā)三種形式)； 第二，選擇通用商品會計軟件； 第三，通用和定點開發(fā)相結(jié)合。 一般企業(yè)，以外購?fù)ㄓ脮嬡浖橹?。?yīng)選擇對計算機有興趣的會計人員作為骨干，配備計算機專業(yè)人員。財務(wù)主管在這一過程中，主要職責(zé)是確認(rèn)電算化信息的需求，監(jiān)督會計軟件和計算機硬件的選配是否滿足會計業(yè)務(wù)要求，并確定會計人員在會計電算化工作中的崗位分工。 （2）硬件方面。硬件方面應(yīng)考慮工作方式和硬件配制。 工作方式包括單機式、多機式和網(wǎng)絡(luò)式。單機式是指每一時刻計算機只能接受一個人的指令，即只能供一個人使用，每次只能完成一項任務(wù)的工作方式。單機式主要配制一臺主機、鍵盤、顯示器等外部設(shè)備。多機式是指在一臺主機上通過特定硬件，連接若干臺終端設(shè)備，支持多個用戶同時使用的多用戶多任務(wù)的工作方式。網(wǎng)絡(luò)式是按一定方式，通過通訊設(shè)備，將不同區(qū)域的不同計算機聯(lián)結(jié)起來的一種工作方式。網(wǎng)絡(luò)式最顯著的特點是會計信息資料共享，即將一個計算機系統(tǒng)的信息通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)提供給同一網(wǎng)絡(luò)的不同計算機用戶。 硬件配制主要是指主機，主機決定了機器的性能，即決定了機器的運行速度和處理能力。由于會計軟件復(fù)雜，處理的信息量大，企業(yè)通常應(yīng)選擇PII以上機型,才能滿足需要。購買計算機，應(yīng)關(guān)注以下指標(biāo)： ①內(nèi)存。內(nèi)存一般以 KB、MB為單位。一般 PC檔次的機器，其內(nèi)存大多為64MK。內(nèi)存的大小決定存儲數(shù)據(jù)的能力。存儲容量越大，運算速度越快；運算速度越快，處理數(shù)據(jù)的范圍也越大。 ②硬盤。硬盤固定在主機箱上，以提供大容量的存儲能力。 PC機中每一扇區(qū)的容量一般為512個宇節(jié)。 ③軟盤驅(qū)動器。軟盤驅(qū)動器是對軟盤上存放的信息進行讀寫操作的機械裝置。 ④顯示器。顯示器是計算機的輸出設(shè)備，用來顯示程序的執(zhí)行過程和結(jié)果。顯示器分單顯和彩顯兩大類，彩顯又按其適配器不同分為 CGA、EGA和VGA等不同類型，大部分會計軟件是在 VGA顯示器上開發(fā)的，用戶最好選擇這樣的顯示器。 ⑤打印機。打印機是計算機的輸出設(shè)備之一。由于打印機的輸出規(guī)格不同，在選擇時要考慮是否能滿足需要。 （3）軟件方面。在選擇通用會計軟件時，應(yīng)考慮本單位的行業(yè)核算特點和業(yè)務(wù)規(guī)模。由于各企業(yè)所處的行業(yè)不同（例如：工業(yè)與商業(yè)，運輸業(yè)與旅游業(yè)），盡管會計核算的基本理論是一致的，但是各行業(yè)的會計核算對象和方法有較大的區(qū)別，即使同一行業(yè)的不同企業(yè)之間也會有許多差異，例如：流通企業(yè)中的批發(fā)與零售，施工企業(yè)中的工程施工與工程總承包。不同的企業(yè)，業(yè)務(wù)規(guī)模也有很大的區(qū)別，例如：大、中、小型企業(yè)，單一生產(chǎn)和兼營，一步驟生產(chǎn)和多步驟生產(chǎn)，產(chǎn)品流水和人員流水等。 通用會計軟件的開發(fā)者，在產(chǎn)品的通用性方面做了大量的技術(shù)處理工作，即通過增加軟件功能和允許用戶自定義會計核算方法和核算項目，盡可能地滿足大多數(shù)用戶的要求。通用會計軟件的通用性和適用性是一對矛盾。通用性強的軟件，針對某一企業(yè)核算的適用性就可能差一些；反之，非常適合某一行業(yè)的軟件在通用性上就可能差一些。因此，軟件制造商就要考慮其開發(fā)成本了。制造商為了提高會計軟件的通用性，通常采取自定義方式，自定義的內(nèi)容少，簡單易學(xué)，操作者很快就能熟悉操作過程，但適用性差；自定義的內(nèi)容多，且較難理解和掌握，但通用性強，容易滿足不同用戶的需要。 如何選擇適用的會計軟件？ 目前，隨著會計電算化的發(fā)展，會計軟件市場迅速擴大，其種類繁多，如何選擇適合本企業(yè)的會計核算要求的通用會計軟件呢?在選擇會計軟件時，應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務(wù)的便利，軟件的功能應(yīng)滿足本單位當(dāng)前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。 (l)合法性。合法性是指會計軟件提供的功能，必須符合會計核算的規(guī)定。例如：軟件中采用的總分類會計科目名稱，編號方法，輸入的記帳憑證的格式等應(yīng)符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定；軟件應(yīng)當(dāng)同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種會計核算方法，以供用戶選擇；軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會計帳簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。另外應(yīng)當(dāng)考慮版本的合法性。盜版軟件沒有可靠的技術(shù)保障，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對會計核算工作的正常進行，會帶來難以找回的損失。所以，用戶應(yīng)取得合法的會計軟件，保障會計核算工作有條不紊地進行。 (2)安全性。安全性是指會計軟件提供的功能，能防止誤操作和作弊行為。例如：對于程序文件和數(shù)據(jù)文件，軟件應(yīng)當(dāng)有必要的加密或者其他保護措施，以防被非法篡改；軟件應(yīng)當(dāng)具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)存和外存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)盡量恢復(fù)到破壞前狀態(tài)的功能。 (3)正確性。正確性是指計算正確和防止輸入錯誤。例如：當(dāng)輸入的記帳憑證重號，輸入的記帳憑證金額借貸方不相等，軟件應(yīng)提示或者拒絕執(zhí)行；軟件應(yīng)當(dāng)提供自動進行銀行對帳的功能，根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記帳與輸入的銀行對帳單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表；機內(nèi)數(shù)據(jù)進行總分類帳、明細分類帳匯總的計算結(jié)果，應(yīng)正確無誤；軟件應(yīng)當(dāng)提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)帳的功能等。 (4)查詢性。查詢性功能是指能查詢機內(nèi)總分類會計科目的名稱、科目代號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額和余額，能查詢記帳憑證。另外，設(shè)計復(fù)合條件查詢，模糊查詢，為使用會計信息人員提供方便。靈活的界面切換功能，可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細分類帳、總帳的信息資料。 (5)售后服務(wù)。售后服務(wù)包括：會計軟件的日常維護、用戶培訓(xùn)、二次開發(fā)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級換代。目前，會計人員的計算機使用水平還不高，靠自身的能力，無法排除會計軟件運行中出現(xiàn)的全部故障，所以，還需要銷售單位派出人員加以解決。如果拖延，會計核算工作就會被迫停止。所以要了解培訓(xùn)的內(nèi)容、方式是否可行；維修服務(wù)人員是否充足；二次開發(fā)的方式是否具體；版本升級是否及時。 (6)價格。會計軟件售價中，一般包括軟件價格、售后服務(wù)與培訓(xùn)價格。銷售報價時，有時按軟件價格報價，有時按兩部分總計全額報價。所以，要注意報價含義。 怎樣建立會計電算化內(nèi)部管理制度？ 開展會計電算化的單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，建立健全以下管理制度： (l)崗位責(zé)任制。會計電算化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等。 (2)操作管理制度。操作管理制度主要內(nèi)容包括：①明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件；②預(yù)防已輸入計算機的會計憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)帳簿；③操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件；④由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。 (3)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內(nèi)容包括：①保證機房設(shè)備安全和計算機正常運行，對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)，保持機房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；②確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；③對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續(xù)；④健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施；⑤健全必要的防治計算機病毒的措施。 (4)電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以 及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的以書面形式保存的會計數(shù)據(jù)。建立電算化會計檔案管理制度的主要內(nèi)容包括：①由專人負責(zé)；②防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應(yīng)有備份，存放在兩個不同的地點；③采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制；④會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。 　　什么是帳務(wù)初始化？ 從目前會計電算化的發(fā)展水平來看，計算機帳務(wù)處理與手工帳務(wù)處理基本一致，因為計算機的帳務(wù)處理是模仿手工帳務(wù)處理而形成的。 手工帳務(wù)處理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括：根據(jù)會計科目設(shè)置帳戶；填制和審核記張憑證；錄入憑證；試算平衡；錯帳修改；對帳；結(jié)帳。 相應(yīng)地，計算機帳務(wù)處理系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：憑證處理；記帳；結(jié)帳；查詢；對帳；系統(tǒng)管理(包括帳務(wù)初始)；打印輸出。 與手工建帳相類似，計算機帳務(wù)初始化主要包括會計科目和帳戶的設(shè)置及自動轉(zhuǎn)帳設(shè)置。 （1）設(shè)置會計科目和帳戶。主要設(shè)置以下項目： ①會計科目的級別。一般應(yīng)設(shè)到三級，多的可以設(shè)到五級。②會計科目代碼。會計科目的代碼是指會計科目統(tǒng)一規(guī)定的代碼。目前，行業(yè)會計制度將一級會計科目代碼確定，企業(yè)可以根據(jù)情況增加會計科目和科目代碼。自定的會計科目的代碼，應(yīng)與財政部規(guī)定的代碼的設(shè)定相吻合，例如：工業(yè)企業(yè)的資產(chǎn)為100，負債為200等等。二級以下的代碼可以自己設(shè)定，大公司和企業(yè)集團應(yīng)統(tǒng)一考慮，設(shè)定統(tǒng)一的代碼，以便會計信息共享。③會計科目名稱。會計科目名稱應(yīng)按會計制度的規(guī)定設(shè)置，不應(yīng)隨意簡化，例如：將“應(yīng)付福利費”設(shè)置成“福利費”；將“應(yīng)收帳款”設(shè)置成“應(yīng)收款”等等，都是不規(guī)范的。④會計科目的類型。會計科目的類型是指使用的會計科目屬于哪一類，即資產(chǎn)類、負債類、成本類和損益類，以明確該科目在計算機處理中所具備的一些特性，在具體操作中用代號來實現(xiàn)，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字中的 l、5來代替。⑤帳戶的定義。帳戶定義就是對帳戶的格式和帳戶余額進行規(guī)定。帳戶的格式分三欄式、多欄式和數(shù)量金額式。帳戶余額是指設(shè)置帳戶的年初數(shù)、累計發(fā)生額和本期余額的借貸方向和金額。如果已記錄過手工帳，將手工帳轉(zhuǎn)為計算機記帳，那么，要將手工帳轉(zhuǎn)入計算機的數(shù)據(jù)是在帳戶定義這一環(huán)節(jié)完成，也就是將帳簿上要結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)的借貸方向，發(fā)生額和余額，在此環(huán)節(jié)輸入計算機，以便以后按期輸入憑證。 （2）自動轉(zhuǎn)帳設(shè)置。企業(yè)的一些帳務(wù)處理往往是固定的，只是不同期間的發(fā)生額不同而已。例如：每期結(jié)束時，要做如下分錄：借記“產(chǎn)品銷售收入”帳戶，貸記“本年利潤”帳戶；借記“本年利潤”帳戶，貸記“產(chǎn)品銷售成本”、“產(chǎn)品銷售費用”、“產(chǎn)品銷售稅金及附加”、“管理費用”、“財務(wù)費用”等帳戶。因此，多數(shù)財務(wù)軟件都能提供了自動轉(zhuǎn)帳功能。這項功能的實現(xiàn)是按照事先的設(shè)置來進行的。自動轉(zhuǎn)帳設(shè)置包括：①業(yè)務(wù)憑證順序號；②經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要；③科目代號或名稱；④借貸方向；⑤金額來源；⑥計算公式。 什么是報表定義？ 會計報表是由報表格式和報表數(shù)據(jù)構(gòu)成的。報表定義就是對會計報表的格式和數(shù)據(jù)來源的設(shè)定過程。會計報表的格式多種多樣，除會計制度規(guī)定的報表種類(資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表)以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據(jù)國家不同的管理機構(gòu)和本企業(yè)的需要設(shè)置其他報表，如管理費用表、主要產(chǎn)品成本表、流動資產(chǎn)表、應(yīng)交增值稅明細表、工資計算表、制造成本表等等。在通用會計軟件中，報表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。 報表的數(shù)據(jù)是按會計制度的規(guī)定，對已輸入的會計信息進行加工、整理、匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數(shù)據(jù)，是依據(jù)設(shè)定的取數(shù)公式而形成的。數(shù)據(jù)的來源主要有： (l)從帳中取數(shù)。從某帳戶中取某一時期或某一會計期間的某項數(shù)據(jù)。例如：通過科目代碼，確定獲取某一帳戶的余額，借方累計發(fā)生額或貸方累計發(fā)生額等；或者從幾個帳戶中取數(shù)，進行會計匯總，填入報表中的某一行某一列中，例如：資產(chǎn)負債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產(chǎn)成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產(chǎn)成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。 (2)從報表中取數(shù)。從報表中取數(shù)是指從已形成的當(dāng)前報表或其他報表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計；資產(chǎn)負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。 (3)手工輸入數(shù)。計算機尚未聯(lián)網(wǎng)時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報表中數(shù)據(jù)錄入計算機中。所以要手工輸入。 怎樣進行報表定義？ 報表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸出，即根據(jù)描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。 進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從帳目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數(shù)公式文件”，一個叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。 一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”。 這樣，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數(shù)公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。 進行會計報表定義時還應(yīng)注意如下兩個問題： 第一，為了取數(shù)方便，應(yīng)在設(shè)置會計科目時，根據(jù)需要，多設(shè)明細科目。因為有些會計報表欄目中的數(shù)值，是根據(jù)一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的，例如：資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目，是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末余額合計填列的。有的會計報表欄目中的數(shù)據(jù)要進行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的“固定資折舊”項目，反映企業(yè)年度內(nèi)累計提取的折舊，本項目應(yīng)根據(jù)“累計折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記帳，編制報表時可以把帳簿中的“累計折舊”帳翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內(nèi)容，將本年度購買的舊的機械設(shè)備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據(jù)摘要來設(shè)定；從“累計折舊”的貸方發(fā)生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設(shè)備轉(zhuǎn)入的折舊。這樣就需要增設(shè)三個二級科目：“計入成本費用的折舊”、“非經(jīng)營性計提的折舊”、“其他折舊結(jié)轉(zhuǎn)”，在編制現(xiàn)金流量表時，對于“固定資產(chǎn)折舊”欄就可以根據(jù)“計入成本費用的折舊”數(shù)來填列。 第二，應(yīng)細致認(rèn)真地描述公式。運算符號除了主要的＋、－、247。、＝等以外，還有＜(小于)、＞(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符，在定義時不應(yīng)出現(xiàn)錯誤。同時也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產(chǎn)負債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權(quán)益”的年初數(shù)；“資產(chǎn)總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權(quán)益”的年初數(shù)；“資產(chǎn)總計”的期末數(shù)應(yīng)等于“負債及所有者權(quán)益”的期末數(shù)。 47 / 47