【正文】 論來指導實施，可以提高工作效率及項目實施質量，在ERP實施啟動的第一天，就可以做到心中有數(shù)，清楚后續(xù)各項工作開展的順序、目標、內容等等，并且在實施進程中利用方法論來分析問題、解決問題，從而盡可能地減少企業(yè)的實施風險。（2）此方法論技術將作為知識轉移的一部分，傳遞給企業(yè)的內部團隊，以保障企業(yè)ERP系統(tǒng)能夠長期良性運行。（3）咨詢公司對所有項目能夠用一致的手段進行評估、控制和跟蹤，可以大大提高咨詢公司知識積累的速度和質量。所以，從某種意義上說，要追求ERP的成功，就是要時時刻刻堅持以實施方法論為綱。 正是遵循這套實施方法論，同時結合了實達項目的進度情況和具體特點，我們制定了ERP實施階段的階段計劃如下圖：（未完待續(xù)） “ERP實施解決方案”會議紀要[作者按：從上篇的ERP實施計劃中可以看出，ERP實施解決方案是其中起著承上啟下作用的重要一環(huán)，通過它，才能真正地把ERP軟件與企業(yè)的目標流程緊密結合在一起。那么，如何找到一個最滿意（往往不存在“最佳”）的結合方案呢？自然需要咨詢顧問和企業(yè)項目組進行充分溝通與討論，因此就有了下面的“會議紀要”。其中，具體的ERP軟件技術實現(xiàn)并不是最關鍵的，重點還是在于我們項目的主旋律：ERP的確是一個融合了管理思想、軟件載體和企業(yè)實際情況的復雜系統(tǒng)，其成功離不開咨詢顧問和企業(yè)人員科學、嚴謹、認真的工作。] 會議時間：2000年6月2日9:00~11:30 AM 會議主題：ERP實施解決方案專題討論（庫存部分） 參加人員：咨詢顧問組、相關項目推進組人員、相關項目職能組、IT組 一、 咨詢顧問對庫存管理的內容進行綜述 根據(jù)相應目標流程，實達電腦公司的庫存管理要求實現(xiàn)：（1）常規(guī)管理，如：庫存架構、庫存的編碼體系、庫存事務處理、庫存物資的盤點、庫存計劃、庫存報表和查詢。（2）行業(yè)相關的特殊要求，如：客供品管理、倉庫借用管理、銷售樣機借用管理、供應商退換貨跟蹤管理、維修備件調撥管理。 二、企業(yè)項目組人員對庫存管理內容做補充描述 三、咨詢顧問對ERP系統(tǒng)的庫存管理實現(xiàn)框架圖進行綜述（如圖1） 四、常規(guī)管理的實現(xiàn) （1）庫存組織機構 ERP系統(tǒng)如何知道企業(yè)怎么管庫存呢？這就需要在ERP系統(tǒng)中建立企業(yè)實際庫存架購的映射，即進行庫存組織架構的設置。因為，這一設置是位于企業(yè)全局層次的，影響到很多具體業(yè)務實現(xiàn)的規(guī)則，因此就需要在設置時綜合考慮庫存管理業(yè)務的物資流、信息流以及業(yè)務處理的財務流向。分析得知，實達電腦公司的庫存管理屬于多組織、多賬務體系、多業(yè)務運營單位的組織機構體系，其中包含虛擬實達電腦總公司、實達分廠、蕪湖分廠。具體的組織結構如圖2。 （2）庫存編碼體系 ERP庫存管理中的編碼體系包含以下內容：物料編碼、計量單位編碼、倉庫編碼、物料分類編碼等。 其中，實達電腦的物料編碼總體長度為8位，分成四個區(qū)，如圖3。一區(qū)代表物料大類，如“顯示器”，長度為2位，主要有三部分：計算機有關部品（占用于前半部分）；元件級部品（占用中部號）；成品（由后99往前漸占），如家用PC（99）、筆記本電腦（96）等。二區(qū)代表物料小類，如“14 的顯示器”，長度為2位。三區(qū)、四區(qū)是自由編碼區(qū)，如流水號，長度4位。 倉庫編碼可以用兩個區(qū)間組成（如圖４），一區(qū)代表倉庫所屬的大類代碼，如M代表材料子庫、P代表成品子庫、S代表外購子庫、L代表其他邏輯子庫。長度為一位。二區(qū)代表子庫編號，長度為2位。 例如， 一區(qū)：S，表示外購件子庫。 二區(qū)第一位：0表示福州，1表示蕪湖。 二區(qū)第二位：0表示合格子庫，1表示不合格子庫，2表示借用子庫，3表示退換貨子庫。 其他邏輯子庫（L）：L00表示“在制品供應”邏輯子庫，L01表示“供應商退換貨”邏輯子庫，L03表示“銷售樣機借用”邏輯子庫。 （3）庫存事務處理 庫存事務處理涉及：采購物料的接收和退貨、外協(xié)件的接收和退貨、生產物料的發(fā)放和退倉、半成品和成品的完工入庫、成品的發(fā)貨和退貨、雜項發(fā)料和雜項接收、庫存物料的調拔以及庫存物料的調整等。具體實現(xiàn)情況略。 其中，雜項發(fā)料與接收都屬于庫存雜項事務處理，主要指非采購的接收、退貨，非生產的領料、退料或銷售的發(fā)貨、退貨和項目的報廢等，可以在開始實施庫存模塊時通過這一處理來進行物料現(xiàn)有庫存量的初始輸入，亦可用于對因偷竊、破壞、丟失、適用期滿或錯誤的記錄保存的系統(tǒng)數(shù)量進行調整和更正。 例如，可以應用“雜項事務處理”來進行對供應商贈送物品的處理，即與正常供應分開接收，定義庫房賬戶別名做接收，指定核算賬戶。 （4）庫存盤點 實達公司的盤點主要是實物盤點，同時對于重要物料也存在每天抽查的情況，以確保庫存準確性。Oracle的庫存管理系統(tǒng)提供了兩種盤點方式，一是周期盤點，主要應用于不定期的局部的小范圍的有選擇性的盤點，盤點的頻率較高。二是實物盤點，指在整個公司內盤點，對所有的倉庫和所有的物料統(tǒng)一盤點，盤點頻率比較低，一般多在年終進行。期間性的庫存調整可以采用周期盤點。 （5）其他（略）。 五、特殊管理的實現(xiàn) （1）客供品管理 PC電腦是ATO（Assemble to Order，按定單裝配）的生產模式，有時客戶會提供某種部件，要求裝配到產成品中，這就是所謂的“客供品”。 在ERP系統(tǒng)中，需要定義客供品的物料編碼和物料清單，以在計劃運算時考慮客供品的物料需求。同時，需要定義客供品的標準成本。一種情況是從客戶那里采購過來，要求付款的，那么定義的單價就是采購價格；另一種是直接從客戶那里接收進來進行裝配，而不需付款給客戶的，建議這種物料的成本為零。 進行客供品接收時，對于從客戶那里采購過來的，走“采購訂單”處理；另一種不需付款的，可以使用庫存雜項事務處理，在系統(tǒng)外作檢驗的工作。 （2）倉庫借用管理 因為實達電腦公司各部門自己也需要使用電腦、更換電腦備件，所以存在“倉庫借用”的問題。相應地，需要設置“部門借用”邏輯子庫，并進行庫位控制，以各個業(yè)務部門命名庫位名稱。借用部門填寫借用申請單，經(jīng)審批后到倉庫辦理出庫手續(xù)。倉管員根據(jù)審批后的借用申請單，作“子庫存轉移事務”處理，從原材料或成品庫轉移到借用邏輯子庫，庫位為借用部門?？梢岳糜行诳刂票O(jiān)控部門借用的時間。借用歸還時辦理子庫存轉移事務處理，從部門借用邏輯子庫轉移到原材料或成品庫。如果有損壞，則辦理賠償或入部門費用，作雜項事務處理。 （3）供應商退換貨跟蹤管理 為了跟蹤在生產或庫存中發(fā)現(xiàn)的有質量問題并需要退換的部件，設置“退換貨”邏輯子庫，對屬于“本地”的退換物料進行管理；為了跟蹤退還到供應商處的有質量問題的部件，設置“供應商”邏輯子庫，對屬于“不在本地”的退換物料進行管理。 在退換貨時，倉管員作子庫存轉移事務處理，把部件從退換貨邏輯子庫，轉移到供應商邏輯子庫，庫位為供應商代碼或名稱。當從供應商處返回時，倉管員作子庫轉移事務處理，從供應商邏輯子庫轉移到原材料庫。如果供應商沒有完全返還，再作相應的財務處理。一是作報廢處理入制造費用，一是作采購退貨。 （4）采購定單下達后的結算變化情況 眾所周知，電腦行業(yè)風云變幻，下達采購定單時是一個采購價格，可一段時間后貨物到達時，結算價格可能就已經(jīng)發(fā)生了變化，存在有價保的追溯降價、提價等多種可能。 ERP中的“采購”模塊強調“請購采購接收檢驗入庫付款”的全過程控制，以盡可能地降低成本，避免不應該的資金支出。因此，采購員在ERP系統(tǒng)中生成采購定單以后，要按照ERP系統(tǒng)中設置的采購審批路線（如企業(yè)習慣是“采購經(jīng)理先審，財務經(jīng)理再審”），進行逐層審批。這樣，就不能在系統(tǒng)上任意“涂改”審批過的采購定單，而是針對結算價格的變化進行財務處理，即不影響實物的庫存接收與入庫，定義專門的IPV（Invoice purchase variance）核算賬戶，月末分攤差異。 （5）其他（略） 六、雙方討論，記錄討論意見以進行方案的進一步完善 七、日期、與會者簽名 一個文檔都不能少在ERP實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員的參加以及時間跨度比較長等因素的存在，所有與項目有關的需求、建議、解決方案和結論都必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。 從本刊2000年第24期的《以實施方法論為綱》一文也可以看出，文檔管理工作一定是ERP實施中所不可缺少的。從一定意義上講，ERP的實施就是按照項目實施計劃，生成文檔、討論文檔并最終確定文檔的一系列過程。那么，ERP實施難道就是“紙上談兵”嗎？當然不是，這里所說的文檔包含的內容非常廣泛，其中有很多是項目具體工作、現(xiàn)場活動的事前指南、事中記錄和事后分析，而更加關鍵的是，當具體工作和現(xiàn)場活動執(zhí)行過后，文檔就成了“記載歷史的語言”了。所以，我們可以說，文檔管理的專業(yè)化程度可以是反映整個項目管理水平的一個側面。 除了上篇手記提到的“ERP實施解決方案”以外，項目文檔至少還應包括： 項目管理文檔、培訓文檔、需求分析文檔、項目變更文檔和批準書、基礎數(shù)據(jù)準備和批準文檔、軟件安裝文檔、軟件客戶化和二次開發(fā)文檔、軟件參數(shù)設置文檔、測試方案和測試結果報告、客戶簽署的階段成果確認書等等。 具體地，文檔目錄可以分為四級，因此形成這樣的目錄結構：“項目名稱/項目地點/實施階段/對應的ERP模塊名稱/文檔名稱”。如表1。 當很多人要共享使用很多文檔的時候，最怕見到的就是“”、“”這樣沒有意義的文件名。所以，要給相應目錄里的文檔起一個明白易懂的名字，如：進行了福州實達采購業(yè)務調研之后，形成了一份調研記錄，文件名可以取為：FZH_ 。 對于每一份文檔的版本號管理，則以下面的規(guī)則為準： 創(chuàng)建文檔時為 ，實施顧問要進行調整時，在此基礎上進行版本升級，并簽署更改人及更改時間。 初次提交客戶的文檔為實施顧問人員更改后的最高版本號，但仍為版本一的內容。經(jīng)客戶初步確認或提出更正意見時，由版本一升至版本二，然后正式提交客戶，并進行文檔存檔，以后每經(jīng)過客戶修改逐次提升一個版本。 在每一份文檔的開頭，就會有類似表2這樣的一個表格來說明版本控制的信息。 項目實施中的相關重要文檔都應經(jīng)過漢普項目經(jīng)理和實達項目經(jīng)理的審核。一般審核時間規(guī)定在提交后的三天之內。如果五天沒有回應即作為確認處理。對于階段性成果的審核，應由實達項目經(jīng)理簽字，確認提交的階段性成果已審核，符合項目實施的要求和客戶方能接收的標準。 以上的文檔看起來可能都比較“正式”，其實還有各種“應急”文檔。比如，項目小組成員在遇到實施問題時，首先要對問題進行書面記錄，并建立隨后的跟蹤記錄，經(jīng)過各種方式使問題得到解決以后，還要有解決結果的記錄，這樣在將來就有據(jù)可查了。 很多進行過企業(yè)信息化建設的朋友都知道，項目計劃的反復變更是個大忌。但計劃畢竟只是計劃，俗話還說“計劃沒有變化快”嘛；因此，為了對項目范圍、項目計劃的變化進行合理的控制，就有必要建立一份“項目范圍/計劃變更文檔”。內容包括： 項目范圍或者項目計劃的改變內容、理由。 改變部分在項目進程中的狀態(tài)。 改變部分對項目進程可能的影響。 改變部分對項目費用可能的影響。有了這份文檔，就可以走“批準流程”了：一方（可能是企業(yè)，也可以是實施服務方）生成“項目范圍/計劃變更文檔”，提交實達項目經(jīng)理和漢普項目經(jīng)理會審，簽字批準并內部存檔， 同時將副本提交給項目領導小組。凡涉及到整個項目進展、整體費用成本調整較大的改變 ，必須交由項目領導小組批準通過。通過后，可以開始正式執(zhí)行。雙方項目經(jīng)理會同調整相應的實施計劃，計劃完成進度報告應定期提交項目雙方檢查，完成后應當由雙方項目經(jīng)理簽字。 另外，文檔對于項目質量控制也有著重要意義。企業(yè)生產產品離不開質量檢查，ERP項目的實施也要進行質量控制。實達項目中，項目總監(jiān)或項目總監(jiān)指定的質量控制總監(jiān)專門承擔著項目的質量控制責任，具體包括工作質量的審查與評定、工作過程中資料的完整性檢查、客戶簽署的階段成果確認書的歸集等。質量控制的主要依據(jù)之一，就是剛才列舉的項目文檔。 進行工作質量審查時，應以項目計劃的內容為基礎，以項目實施方法論為依據(jù)，對各項項目工作進行檢查，所有文檔都在可審查范圍。當然，審查不可能是把所有工作整個兒遍歷一次，重點一般集中在：項目中各功能模塊的內外數(shù)據(jù)流向檢查；業(yè)務和財務接口點的功能檢查；項目中的操作系統(tǒng)技術、數(shù)據(jù)庫及其工具技術、客戶化相關技術等方面的審查等等。 所以，ERP項目實施的整個過程中，我們就是和文檔一起朝夕度過的。由于大家可以理解的原因，有些技術問題在我們的實施手記里就不一一贅述了。因為有了前面協(xié)同工作的基礎，按照我們的實施計劃，數(shù)據(jù)準備、參數(shù)設置、技術開發(fā)、操作培訓、系統(tǒng)測試等一項項工作就在緊張而充實的節(jié)奏中度過了，這時，質量控制總監(jiān)又在提醒了：“文檔一個都不能少！” 實施階段縮寫名舉例項目管理PM福州實達項目管理StartERP/FZH/PM/General/*.*業(yè)務調研BI福州實達庫存業(yè)務調研StartERP/ FZH /BI/INV/*.*業(yè)務流程BP福州實達應收業(yè)務流程StartERP/ FZH /BP/AR/*.*方案設計SD福州實達總賬方案設計StartERP/ FZH /SD/GL/*.*系統(tǒng)設置SU福州實達采購模塊設置文檔StartERP/ FZH /SU/PO/*.*系統(tǒng)測試TT福州實達成本模塊測試文檔StartERP/ FZH /TT/CST/*.*技術文檔TA福州實達系統(tǒng)安裝手冊StartERP/ FZH /TA/INSTALL/*.* 日期作者版本參考文檔