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西軟fixhis酒店管理系統(tǒng)x5版-帳務(wù)審核系統(tǒng)-資料下載頁

2025-06-29 17:06本頁面
  

【正文】 事情。具體的工作如核對房態(tài),核對房價,審核各營業(yè)點的帳務(wù)等。 夜審系統(tǒng)操作步驟簡單講,在電腦上完成夜間稽核主要可以分三步:房租預(yù)審及入帳、夜間稽核和報表打印。(1) 、房租預(yù)審及入帳;30 / 39(2) 、稽核。夜間稽核是一個自動的過程,完成本日營業(yè)數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計、日終各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和轉(zhuǎn)儲,并生成各種報表;(3) 、打印報表;(4) 、新到客人房租預(yù)審及入帳。操作步驟:(1) 、執(zhí)行審核→夜間稽核,打開『夜間稽核』窗口,如下圖所示。該窗口列舉稽核之前的系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置好的審核步驟,酒店也可根據(jù)財務(wù)需要請工程師增設(shè)相關(guān)步驟。圖(2) 、單擊〖開始〗,首先彈出『已退房未平帳客人列表』 ,夜審時數(shù)量必須為‘0’方可過夜審;(3) 、按照(2)的方法,依次完成各審核項目,到“房租預(yù)審及入帳”處,窗口如下圖所示。31 / 39圖審核房租后,執(zhí)行〖房租入帳〗,彈出房租入帳報表, 『房租預(yù)審及入帳』窗口如下圖所示,系統(tǒng)自動加收稽核房費完成。圖注意:上窗口底行左側(cè)有:稽核房費、自動補入、下午加收三個選項,默認為“稽核房費” 。(4) 、到“統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)更新”處,單擊〖開始〗,彈出如下窗口;圖單擊〖是(Y)〗,系統(tǒng)自動開始統(tǒng)計報表、更新數(shù)據(jù),并顯示系統(tǒng)進程,如下圖所示;32 / 39圖(5) 、稽核完后,系統(tǒng)彈出稽核完畢窗口,單擊〖確定〗即可。(6) 、新到客人房租預(yù)審及入帳新到客人指的是夜間稽核之后,早上 6:00 點(時間可根據(jù)酒店的情況具體定義,一般為早上 6:00)之前到酒店入住的客人,這些客人的房費可由系統(tǒng)自動收取。一般新到客人房租入帳,由上早班的審核人員(有些酒店由前臺收銀員代做)操作。『房租預(yù)審及入帳』窗口下,單擊選擇左下角“自動補入” ,同時單擊取消“稽核房費”,使其只顯示需要補入房租的賓客記錄,如下圖所示,再〖房租入帳〗即可。圖 房租審核及入帳由于房租在酒店的收入中占很大的比重,因此它的審核就顯得比較重要,但是房租審33 / 39核過程卻是簡單的。房租審核基本流程:核對房態(tài)(對應(yīng)步驟 1-2)→房租預(yù)審(對應(yīng)步驟 3-5)→房租入帳(對應(yīng)步驟 6-7) 。核對房態(tài)(1) 、先打印或查閱本日應(yīng)離店客人報表,確信無記錄,否則通知前臺接待員或收銀員做好續(xù)住或結(jié)帳手續(xù)。(2) 、準備兩份本日到店客人報表(一份按房號排序,一份按姓名排序) 、一份電腦房態(tài)表、一份手工房態(tài)表(由管家部提供) 、本日到店登記單(附上換房及改房價單) ,分別放好。逐一比較手工房態(tài)表和電腦房態(tài)表中房間的狀態(tài),若有錯誤及時處理。房租預(yù)審(3) 、確信做好房態(tài)核對后,做入住客人本日房租預(yù)審。入住客人本日房租預(yù)審功能用于對酒店的每位住客的房費進行預(yù)審。房租預(yù)審要在房租入帳前做好。電腦預(yù)審?fù)旰?,打出一份本日在住客人房租預(yù)審報表。(4) 、再準備好換房單、加床單及優(yōu)惠通知單、優(yōu)惠人員及代碼對照表(注意,接待員優(yōu)惠不用優(yōu)惠單) 、散客團隊、長包房、內(nèi)外賓等有關(guān)服務(wù)費及城建費的收取標準。(5) 、重點核對優(yōu)惠人員及實際優(yōu)惠比例或金額,檢查城建費與服務(wù)費的收取是否與住客類別相符。如發(fā)現(xiàn)有誤,應(yīng)及時通知前臺接待更正。房租入帳(6) 、該功能給酒店的每位住客自動過房費,每天必須做一次且只允許做一次。(7) 、對于夜間稽核之后,早上 6:00 之前到的客人,一般酒店需要加收半天房費,系統(tǒng)建議在早上 6:00(具體時間可由酒店定)前,將該段時間內(nèi)到的客人補做新到客人房租入帳。 費用審核帳務(wù)審核除了審核房租收入外,還要審核各營業(yè)點的帳,如餐廳、娛樂、商務(wù)中心、商場、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的營業(yè)帳。由于所有這些審核與房租審核類似,所以不再詳述。注意:(1) 、非總臺營業(yè)點帳要借貸平衡平衡公式為:本日收入=現(xiàn)金收入+支票+信用卡+……+賓客帳+AR 帳,其中省略號表示還有其他的種類,如餐券、款待等。(2) 、非總臺營業(yè)點明細帳應(yīng)正確,即與實際相符。如把飲料輸成食品、啤酒輸成可樂都會影響成本報表以及其他匯總報表;又如把長城卡輸成牡丹卡等,將導(dǎo)致返回銀行的代理費計算錯誤,給總收銀和核數(shù)員造成麻煩。(3) 、非總臺營業(yè)點轉(zhuǎn)總臺帳及轉(zhuǎn) AR 帳貸方數(shù)應(yīng)與總臺及 AR 帳營業(yè)點應(yīng)收帳借方數(shù)相等。(4) 、總臺及 AR 帳內(nèi)部轉(zhuǎn)帳也應(yīng)借貸相等。(5) 、檢查所有退菜及退帳操作的合法性。34 / 39第四節(jié) 報表系統(tǒng)提供了非常豐富的系統(tǒng)報表,帳務(wù)審核系統(tǒng)中主要分為稽核報表、報表專家、催帳報表和帳齡報表,并且系統(tǒng)為每一張報表都提供了打印功能。 催帳報表為避免客人逃帳,酒店一般要求客人在入住時支付一定的預(yù)付金。但由于客人在酒店發(fā)生的費用是不確定的,所以仍需要及時注意客人的客欠,而催帳報表就能幫助酒店對賓客余額很好的加以管理。通常酒店會在 12:00AM 或 6:00PM 以后,使用催帳報表。執(zhí)行審核→催帳報表,打開『催帳報表』窗口。圖房費天數(shù):房費天數(shù)可以由操作者自己設(shè)定。通常在 12:00AM 以后設(shè)為 ,6:00PM 以后設(shè)為1,當賓客費用滿足以下條件時,該賓客將顯示在催帳客人列表中:當前費用+房費-押金 0選擇房費天數(shù)后,系統(tǒng)就自動的按所設(shè)的方式進行比較,列出所有應(yīng)該催帳的賓客。打印方式:系統(tǒng)提供三種打印方式:打印團體成員、打印長包房、分樓層打印,操作者可以選擇一種或幾種打印方式,這樣的可選框使打印格式更加靈活。選擇之后,單擊打印,即可打印催帳報表。小竅門:若想把報表中的信息按一定的順序排列,可以單擊列首。如,要求把“散客及團體成員催帳報表(以主單限額為準) ”中的內(nèi)容按房號從小到大的順序排列,只需單擊報表第一行第一列“房號” ,即可。再次單擊,則按從大到小的順序排列。該技巧在很多報表中都可以使用。 帳齡報表帳齡報表用于統(tǒng)計某段時間掛帳單位的欠款情況,酒店可以用此管理掛帳單位的帳務(wù)。35 / 39帳齡報表可以根據(jù)酒店的要求,進行百分數(shù)的計算,計算時可以是橫向計算也可以縱向計算。執(zhí)行審核→帳齡報表,打開『請輸入帳齡報表時間段』窗口。圖選擇統(tǒng)計費用、帳務(wù)類別和時間段后,單擊〖確認〗,即可顯示帳齡報表。圖36 / 39 稽核報表執(zhí)行查詢→稽核報表,打開『稽核報表』窗口。圖由于操作員權(quán)限不同,所以以不同的工號進入系統(tǒng)時所看到的報表數(shù)量是不同的?;藞蟊矸譃樯先栈藞蟊怼v史稽核報表兩類。雙擊報表名稱,可以打開該報表。當操作者一次需要看多個報表時,可以將一組報表后的【零星】 值改為 1,單擊〖確認〗,系統(tǒng)將依次顯示報表??赐陥蟊砗螅瑔螕簟贾刂谩?,將【零星】值還原為 0。若需要打印多張報表,且不需預(yù)覽,只要單擊窗口右上方“打印模式”前的多選框,這樣系統(tǒng)將自動依次打印選中的報表。 報表專家執(zhí)行查詢→報表報表,打開『報表專家』窗口。該窗口按報表的分類顯示報表。由于操作員權(quán)限不同,所以以不同的工號進入系統(tǒng)時所看到的報表數(shù)量是不同的。雙擊報表名稱,可以打開該報表。37 / 39圖注意:(1)當打開報表后,需要打印的報表文件可以用 pdf 形式輸出,如圖:圖(2) 、請各部門員工關(guān)注本部門常用報表。38 / 39第四節(jié) 預(yù)算預(yù)測 編輯預(yù)算預(yù)測預(yù)算預(yù)測通常是指可以針對酒店的經(jīng)營指標設(shè)置各類預(yù)算項目具體設(shè)置步驟如下:(1) 、執(zhí)行審核→編輯預(yù)算預(yù)測,彈出『預(yù)算與計劃列表』窗口,選擇【項目】 、 【類型】 、 【區(qū)間】 、 【對象】 、 (即相關(guān)預(yù)算的對象部門) ,單擊〖打開(O)〗。圖(2) 、彈出『預(yù)算與計劃』窗口,進行明細編輯;可使用 按鈕選擇不同時間段。39 / 39當明細編輯完成后,也可選擇【統(tǒng)計】來查看總體預(yù)算計
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