foxhis60版本培訓手冊--帳務審核系統(tǒng)使用說明-資料下載頁
2024-10-13 11:11本頁面
【導讀】在“帳務審核”模塊中，操作者不但可以查詢各類帳務，而且還能根據(jù)實際需要，新建AR帳和賓館帳。下面我們分小節(jié)詳細介紹這些功能。執(zhí)行“審核”→“前臺帳務”，打開如下圖窗口。帳務一致，使用方法也是一致的。客&成員帳務、團隊主單帳務、會議主單帳務、賓館工作帳）的帳務列表。欄顯示的是主單狀態(tài)，窗口的右邊部分是一排功能按鈕。
【正文】 司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 22 （ 3）、打印報表 執(zhí)行“ 報表與分析” →“ 稽核報表” ，打印財務所需的各種報表。一般需要打印以下報表各一份： 換房或改房價報表、客房銷售來源日報、入帳員入帳日報表（簡單格式）、應收賓客帳款余額表 (狀態(tài) ,房號 ,帳號序 )、應收記帳款余額表 (帳號序 )、餐飲轉(zhuǎn)帳明細、商務中心轉(zhuǎn)帳明細、電話轉(zhuǎn)帳明細、客房營業(yè)日報 (按樓層 )、商務中心營業(yè)日報表、餐飲收入及財務記錄日報表、娛樂收入及財務記錄日報表、現(xiàn)金收入表、夜間稽核工作底表（日報）、營業(yè)日報表。 （ 4）、新到客人房租預審及入帳 新到客人指的是夜間稽核之后，早上 6： 00 點 （時間可根據(jù)酒店的情況具體定義，一般為早上 6： 00）之前到酒店入住的客人，這些客人的房費可由系統(tǒng)自動收取。一般新到客人房租入帳，由上早班的審核人員（有些酒店由前臺收銀員代做）操作。 執(zhí)行“ 夜間稽核” →“ 房租預審及入帳” ，打開如下圖所示窗口，操作者應先預審，核對帳目無誤后入帳，即可。該操作與步驟（ 1）類似，不再細述。 圖 38 房租審核及入帳 由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的審核就顯得比較重要，但是房租審核過程卻是簡單的。 房租審核基本流程： 圖 39 具體 操作步驟： 核對房態(tài) （ 1）、先打印或查閱本日應離店客人報表，確信無記錄，否則通知前臺接待員或收銀員做好續(xù)住或結(jié)帳手續(xù)。 （ 2）、準備兩份本日到店客人報表（一份按房號排序，一份按姓名排序）、一份電腦房態(tài)表、一份手工房態(tài)表（由管家部提供）、本日到店登記單（附上換房及改房價單），分別放好。逐一比較手工房態(tài)表和電腦房態(tài)表中房間的狀態(tài)。若有錯誤及時處理，可能發(fā)生的錯誤及處理方法，請參見本章 。 房租預審 （ 3）、確信做好房態(tài)核對后，做入住客人當日房租預審。 入住客人當日房租預審功能對酒店的每位住客的房費進行 預審。如有新近到的客人還得核對房態(tài)（ 1） — （ 2） 房租入帳（ 6） — （ 7） 核 對 房 價 （ 3） — （ 5） 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 23 用 新到客人房租預審 補審房費。房租預審要在房租入帳前做好。電腦預審完后，打出一份本日在住客人房租預審報表。 （ 4）、再準備好換房單、加床單及優(yōu)惠通知單、優(yōu)惠人員及代碼對照表（注意，接待員優(yōu)惠不用優(yōu)惠單）、散客團隊、長包房、內(nèi)外賓等有關(guān)服務費及城建費的收取標準。 （ 5）、重點核對優(yōu)惠人員及實際優(yōu)惠比例或金額，檢查城建肥與服務費的收取是否與住客類別相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應及時通知前臺接待更正。 房租入帳 （ 6）、該功能給酒店的每位住客自動過房費，每天必須做一次且只允許做一次。 （ 7）、對于夜 間稽核之后，早上 6： 00 之前到的客人，一般酒店需要加收半天房費，系統(tǒng)建議在早上 6： 00（具體時間可由酒店定）前，將該段時間內(nèi)到的客人補做新到客人房租入帳（一般由收銀員剛上早班做）。 費用審核 帳務審核除了審核房租收入外，還要審核各營業(yè)點的帳，如餐廳、娛樂、商務中心、商場、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的營業(yè)帳。由于所有這些審核與房租審核類似，所以不再詳述。 值得注意的是： （ 1）、非總臺營業(yè)點帳要借貸平衡 平衡公式為：本日收入 =現(xiàn)金收入 +支票 +信用卡 +…… +賓客帳 +AR 帳，其中省略號表示還有其他的 種類，如餐券、款待等。 （ 2）、非總臺營業(yè)點明細帳應正確，即與實際相符。如把飲料輸成食品、啤酒輸成可樂都會影響成本報表以及其他匯總報表；又如把長城卡輸成牡丹卡等，將導致返回銀行的代理費計算錯誤，給總收銀和核數(shù)員造成麻煩。 （ 3）、非總臺營業(yè)點轉(zhuǎn)總臺帳及轉(zhuǎn) AR 帳貸方數(shù)應與總臺及 AR 帳營業(yè)點應收帳借方數(shù)相等。 （ 4）、總臺及 AR 帳內(nèi)部轉(zhuǎn)帳也應借貸相等。 （ 5）、檢查所有退菜及退帳操作的合法性。 房態(tài)核對狀況表 核對房態(tài)時，一般通過核對電腦房態(tài)表與手工房態(tài)表，逐一比較兩房態(tài)表中每一房間的狀態(tài)是否一致 。常見的不一致及解決方法請參見下列表。 房 態(tài) 核 對 狀 況 表 電腦房態(tài) 實際房態(tài) 解決方案 空房 占用房 ◆ 查看登記單，若沒有，要求補填。即使是招待房、自用值班房也要辦理電腦登記；否則按姓名查找本日到店客人報表，查詢是否漏做電腦登記。 ◆ 若已做了登記，則通過核對電腦登記單、手工登記單、換房單，確定是登記時輸錯了房號，還是漏做電腦換房手續(xù)，改正即可。 占用房 空房 首先確定電腦記錄的真實性，其次和管家部檢查核實是否客人未辦退房手續(xù)就已離店，或前臺收銀沒有即使做電腦退房杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 24 手續(xù)。前者產(chǎn)生的原因是多方面的，如客 人來不及結(jié)帳、個別客人逃帳等。后者的產(chǎn)生往往是手工報表與電腦報表并寸，不重視電腦報表的原因。酒店應養(yǎng)成重視電腦報表的習慣。 占用房 占用房 住客不一致 核對管家部手工房態(tài)與電腦房態(tài)，校對相應信息，即可。 一般要求酒店管家部房態(tài)表中對占用房的記錄應包括住客人數(shù)、性別、內(nèi)外賓、加床情況等信息，保持電腦房態(tài)、手工房態(tài)與實際情況的一致性。 可售房 臟房或走房 檢查管家部電腦修改房態(tài)記錄。 可售房 維護房 與工程部、管家部協(xié)商維護房房態(tài)的處理手續(xù)。 走房 可賣房 檢查修改房態(tài)日志。住客換房、結(jié)帳以及重新結(jié)帳能 把房態(tài)改為臟房，管家部電腦可把房態(tài)由臟房改為干凈房（可賣房）。 其他 查詢房租入帳明細 系統(tǒng)提供分類查詢房租入帳的功能。執(zhí)行“夜間稽核” →“ 查詢房租入帳明細” ，打開如下窗口。選擇日期、收銀員、房費種類，單擊“確定（ O）”，系統(tǒng)將自動顯示查詢結(jié)果報表。 圖 310 編輯年度結(jié)算日期 系統(tǒng)提供編輯本年度、下年度結(jié)算日期功能。 執(zhí)行“夜間稽核” →“ 編輯本年度結(jié)算日期” ，打開如下窗口。如下圖所示，若編輯 2020年 1 月的結(jié)算日期為 31 日，那么到 1 月 31日時系統(tǒng)將自動進行結(jié)算 。 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 25 圖 311 重新統(tǒng)計報表 如 果 發(fā)現(xiàn)報表有問題可以重 建報表 ， 重新生成正確的報表。 執(zhí)行“夜間稽核” →“ 重新統(tǒng)計報表” ，系統(tǒng)提示“是否確定要重新做報表”。 圖 312 單擊“是（ Y）”，系統(tǒng)顯示重建報表進程，如下圖所示： 杭州西軟科技有限公司 HangZhou WestLake SoftWare Samp。T Corp. LTD 26 圖 31
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