【導(dǎo)讀】薂聿罿蒂蒈蚆肁芅莄蚅膃蒀螃蚄羃芃蠆蚃肅蕿薅螞膈莂蒁蟻芀膄蝿蟻罿莀蚅螀肂膃薁蝿膄莈蕆螈襖膁莃螇肆莆螂螆膈艿蚈螅芁蒅薄螅羀羋蒀螄肅蒃莆袃膅芆蚅袂裊蒁薁袁羇芄薇袀腿薀蒂衿節(jié)莂螁衿羈膅蚇袈肄莁薃袇膆膄葿羆裊荿蒞羅羈膂蚄羄肀莇蝕羃節(jié)膀薆羃蒆蒂肄羋螀羈膇蒄蚆羀艿芇薂聿罿蒂蒈蚆肁芅莄蚅膃蒀螃蚄羃芃蠆蚃肅蕿薅螞膈莂蒁蟻芀膄蝿蟻罿莀蚅螀肂膃薁蝿膄莈蕆螈襖膁莃螇肆莆螂螆膈艿蚈螅芁蒅薄螅羀羋蒀螄肅蒃莆袃膅芆蚅袂裊蒁薁袁羇芄薇袀腿薀蒂衿節(jié)莂螁衿羈膅蚇袈肄莁薃袇膆膄葿羆裊荿蒞羅羈膂蚄羄肀莇蝕羃節(jié)膀薆羃蒆蒂肄羋螀羈膇蒄蚆羀艿芇薂聿罿蒂蒈蚆肁芅莄蚅膃蒀螃蚄羃芃蠆蚃肅蕿薅螞膈莂蒁蟻芀膄蝿蟻罿莀蚅螀肂膃薁蝿膄莈蕆螈襖膁莃螇肆莆螂螆膈艿蚈螅芁蒅薄螅羀羋蒀螄肅蒃莆袃膅芆蚅袂裊蒁薁袁羇芄薇袀腿薀蒂衿節(jié)莂螁衿羈膅蚇袈肄莁薃袇膆膄葿羆裊荿蒞羅羈膂蚄羄肀莇蝕羃節(jié)膀薆羃蒆蒂肄羋螀羈膇蒄蚆羀艿芇薂聿罿蒂蒈蚆肁芅莄蚅膃蒀螃蚄羃芃蠆蚃肅蕿薅螞

　　

【正文】 加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各 類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。 第二條 本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的 管理，包括各類檔案 的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 第三條 職責分工 （一） 辦公室負責對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、 實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工 作及資料員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。 （二） 財務(wù)審計部在遵照本制度和財務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負 責公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。 （三） 各部門應(yīng)指定本單位的檔案管理人員（兼）并報公司辦公室備案。 （四） 各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 第 四條 檔案的分類 公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像 檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。 第二章 檔案立卷、歸檔 第五條 辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應(yīng)定期（每月一次）進行檔案 的收集。 第六條 立卷歸檔的時間 （一） 各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須 在 7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各 經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復(fù)印件。除了項目技術(shù) 性文件外，其 他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。 （二） 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應(yīng)在當 月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料 35 ——行政管理制度 移交辦公室保管。 （三） 在獲得證照后，除了 “稅務(wù)登記證 ”在財務(wù)審計部保存外，公司的其它各 類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應(yīng)在 7日立卷歸檔的要求 （一） 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)的分類、立 卷，要保持文件之間的歷史聯(lián) 系。 （二） 案卷要求 歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期 限要準確，裝訂要整齊。 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩 份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。 卷交接檔案的要求 （一） 交接的資料必須完整； （二） 交接的資料必須準確，務(wù)必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、 物相符，數(shù)據(jù)準確要靠，簽字手續(xù)完備； （三） 歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作 為歸檔資料， 如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準； （四） 交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責 完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸 檔； （五） 檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準 （六） 卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從 “1”開始。 36 ——行政管理制度 頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下 角，背面在左下角，折疊后圖標一律在右下角； （七） 交接資料時必須當面清點 ，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng) 手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供 電子版）。 （八） 對工程資料檔案的特殊要求： 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字 材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用 A4 幅面（ 297mm*210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅 （圖紙一般采用藍曬圖 ,竣工圖應(yīng)是新藍圖）； 用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4 幅面， 圖標欄要露在外面； 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章； 文字材料應(yīng) 按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字 材料排前，圖紙排后。 第三章 檔案的保管 第八條 歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專 用檔案柜，并由專（兼）職管理員負責保管。 第九條 檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟 悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利 用工作，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。 第十條 辦公室要嚴格按照 “八防 ”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、 防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情 況。 第十一條 檔案柜檔案的借閱和保密 第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記 手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準；重要檔案（機密文 37 ——行政管理制度 件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。 第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查 閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的 部門負責人批準，方可借閱。 第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴禁擅第十五條 第十六條 （一） （二） （三） （四） （五） 第十七條 第十八條 離崗位。 借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實后給予 “嚴重警告處分 ”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案的保密 檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。 檔案室要堅固，保管設(shè)備 要符合保密要求。 合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務(wù)的由部門負責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關(guān)部門負責人簽字方可借閱。 經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。 第五章 檔案鑒定和移交 公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案 管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。 38 ——行政管理制度 第十八條 檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的 檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。 第六章 附則 第十九條 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方 可離開崗位。 第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事 記、組織機構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。 第二十一條 公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。 第二十二條 本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。 附件一：文書檔案管理細則 附件二：人事檔案管理細則 附件三：經(jīng)營檔案管理細則 附件四：會計檔案管理細則 附件五：工程技術(shù)檔案管理細則 附件六：影像檔案管理細則 附件七：實物檔案管理細則 第二十三條 本辦法有辦公室負責解釋。 第二十 四條 本辦法自頒布之日起施行。 39 ——行政管理制度 附件一 文書檔案管理細則 第一條 為了進一步加強對文書檔案的管理，特制定本細則。 第二條 本細則適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。 第三條 職責 （一） 辦公室負責公司文書檔案的管理。 （二） 各職能部門、項目部負責本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指 定專人（秘書）負責保管公司下發(fā)的文書檔案。 （三） 各項目部負責本項目部文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負責保 管公司下發(fā) 的文書檔案。 第四條 文件材料的歸檔范圍 （一） 外單位來的文件材料 .： 政府有關(guān)機構(gòu)召開的重要會議的紀要、決議等。 政府有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、 指示、命令等。 政府有關(guān)機構(gòu)對本公司及下屬項目部檢查工作形成的文件材料。 （二） 公司在工作中形成的文件、資料： 公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重 要的匯報材料、審計報告等。 公司總經(jīng)理辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結(jié)、總經(jīng)理講話、紀 要、重要 的簡報及會議記錄等。 公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。 公司及各部門、項目部的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報。 公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。 已經(jīng)履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。 關(guān)于人事任免的文件材料